Hvad skal du vide, før du vælger menuen til din begivenhed

Når det kommer til gæsternes nydelse af ethvert arrangement, er mad og drikke næsten lige så vigtigt for en begivenhed som formålet med selve arrangementet. Som eventplanlægger vil du sandsynligvis være ansvarlig for at arbejde med cateringfirmaet for at planlægge maden helt ned for at vælge hvert menupunkt til din gruppe.

Planlægning af begivenhedsmenuen

Uanset om du arbejder med en privat cateringfirma eller cateringforvalteren på selve arrangementet, er det altid nyttigt at overveje flere faktorer før du opbygger menuen.

Den første ting at huske er, at de menuvalg, de præsenterer, er næsten altid 100% fleksible. Og selv om de fleste cateringfirmaer tillader dig at bekræfte menuen og hovedtællingen omkring tre uger før arrangementet, foreslår jeg altid at bekræfte menuen meget tidligere i planlægningsprocessen. Her er hvad du skal vide, før du kommer i gang.

Menuer for morgenmad, frokost og aftensmad

Menuen skal indeholde flere færdigpakket måltidindstillinger og à la carte-valg, der er udviklet af kokken eller cateringfirmaet. Tilgangen til dagens forskellige måltider - morgenmad, frokost og aftensmad - er generelt unik. Overvej følgende:

• Morgenmad: Når det kommer til morgenmad, er pakket menuer normalt mere omkostningseffektive og nemmere at vælge, herunder kontinentale muligheder, varme buffeter og morgenmadstationer. Hvis du tilbyder morgenmad før starten af ​​det officielle program, skal du sørge for at vælge den mulighed der passer bedst til dit arrangements tidsplan.

• Frokost: De fleste cateringfirmaer tilbyder flere frokostbuffetindstillinger, "arbejdslunch" -valg (såsom à la carte-sandwich og passende sider) og endda boksede frokoster. Igen vil det bedste valg af måltypen være helt afhængigt af dit programs skema, så overvej hvor meget tid gæsterne skal spise.
• Middag: Du har altid et valg af pakkede middagsbuffeter eller forgyldte middage, og begge kan tilbyde et valg på tre til fem baner. Her finder du genstande, der afspejler chefens personlige præferencer og er også generelt en tid til at lade mad skinne.

Bryd mad og modtagelse menuer

Når det drejer sig om at planlægge maden på en begivenhed, er planlægningen ikke altid begrænset til tre firkantede måltider. Faktisk kræver mange konferencer i flere dage cateringplanlægning ud over morgenmad, frokost og aftensmad måske under planlagte pauser eller morgenmad og cocktail receptioner. Eksekutivkokken eller cateringfirmaet kan præsentere dig med flere mere færdigindstillede måltider samt à la carte-valg:

• Break Items: Hvis dit budget har råd til det, er temaafbrydelser altid mere interessante end standard drikkevarer og snacks.
• Receptioner: De fleste cateringfirmaer tilbyder à la carte muligheder for bestået kølet og varmt hors d'oeuvres og hostede barreceptpakker (opladt pr. Person eller ved forbrug). De kan også tilbyde kold og varm plade stationer samt dessert stationer.

The Big Dinner Question: Buffet eller Plated?

Uanset hvilket måltid der er taget i betragtning, har jeg oplevet mange situationer, hvor ledelsen, der er vært for en begivenhed, har bedt om det forkerte format til at servere et måltid.

Følgende tidspunkt bør overvejelser tjene som en god guide til at bestemme, hvordan man bedst kan servere måltidet:

• Plated: Plated måltider kræver mindst 1. 5 timer, hvis ikke 2 timer, af dagsordenen til korrekt tjene og rense rummet. Forgyldt måltidstjeneste bruges mest til aftensmad og afslappede ledelsesmøder.
• Buffet: Forsøg at tillade op til 1 timers dagtid for ethvert buffetmåltid. Buffeter er et godt format til morgenmad og frokost.
• Passede varer: Mens en god mulighed for hors d'oeuvres er passerer servering typisk kun under receptioner.

Særlige behovsovervejelser

Sidst men ikke mindst i meningsplanlægningen tages der hensyn til særlige kostbehov. Det er vigtigt at indarbejde og informere din cateringchef om eventuelle specielle ønsker og behov, som dine gæster måtte have, herunder, men ikke begrænset til:

• Fødevareallergi
• Religiøse krav
• Andre kostbegrænsninger

Den eneste måde at vide om sådanne særlige behov er at spørge, og den eneste måde at planlægge for dem er at diskutere dem med din catering professionelle så hurtigt som muligt.

Bestilling af et arrangement for banketbegivenheder

Bestilingen af ​​banket arrangement er den formelle opskrivning, der beskriver alle elementer i din cateringbehov, når du har gennemgået alle overvejelser og planlægningstrin ovenfor. Det vil kræve din underskrift (som eventplanlæggeren), så omhyggeligt gennemgå dette dokument for nøjagtighed, fordi både dig og cateringfirmaet vil referere til det senere. Det vil indeholde følgende beslutninger, anmodninger og krav:

• Mad og drikke
• Værelsesindstilling
• Audiovisuel
• Underholdning og indretning
• Gebyrer

Begivenheder Mad og drikkevarer Budgetartet at vide

Når du opbygger dit cateringbudget, skal du sørge for følgende omkostninger:

• Catering minimum: De fleste måltider kræver et minimumsantal og beregnes pr. Person.
• Arbejdsafgift: En minimumsafgift, der anvendes til opsætning af din begivenhed; Men ofte omsætningspligtige og frafaldes, hvis arrangementet opfylder minimumsafgifter.
• Kokafgift: Opkrævet, hvis din begivenhed bruger en udskæringsstation.
• Bartendergebyr: Opladet hvis dit arrangement kræver bartendertjenester.
• Udlejningsgebyr: Ofte omsettelige og frafaldes, hvis arrangementet opfylder minimumsgebyrer.
• Servicegebyr og moms: Forvent 20% eller procentsats identificeret som servicegebyr og lokale skatter.