Den bedste måde at refundere medarbejdere på for deres milepæl

Hvad er den bedste måde at refundere medarbejdere på kilometertal for deres erhvervskørsel? Jeg diskuterede dette spørgsmål med Craig Powell, adm. Direktør for Motus, Motus leverer en køretøjsledelses- og refusionsplatform, der sikrer retfærdige og præcise refusioner for mobile medarbejdere.

Hvad er mulighederne for at oprette et drivsystem til min virksomhed?

Virksomhedsarbejdsstyrker bliver mere og mere mobile, med flere medarbejdere, der kører for erhvervslivet på daglig basis.

Du har to alternativer til din virksomhed: et flådeprogram for firmaejede biler eller et godtgørelsesprogram for medarbejdere, der kører deres egne biler.

Et flådeprogram (virksomhedsejede biler) er en attraktiv mulighed for arbejdsgivere, der skal levere transport til specifikke funktioner, som f.eks. Servicevogne, varevogne, transportkøretøjer eller dem med andre udstyrskrav. Fleetprogrammet giver din virksomhed kontrol og overvågning af ting som forsikring og vedligeholdelse af køretøjer og evnen til at vælge de køretøjsfunktioner, som virksomheden finder vigtig. Disse omfatter funktioner som corporate branding, sikkerhedselementer og telematik for at få 24/7 indsigt i, hvor deres køretøjer er placeret og drives.

- A

refusionsprogram for medarbejdere, der kører deres egne biler, bruges af virksomheder, der ikke kræver specialkøretøjer eller lastbiler til deres ansatte, som f.eks. salgs- og servicevirksomheder. Refusion giver fleksibilitet og valg for arbejdstagere, kræver mindre intern administration, og kræver ikke forudgående omkostninger eller dræning af kapital. Hvad er vigtigt for at bestemme hvilket system der skal bruges?

Uanset model - flåde eller refusion - skal du refundere medarbejderne ordentligt til erhvervsmæssig brug i forbindelse med deres køretøjer eller få konsekvenser, såsom dyre IRS-revisioner eller værre klassehandlinger retssager.

For et flådeprogram,

spørg dig selv det primære formål med programmet - som medarbejderpræst (fordel) eller for at sørge for din virksomheds transportbehov. Hvis dit primære mål er at levere et forretningsværktøj, skal det give dig mulighed for at reducere omkostningerne ved at genoprette omkostningerne i forbindelse med medarbejdernes personlige brug af køretøjer.

Med et refusionsprogram,

kan du vælge enten et fladt bilgodtgørelse, cent per mile-program eller standard IRS-kilometertal for at refundere deres medarbejdere. Men alle tre af disse muligheder kan føre til, at virksomheder taber tusindvis af dollars pr. Medarbejder hvert år, fordi de ikke præcist tager højde for hver enkelt førerens omkostninger, som f.eks. Forskellige gaspriser og antallet af kørte kilometer. Hvad er FAVR, og hvorfor er det det bedste alternativ til kilometertilskud?

FAVR er en IRS-indtægtsprocedure, der refunderer medarbejdere skattefri for faste og variable omkostninger forbundet med kørsel for erhvervslivet. Faste omkostninger kan omfatte forsikrings-, licens- og registreringsgebyrer, mens variable omkostninger omfatter brændstof og vedligeholdelse. FAVR er den mest nøjagtige refusionsløsning, fordi den giver en tilpasset refusion til hver mobil medarbejder baseret på personens lokale omkostninger og forretningsmængder, der kan variere fra måned til måned.

Men præcist at registrere alle faste og variable omkostninger kan være komplekse at administrere - det er derfor, de fleste arbejdsgivere ikke bruger det.

Mange arbejdsgivere vælger i stedet for enklere fladtillæg som en "one size fits all" tilgang ($ 500 pr. Måned pr. Medarbejder, for eksempel). Men denne metode tager ikke højde for, at ingen to forretningsrejser er de samme, så ingen to medarbejdere skal refunderes samme beløb. En cents per mile program refusion er retfærdigere, men stadig ikke korrekt.

Hvorfor IRS standard kilometertal ikke er det bedste alternativ?

De fleste virksomheder anvender IRS-forretningens kilometertal for at beregne, hvad hver enkelt medarbejder skal betales tilbage. Men IRS-satsen er ikke en nødvendig refusionsrate, fordi den er baseret på de nationale gennemsnitlige omkostninger ved drift af et køretøj i løbet af

forrige

år.

IRS-satsen er et point-in-time gennemsnit af omkostninger ved brug af tidligere års data, ikke en reel refusionsrate. Medarbejdere kan bruge mere på rejser end de bliver refunderet for, eller de kan blive overbetalt, hvis gaspriserne er faldet - og der vil ikke blive foretaget nogen tilpasninger i, hvad de betales, fordi det var baseret på sidste års tal. Hvad bliver de fleste virksomheder forkerte, når det drejer sig om flade bilgodtgørelser vs. refusion? Lejebilafgifter er ikke retfærdige, når det gælder godtgørelse af medarbejdere, der bor på forskellige steder. For eksempel kan en medarbejder bo i et område, hvor gaspriserne er 12 cent billigere end priserne i den næste by over, hvor en anden medarbejder bor. Også de faste omkostninger ved forretningsrejser, såsom prisen på bilforsikringspræmier og skatter, adskiller sig betydeligt fra sted til sted.

Andre transportomkostninger varierer også. For eksempel varierer bilforsikringspræmierne kraftigt fra stat, fra $ 825 i Charlotte, North Carolina til $ 3, 150 i Detroit, Michigan. Skatter på samme $ 21.000 sedan koster $ 249 i Nevada, men kan koste så meget som $ 1, 689 i Rhode Island. Årlige reparationsomkostninger er ikke de samme i hver stat, enten i gennemsnit $ 393 i New Jersey, men kun $ 270 i Vermont. At betale den samme faste sats til medarbejdere, der bor på forskellige steder, ignorerer disse afvigelser helt.

Fordi bilgodtgørelser behandles som kompensation, er de også skattepligtige for begge arbejdsgivere, der betaler FICA-skatter (Social Security and Medicare-skatter), og den medarbejder, der betaler både FICA og indkomstskatter. Det betyder, at selskabet betaler biltilskuddet plus det tilhørende FICA-skatbidrag, mens medarbejderen tager hjem bilbeløbet, mindre indkomstskatter og deres FICA-bidrag.I en skattefri refusionsmodel som FAVR tager medarbejderen "hjemmefra" nøjagtigt det beløb, som arbejdsgiveren refunderer.

Hvilke fejl gør virksomhederne i opkrævning for personlig brug af et flådekøretøj?

Nogle arbejdsgivere tillader deres medarbejdere at bruge virksomhedsejede flådebiler som en fordel for deres personlige kørselsbrug. Men du ville blive overrasket over, hvor mange virksomheder der ikke er klar over, at denne personlige brug er skattepligtig over for medarbejderen. Virksomheder har heller ikke en god måde at beregne det beløb, som hver chauffør skal opkræves for denne skattepligtige ydelse.

Oftentimes opkræver organisationer blot et fladt beløb, der dækker personlig brug på tværs af alle deres chauffører, uanset hvor mange personlige miles de kører. Dette kan fungere som en stor økonomisk fordel for medarbejdere, som bruger flådekøretøjer ganske meget til personlig brug. Men medarbejdere, der kører flådekøretøjer strengt til erhvervsbrug og opbevarer deres egne biler til personlig brug uden for arbejdsvilkårene, kan blive uretfærdigt overopladet.

Hvad sker der, hvis en virksomhed ikke nøjagtigt refunderer sine medarbejdere?

Fejlagtigt refunderer arbejdstagere til forretningsrelaterede kørselsudgifter koster mange virksomheder tusindvis af dollars hvert år (ca. $ 3.000 dollars pr. Medarbejder hvert år som beregnet af Motus). Dette er dog

intet

i forhold til omkostningerne i forbindelse med retssagens søgsmål. I de senere år har arbejdstagere med succes sagsøgt deres arbejdsgivere for så meget som $ 7 millioner dollars for at kompensere for ulige refusionspraksis. I Californien er disse retssager hurtigt ved at blive reglen, ikke undtagelsen, fordi California Labor Code sektion 2802 er særlig streng.

California-koden sikrer, at "En arbejdsgiver skal skaffe [hold] hans arbejdstager skadesløs for alle nødvendige udgifter eller tab, der påhviler medarbejderen i direkte konsekvens af udøvelsen af ​​hans eller hendes hverv. " Dette blev almindeligt fortolket af arbejdsgiverne som begrænset til udgifterne til udstyr eller værktøjer, der blev brugt på jobbet, men bruges nu mere og mere i kilometertilskudssager (Radio Shack og Toys" R "Us eksempel).

Fleetprogrammer kommer også med deres egne sæt udfordringer, når det kommer til nøjagtigt at opkræve medarbejdere til personlig brug af disse køretøjer. Personlig brug af firmakøretøjer skal dokumenteres korrekt, og medarbejderne skal tilbagebetales til personlig brug. Under-rapporteret personlig kilometertal sætter virksomheder i fare for dyre IRS-revisioner og kan koste virksomheden i ubesvarede tilbageførsler. Hvad er nogle ressourcer, der kan hjælpe min virksomhed? Din virksomhed kan bruge den samme teknologi, der giver den nye digitale arbejdsplads mulighed for at spore deres forretningsmæssige kilometertaludgifter. Her er nogle eksempler:

GPS-aktiverede smarte enheder

til at indsamle og gemme medarbejder forretningsrejseroplysninger

Mobilapper

• for at automatisere medarbejders kilometertalsporing og nøjagtigt redegøre for hver medarbejders nøjagtige forretning, pendler og personlige miles. Med de rigtige mobilapplikationer og softwareplatform kan du eliminere manuelle opgaver for chauffører for at øge produktiviteten, reducere omkostningerne og sikre IRS-overholdelse - alt samtidig med at man får indsigt i kørselsadfærd og mobil arbejdskraft effektivitet.