Sådan udfyldes og File Form W-3

Hvad er Form W-3?

A W-3 Form er en transmittalformular, der sendes til Social Security Administration (SSA), der viser samlet indtjening, Social Security lønninger, Medicare lønninger og tilbageholdelse for alle medarbejdere i det foregående år. Formularens titel er "Transmittal of Lage and Tax Statements." For at forberede en W-3-formular skal du opbygge lønninger for alle medarbejdere i hver kategori, fra alle medarbejder W-2-formularer, og brug W-2-totalerne til at fuldføre W-3-formularen.

Formularen W-2 er løn- og skatetallet til medarbejderne, så de kan indsende disse oplysninger om deres personlige indkomstopgørelser.

Hvornår skal en W-3 Form arkiveres?

Du skal indsende en W-3-formular sammen med alle W-2-formularer for alle medarbejdere inden udgangen af ​​januar efter skatåret. Så hvis du for eksempel har udarbejdet W-2'er for medarbejdere i 2016, skal du indsende alle W-2'erne plus transmissionsformularen W-3 senest den 31. januar 2017.

Deadline for 31. januar er det samme for indgivelse af både papirformularer og elektronisk arkivering.

Deadline for 31. januar er nyt i 2017. Det betyder, at du skal give W-2 formularer til medarbejdere inden denne dato og også sende W-2s og W-3-formularen til SSA inden samme dato. Det er en god ide at give formularerne til medarbejdere tidligere i januar, så der er tid til at rette fejl, inden du sender alt til SSA.

Hvordan får jeg W-3 formularer?

Du kan ikke bare kopiere en W-3-formular eller udskrive den fra internettet, fordi formularen er trykt med et særligt rødt blæk.

Du skal købe den ønskede type W-3-formularer på samme sted, hvor du køber W-2-formularer, eller du kan have din lønprocessor eller skatteforhandler udfyld disse formularer.

Hvordan udfylder jeg Form W-3?

Her er sektionerne af Formular W-3, hvis du selv ønsker at arbejde igennem dem. Se også vejledningen til denne formular.

Oplysninger om arbejdsgiveren. Dette afsnit (a through h) indeholder fælles information om din virksomhed som arbejdsgiver. Et par noter:

• Kind of payer. De fleste virksomheder i afkrydsningsfeltet 941. Formularen 941 er kvartalsløn- og skatterapporten udfyldt af de fleste arbejdsgivere. Andre muligheder omfatter husstandsarbejder og andre.
• Slags arbejdsgiver. De fleste virksomheder vil kontrollere feltet "none apply". De andre kasser er til non-profit organisationer og føderale regering arbejdsgivere.
• Etablering nummer. Etableringsnummerafsnittet er tilvejebragt således, at arbejdsgiverne kan identificere forskellige områder af virksomheden, enten efter sted, datterselskab eller division. Hvis du identificerer etableringsnumre, skal du udskille W-2 og W-3-formularer for hver virksomhed. Eller du kan kombinere alle virksomheder og indsende alle W-2-formularer sammen, sammen med en W-3-formular.

Løn og Skatteoplysninger. Den anden sektion, nummereret 1 til 19, svarer til de nummererede sektioner på Form W-2. På denne W-3-formular skal du angive totaler for alle W-2'er, du sender.

Kontaktoplysninger for arbejdsgivere. Denne sidste del af formularen kræver, at du angiver kontaktoplysninger, herunder en e-mail-adresse.

Hvornår og hvordan filer jeg formular W-3?

Formularen W-3 skal sendes til SSA senest i slutningen af ​​februar sammen med en kopi A af W-2 W-2 blanketterne for hver medarbejder.

Summen for hver vare på W-3 skal svare til summen for alle disse elementer på alle medarbejder W-2 formularer. W-3 omfatter også samlede statslønninger og tilbageholdenhed for alle medarbejdere.

Du skal indsende Form W-3, sammen med W-2-formularer for alle medarbejdere, den sidste arbejdsdag i februar. Se denne artikel om betalingsfrister for indgivelse af indbetalingskort for specifikke oplysninger om indleveringsdatoen for dette år.

Fristen for at indlæse 2016 skatteår W-2s og W-3s er 31. januar 2017,

Hvis du vælger W-2 formularer elektronisk

Hvis du beslutter at arkivere medarbejder W-2 formularer elektronisk til Social Security Administration, behøver du ikke at kompilere alle W-2 oplysninger og indsende en W-3 formular.

IRS anbefaler stærkt, at du leverer W-2 formularer elektronisk til Social Security Administration. SSA har to muligheder for elektronisk arkivering via sin Business Services Online sektion:

• W-2 Online. Du kan bruge en udfyldt W-3 formular til at indsende op til 50 W-2 formular ad gangen.

• Filoverførsel. Du kan bruge specifik payroll tax software, der formaterer filer til SSA specifikationer for Filing Forms W-2 elektronisk (EFW2).

Find flere detaljer om elektronisk arkivering af W-2-formularer fra social sikring.

Hvad hvis jeg laver en fejl på en W-3?

Hvis du har en fejl på et W-3, som følge af beregninger, eller hvis en eller flere W-2'er er forkerte, skal du indsende en W-2c og en W-3c-formular med Social Security Administration . Læs mere om, hvordan du retter fejl i W-2 og W-3-formularer.