Hvordan 80/20-reglen kan forbedre din produktivitet

I 1906 oprettede den italienske økonom Vilfredo Pareto en matematisk formel for at beskrive den ulige fordeling af rigdom i hans land. Pareto observerede, at 20 procent af befolkningen ejede halvtreds procent af rigdom. I slutningen af ​​1940'erne tilkendte kvalitetsguru, Dr. Joseph M. Juran, 80/20-reglen til Pareto, og kalder det Pareto's Principle. Paretos princip eller Paretos lov er et nyttigt redskab til at hjælpe dig med at prioritere og styre arbejdet i dit liv.

Denne artikel giver et overblik over reglen og eksempler på, hvordan det kan hjælpe dig med at forbedre din personlige og professionelle produktivitet og effektivitet.

Hvad det betyder

80/20-reglen betyder, at 20 procent af inputene eller aktiviteterne i enhver situation er ansvarlig for 80 procent af resultaterne eller resultaterne. I Paretos tilfælde betød det, at 20 procent af befolkningen ejede 80 procent af rigdommen. I Jurans første arbejde, der anvendte 80/20-reglen til kvalitetsstudier, identificerede han 20 procent af fejlene, der forårsagede 80 procent af problemerne. Projektledere ved, at 20 procent af arbejdet (de første 10 procent og de sidste 10 procent) forbruger 80 procent af tiden og ressourcerne.

Andre eksempler du måske har stødt på:

• 80% af vores indtægter genereres af 20% af vores kunder.
• 80% af vores klager kommer fra 20% af vores kunder.
• 80% af vores kvalitetsproblemer opstår med 20% af vores produkter.

Eller:

• 20% af vores bidragsydere yder 80% af vores finansiering.
• 20% af medarbejderne er ansvarlige for 80% af sygedage.
• 20% af mine ideer genererer 80% af min trafik på min blog.

Der er et næsten ubegrænset antal eksempler, som vi plejer at anvende 80/20-reglen til i vores personlige og arbejdsliv. For det meste refererer vi Pareto's Rule uden at anvende streng matematisk analyse på situationen.

Vi generaliserer om denne 80/20 metriske, men selv med denne sjusket matte er forholdet usædvanligt almindeligt i vores verden.

7 Områder, som 80/20-reglen kan hjælpe din produktivitet:

1. Hvis du undersøger varerne på din "To Do" -liste, er chancerne kun et par af elementerne knyttet til vigtige problemer. Selvom vi måske tager tilfredshed med at krydse et stort antal af de mindre problemer fra vores opgavelister, foreslår 80/20-reglen, at vi bør fokusere på de få større ting, der vil generere de mest betydningsfulde resultater. Listen kan ikke vokse meget kortere, men du vil øve effektiv prioritering.
2. Ved vurdering af risici for et kommende projekt har hver risiko ikke lige stor betydning. Vælg de største risici, der udgør det højeste potentiale for skade (givet sandsynligheden for forekomsten) og fokusere dine overvågnings- og risikoplanlægningsaktiviteter på disse genstande.Ikke ignorér de andre, dog distribuere dit fokus proportionalt.
3. Som salgsrepræsentant har du svært ved at forstå attributterne hos de 20 procent af dine kunder, der udgør størstedelen af ​​dine indtægter og investerer din prospekteringstid på at identificere og kvalificere tilsvarende kunder.
4. Evaluer regelmæssigt 80 procent af dine kunder, der genererer cirka 20 procent af din virksomhed, og identificer muligheder for at kaste disse kunder for dem, der kører bedre resultater . Nogle ledere og firmaer springer aktivt deres kundeoversigter om nogle få år, hvilket effektivt fyrer de lavest mulige kunder.
5. Hvis du arbejder i kundesupport eller et callcenter, skal du kigge efter 80/20-distributionen, hvor 80 procent af dine kundesamtaler eller supportproblemer kan henføres til enten 20 procent af dine tilbud eller 20 procent af dit samlede antal kunder. For tilbudene, der genererer alle opkaldene, skal du fokusere på årsagsanalyse for at identificere kvalitets- eller dokumentationsproblemer, og derefter tage korrigerende handlinger. For det store opkald forsøger lydkunderne at forstå årsagen til deres opkald og tilbyde alternative metoder til at få svar.
6. Iværksættere, solister og uafhængige fagfolk skal evaluere deres arbejdsbyrder og vurdere, hvorvidt bruttoflertallet af deres tid er brugt på at jagte småværdige aktiviteter , herunder administrativt arbejde, der er let og billigt outsourcet.
7. Når du evaluerer din midtvejs fremgang på dine mål, fokuserer du på de få mål eller aktiviteter, der er mest kritiske for din udvikling eller succes. I lighed med opgavelisten er ikke alle opgaver og mål skabt ens.

Praktiske grænser for 80/20 Rule:

Som vi har udforsket, har 80/20 Rule mange applikationer i vores arbejde og personlige liv. Der er dog muligheder for at misapplyse dette værktøj og gøre kritiske fejl.

• Du bør ikke fokusere på kun de 20 procent af topspillere på dit hold på bekostning af de øvrige 80 procent. Du er ansvarlig for at øge antallet af topspillere samt vurdere og potentielt eliminere dem, der er konsekvent dårlige artister.
• 80/20-reglen kan foreslå at reducere omfanget af diversificering, du stræber efter med investeringer. Der skal udvises omhyggelig opmærksomhed på din samlede porteføljesammensætning og justeringer, hvis kun 20 procent af dine investeringer kører 80 procent af resultaterne .
• Mens 20 procent af tiden investeret i et projekt gennem planlægning og udførelse kan generere størstedelen af ​​resultaterne eller fremskridtene, har du ikke råd til at ignorere detaljerne i initiativet. Bottom Line:

Pareto's Principle eller 80/20 Rule er en nyttig konstruktion, når vi analyserer vores indsats og resultater. Det er uvurderligt, når det anvendes på opgaveløsninger eller mållister, og det giver en nyttig analytisk ramme for mange problemssituationer. Brug det liberalt, men accepter det ikke som et absolut eller du vil sandsynligvis misforstå.

-

Opdateret af Art Petty