Forsøg Chunking for at forbedre effektiviteten

Som ledere bruger vi for meget af vores dag på at forsøge at tilpasse mere arbejde til mindre tid. Et fælles svar for overarbejdede fagfolk på alle niveauer er at forsøge at multitask ved at udføre flere aktiviteter på samme tid. Problemet er, at multitasking ikke virker.

Multitasking virker ikke

For eksempel forestil dig, at når du børster tænderne om morgenen, begynder du at tænke på dagsordenen for et stort møde senere på dagen.

Det tager ikke meget af din hjernes forarbejdningseffekt at pusse tænderne, og du kan faktisk koncentrere dig på dagsordenen, mens du mekanisk håndterer din morgen tænder rengøringsopgave.

Men hvad med to opgaver, der kræver mere af din hjernes kapacitet? Du taler muligvis i telefonen, mens du forbereder morgenmad. Du kan få begge opgaver udført korrekt, men muligheden for fejl skyldes bortfald i opmærksomhed er stor. Og som vi alle ved, blander

Chunking Works Better

Chunking "beskriver hvordan menneskelig hukommelsesudnyttelse virker. Det er vigtigt at huske dette koncept, da vi ser på at udføre flere opgaver samtidigt. Vi skifter faktisk mellem dem i stedet for at gøre dem på samme tid (selvom du børsterer tænderne, kan det virke som om de er samtidige).

Forestil dig at du er på telefonen, når nogen går ind på kontoret. De beder om dit råd eller en hurtig beslutning om en problemet.

Du stopper med at lytte til personen på telefonen kort, scanne notatet foran dig, beskrive et svar og gå tilbage til telefonopkaldet. Du gjorde ikke De to aktiviteter (telefonopkald og personlig samtale) på samme tid.

Du har faktisk gjort tre opgaver i rækkefølge, startede telefonopkaldet, havde den personlige samtale og genoptog derefter opkaldet.

Ligesom i morgeneksemplet ovenfor kunne du have fået dem begge gjort bedre, og i mindre samlet tid, hvis du havde gjort t hule efter hinanden i stedet for på samme tid. Årsagen er, at når du begynder hver opgave, skal du fokusere på det og komme i gang.

Opstartstid Dræber multitasking

Når du startede telefonopkaldet, måtte du tænke over det, finde telefonnummeret og foretage opkaldet. Da du blev afbrudt, måtte du finde ud af, hvad personen ønskede fra dig for at kunne give dem en beslutning. Endelig, når du genoptog telefonopkaldet, måtte du huske, hvor du slap af. Du har måske endda måttet sige "Ups, beklager, at nogen gik ind. Hvad sagde du?"

Jo flere starter og stopper dig i løbet af dagen, desto mere tidskrævende opstart øjeblikke du har. Disse øjeblikke er ikke-produktiv tid. Hvis du har en daglig rapport til at forberede, er opstartstrinet sandsynligvis ret kort sammenlignet med det for rapporten, du kun gør kvartalsvis.Men hvis du forbereder rapporten og bliver afbrudt, har du næsten samme tid for opstart hver gang.

Jeg kan skrive min ugentlige rapport om cirka 30 minutter uden afbrydelser. Jeg har fået det til at tage flere timer at fuldføre, simpelthen fordi mit job er operationelt og kræver, at jeg beskæftiger mig med uplanlagte opgaver meget.

(Det er kodeord for jeg har mange afbrydelser i min tid.) Men skyldige var ikke de mennesker, der afbrød mig. Den skyldige var den tid, der kræves for opstartsmomenter hver gang jeg genstartede rapporten.

Nogle gange skal du have flere opgaver

Okay, nogle gange skal du multitask. Dit job kan være operationelt som mit. Så hvad er bedre end multitasking? Chunking er bedre.

Chunking er begrebet at bryde din dag i større klumper i stedet for at reagere på konstante afbrydelser. Jo flere tidspunkter du kan bruge til bestemte opgaver, jo færre opstartsmomenter, du har, og din effektivitet forbedres på samme måde. Da du ikke bruger så meget tid i opstartsmomenter, får du mere tid, og du bliver mere færdig. Som en bonus, da du vil være i stand til at fokusere på den enkelte opgave ved hånden, vil du gøre det bedre.

Som en sidebar har projektlederne for længe siden fundet ud af kraften i denne teknik og skabt deres egen version af "chunking" via arbejdsopdelingen struktur processen.

Kom i gang med Chunking

Så hvordan kan du starte chunking?

• Start lille, indtil du får det til at føle det. Vælg en enkelt opgave, måske din ugentlige rapport.
• Sæt de 30 minutter, du ved, det tager.
• Luk din dør eller sæt et tegn på, der læser "Genius på arbejde" eller sådan noget og koncentrerer dig derefter om rapporten og ikke andet end rapporten.
• Ignorer telefonen.
• Kontroller ikke e-mail.
• Skriv bare rapporten.

Prøv det samme med telefonopkald, medarbejdermøder og andre regelmæssige aktiviteter. Fokus, klap dine dage ud og efter et par uger med praksis, vil du føle og være mere effektiv.

Den nederste linje

Spild ikke så meget tid på at forsøge at gøre flere opgaver. I stedet gør dig mere effektiv og mere produktiv ved chunking. Mens begrebet er akavet, er konceptet effektivt!

-

Opdateret af Art Petty