Topstrategier til forbedring af kundefordringer

Etableringen af ​​en effektiv styringsstrategi for kundefordringer er en afgørende del af en vellykket forretning. På trods af dette handler vi rutinemæssigt med SMB'er, der ikke har en metodisk tilgang til situationen, og de er værre for det. Forbedring og optimering af kundefordelingsprocesser giver mange fordele til bordet, og de gælder ikke kun for AR selv. En strømlinet og effektiv AR-proces påvirker også markedsføring, salg, kundeservice og overordnede operationer positivt.

Så det er værd at bruge tid og kræfter på at forbedre det.

Optimering af debitorer: Hvorfor det er tilfældet

Ligesom mange virksomhedsejere kan du ikke se fordelene ved proaktivt at optimere dine kundefordelingsprocesser. Som nævnt ovenfor kan det dog drastisk forbedre mange aspekter af din virksomhed. Det forhindrer, at den eksisterende kapital går i spilde, hvilket øger likviditeten. Til gengæld er en virksomhed bedre i stand til at reducere gælden, reducere omkostningerne, finansiere væksten og i mange tilfælde bedre end konkurrencen.
En afgørende del af optimering af kundefordelingsprocesser skal være vedholdende med at starte processen tidligt. Alt for ofte er virksomhederne så interesserede i at lave salg, at de behandler kundefordringer som en eftertanke. At starte processen tidligt betyder at diskutere ting som betalingsbetingelser i de tidlige stadier af kundeforholdet. At få en ny kunde om bord med elektroniske betalinger tidligt i processen er et andet eksempel på at tage en proaktiv tilgang til situationen.

Før du gør noget andet, skal du forpligte din virksomhed til at gøre debitorer en prioritet så tidligt som muligt.

Typiske konti til modtagelige faldgange

Virksomhedsejere presser ofte kundefordringer på bakbrænderen, forudsat at det er helt fint at forlade godt nok alene. Men dårlige AR-praksis forårsager en række problemer for virksomhederne.

Fra at udvide kredit til ukvalificerede kunder til ikke at følge op med forfaldne regnskaber rettidigt, dårlige AR-praksis suger tid, penge og produktivitet fra en virksomhed. De producerer ofte en krusningseffekt, der berører stort set alle aspekter af at køre et firma. Den værste del af alt er, at mange af problemerne er let at undgå.
Andre almindelige AR-relaterede problemer omfatter ukorrekt anvendelse og tildeling af kontantbetalinger, uden at være opmærksom på nøjagtigheden af ​​fakturaer og regninger og manglende generering og korrekt brug af rapporter til nul om potentielle problemer. Enhver af disse og andre fejltagelser kan forårsage vidtrækkende problemer for selv meget vellykkede og rentable virksomheder, så det er mere end værd at tage skridt til at rette dem på så hurtigt som muligt.

Optimer disse fem aktiviteter til forbedret debitorfordeling

Optimering af kundefordelingsprocesser virker ret skræmmende lige fra starten. Men ved at tage en metodisk tilgang til situationen kan du implementere ændringer, som vil resultere i forholdsvis hurtige og dramatiske forbedringer. For nemheds skyld har vi identificeret fem aktiviteter, der, når de er optimalt optimeret, vil forbedre den samlede drift af din kundefordelingsproces drastisk og producerer mange spændende fordele for din virksomhed som helhed:

1. Vedligehold af nøjagtige kundedata - Centralisering af master data processen for at sikre nøjagtigheden af ​​kundekonti og oplysningerne er en afgørende del af etableringen og opretholdelsen af ​​en effektiv debitorproces. For eksempel kan unøjagtige adresser få fakturaer sendt til det forkerte sted, hvilket resulterer i forsinkede betalinger. Kundekonti bør revideres konsekvent for at kontrollere uregelmæssigheder som usædvanlige eller uhensigtsmæssige betalingsbetingelser, kreditgrænser, rabatter og lignende. Ændringer i kundedata skal dokumenteres korrekt, og kontroller skal indføres for at forhindre uautoriserede personer i at få adgang til eller redigere data.
2. Opret en klar, kortfattet kreditgodkendelsesproces - Alt for ofte går virksomhederne ind i skadelige kreditvaner for at øge salget. Dette fører selvfølgelig til en ond cirkel, som i sidste ende kan være katastrofal for et firma. Udvidelse af kredit kan være en meget god ting, men der skal etableres en klar proces for at gøre det. Det skal indeholde klare instruktioner om, hvornår og hvordan man vurderer og tilsidesætter kreditgrænser, hvornår man skal placere konti i venteposition, og hvordan ansøgningsprocessen fungerer. Regelmæssige anmeldelser af kreditgodkendelsesprocessen bør udføres, fordi omstændighederne ændres.
3. Opret en effektiv faktureringsproces - Fakturering og fakturering af kunder skal være præcise og strømlinede for at være effektive. Fejl i prisfastsættelse, måleenheder og lignende kan udgøre alvorlig ødelæggelse. Derudover skal fakturaer oprettes og sendes rettidigt, og den måde, hvorpå de fremstilles, skal være konsistente og definerede. En måde at forbedre fakturering og fakturering på er at automatisere så meget af det som muligt, så vær ikke bange for at stole på teknologi her. Brug undtagelsesrapporter til at identificere problematiske konti. Hvis det er muligt, skal du oprette en kundeportal for at skifte noget af arbejdet til kunderne, samtidig med at de giver dem en følelse af autonomi.
4. Hent Cash Application Processen - Ved ankomsten skal betalingerne anvendes korrekt. De skal anvendes til den rigtige kunde og til de relevante fakturaer. Ellers, hvis der opstår konflikter eller problemer senere, vil det være meget svært at forsøge at nulle på det oprindelige problem. Betalinger bør også anvendes hurtigt for at sikre, at du ved et hvilket som helst tidspunkt ved, hvilke konti der er gældende, og som er forfaldne. En mulig måde at optimere processen på er ved at tilbyde et begrænset antal betalings muligheder for enkelhed.Indtast journalposter hurtigt og længe før afslutningsdatoer. Når det er muligt, undgå dumping kontanter i suspense konti, indtil du har tid til at finde ud af, hvor det faktisk skal gå.
5. Optimer samleprocessen - Korrekt optimering af kundefordringer gør det meget nemmere at indsamle betaling rettidigt og effektivt. Når betalinger er korrekt anvendt, er det for eksempel nemt at afgøre, hvilke konti der er i fare for at gå i standard. Indsamlingsindsatsen skal være konsekvent og metodisk. Der bør etableres en klart defineret proces for forhandling af betalingsplaner for at sikre, at den dovetails med virksomhedens overordnede mål. Processer bør automatiseres så meget som muligt for at reducere risikoen for fejl ved manuel indtastning.

Otte bedste fremgangsmåder til at vedtage for at forbedre kundefordelingsprocesser

Det amerikanske produktivitets- og kvalitetscenter, eller APQC, etablerede et sæt standarder kaldet åbne standarder. De redegør for bedste praksis for behandling af kundefordringer, og de skal vise sig at være uvurderlige, da du arbejder på at hive dine AR-processer. Vi har opsummeret de otte vigtigste punkter fra APQC Open Standards til din bekvemmelighed:

1. Fjern hindringer for at modtage betalinger - Undersøg dine kunder for at finde ud af, hvilken betalingsmetode der passer bedst for dem. Derefter overveje at tilbyde et andet udvalg af betalingsmuligheder, så det bliver lettere for kunderne at betale deres fakturaer til tiden.
2. Prioritere kreditstyring - Udvid ikke kreditvilkår for bare at holde salgstætningen sammen. Denne strategi bakker over det lange løb og er blot et eksempel på de mange potentielle problemer, der kan opstå på grund af dårlige kreditstyringsprocesser.
3. Vurder regelmæssigt fordringer regelmæssigt - Opret en specifik tidsplan for overvågning og vurdering af status for dine tilgodehavender. Ideelt set bør det ske mindst en gang om ugen. Jo før du finder fejl, jo hurtigere kan du rette dem - og jo mindre sandsynlige er de at forårsage store problemer for din virksomhed.
4. Overvej at afkorte betalingsbetingelser - Der er ingen lov, der siger, at alle kunder skal have net-30 betalingsbetingelser. Ofte, ved at bruge kortere betalingsbetingelser beder langsomt betalende kunder om at betale mindst lidt hurtigere, så det er en værdifuld mulighed at overveje.
5. Opret en faktureringsprocesløsningsproces - Opret en specifik proces til håndtering af faktureringskonflikter. Dette vil ikke blot strømline processen, men det vil forbedre den generelle kundetilfredshed, fordi dit team vil vide præcis hvad man skal gøre, når en tvist opstår.
6. Automatiser - Undersøg forskellige typer software og andre former for teknologi til automatisering af så mange kundefordringer som muligt. Jo mere end du kan fjerne det menneskelige element, jo mere nøjagtige og pålidelige bliver hele processen. Mange programmer er dyre, men afkastet er betydeligt, da der er færre fejl, og i mange tilfælde får medarbejderproduktiviteten også et boost.
7. Etablering af en Proactive Collection Process - Gør samlinger en topprioritet og håndhæve den ved at etablere en klar og præcis samlingsstrategi. Ideelt set sigter mod at gribe ind tidligt. Når en konto glider ind i den forrige kolonne, skal dit team være over det og ved bare, hvad de skal gøre.
8. Bill elektronisk - Hvis du har midler til at gøre det, skal du starte faktureringskunder elektronisk. Mens der vil være nogle, der ikke kan understøtte elektroniske fakturaer og betalinger, er de fleste virksomheder ombord med dette i disse dage. Jo færre papirkontrol, du skal behandle og sende, skal du sende, desto lettere og mere præcis er hele processen.

Som du kan se, behøver du ikke at starte fra bunden for at forbedre og optimere dine tilgodehavender. Du kan vælge at tage på et område ad gangen, eller du kan springe fuld damp fremad og genopfriske det hele på én gang. Uanset hvad, vil eventuelle skridt, du tager i retning af optimering af dine tilgodehavender, betale sig godt i det lange løb.