Strategier til optimering af betalbare konti

For mange virksomheder får den ansvarlige afdeling ikke meget opmærksomhed, medmindre noget går galt. Der er dog meget at vinde fra den ansvarlige afdeling, der er velkørende. Omvendt er der mange problemer, der kan komme fra en, der bare hænger sammen. Denne afdeling har ofte en enorm indvirkning på en virksomheds pengestrømme, og der er muligheder, der kan opnås eller tabes ved at udnytte betalingsaftaler med leverandører.

En velafviklet kontoudbetalingsafdeling skal kunne udnytte volumenrabatter og rabatter til tidlig betaling samt bestemme den bedste måde at holde mest mulig penge til rådighed for en virksomhed for andre udgifter og investeringer. Denne afdeling skal også kunne sikre, at leverandørerne opfylder deres forpligtelser på grundlag af aftaler og kontrakter. Såfremt volumen eller kvalitetsstandarder ikke er opfyldt, løser problemerne, og der træffes passende korrigerende foranstaltninger.

Betalingsproblemer med fælles regnskaber

Selv om der er mange muligheder for at reducere omkostningerne og frigøre penge, er der også en række hindringer, som virksomhederne står over for, når de forsøger at nå disse mål. Canons undersøgelser for lønoptimering i 2014 viste, at papirforarbejdning var en af ​​de største kilder til problemer for mange organisationer, med den tid det tager at håndtere papirfakturering er det største problem.

Andre vigtige bekymringskilder var:

• Sikring af, at betalinger foretages i tide
• Effektivisering af faktura godkendelsesprocessen
• Opnå de bedste betalingsbetingelser med leverandører og sørg for, at forpligtelserne er mødtes på begge sider
• Håndtering af en række leverandørregnskabs- og faktureringssystemer
• Optagelse og verifikation af sikkerheden ved data og transaktioner

Mange af de nævnte problemer er blevet værre eller skabt af en afhængighed af papirfakturering. Mistet papirarbejde er et hyppigt problem i mange organisationer, hvilket fører til forsinkede eller ubesvarede betalinger. Derudover er en række virksomheder interesseret i at digitalisere deres papirarbejde, og de fleste af leverandørerne er stadig postfakturaer eller sender dem pr. Fax.

De fleste små virksomheder håndterer deres egne konti, der skal betales papirarbejde, og meget af dette sker manuelt. Da få leverandører har skiftet til elektronisk fakturering, bruger de fleste organisationer store mængder arbejdskraft manuelt ind i data og skaber digitale kopier af dokumentation.

Brug af papirdokumentation sænker ofte godkendelsesprocessen for fakturaer, da der skal laves kopier og leveres til de relevante medlemmer af ledelsen til gennemgang. Når papirarbejde ikke er let tilgængeligt eller tilgængeligt i et digitalt format, er det en udfordring at analysere data og sikre, at de bedste betalingsaftaler opnås, og at forpligtelserne opfyldes.På tid og tidligt betaling kan rabataftaler let gå tabt, hvis virksomheder ikke kan foretage betalinger, når de skal, så problemer relateret til papirarbejde kan være dyre.

Forbedringer og optimering

På grund af det faktum, at en række problemer relateret til den korrekte drift af kontoførende afdelinger stammer fra de samme årsager, er der også nogle få tilpasninger, som organisationer kan gøre, der vil tage sig af mange bekymringer på samme tid. Tre af de mest effektive måder, virksomheder kan strømline deres afdelingsprocesser på, er at:

• Brug genstartskendelse til digitalisering af papirarbejde
• Udnyt onlineportaler, der er tilgængelige for leverandører
• Opret ledelsesarbejdsprocesser

OCR

Mens mange virksomheder rutinemæssigt udnytter scannere til at lave digitale kopier af papirarbejde, indebærer dette generelt kun at skabe et billede af et dokument, der er gemt på en computer. Det betyder, at information stadig skal indtastes manuelt i en database, så medens tabet af registreringer er mindre af et problem, er det stadig tidskrævende.

Objekt tegn genkendelse, eller OCR, indebærer at scanne et dokument og hente data fra den. Disse data kan automatisk tilføjes til en database eller et regneark. OCR-processen hjælper med at reducere problemet med manuelle dataindtastningsfejl og tillader, at oplysninger indtastes, så snart papirarbejdet er modtaget. OCR tager omtrent samme tid for en medarbejder som scanning af et dokument for at oprette en billedfil, og det kræver generelt ikke ekstra trin. Per Gartner er der organisationer, der kan sende 80 procent eller mere af deres fakturaer uden at en medarbejder skal være direkte involveret.

Leverandørportaler

Effektivisering af processen til indtastning af fakturaer og data i et centraliseret system kan gøre det muligt for virksomheder at oprette eller udnytte en onlineportal, der gør det muligt for en virksomhed og dets leverandører at spore ordrer, se på fakturaer og se, hvornår betalinger er lavet. At stille disse data til rådighed for en række individer i en organisation kan medvirke til at sikre, at den ansvarlige afdeling har korrekt tilsyn, og det kan hjælpe med at fremskynde den tid, det tager at godkende fakturaer. At lade leverandørerne få adgang til portalen gør det muligt for disse virksomheder at indsende fakturaer og spore betalinger samt gøre sig opmærksom på eventuelle problemer med modtagne leverancer eller faktureringsproblemer.

Etablering af arbejdsgange og processer

Men en organisation beslutter at håndtere deres datahåndteringsindsats. Det er vigtigt, at der er etableret en proces til forvaltning af konti og betalinger. Dette gør det muligt for virksomhederne at sikre, at operationerne fungerer og finde ud af alternativer, hvis de er besværlige eller medfører fejl eller forsinkelser. Ifølge Deloitte skal disse processer præcisere, hvad den betalende afdeling skal gøre, når den modtager en faktura, hvordan data indlæses og deles, og hvad processen er for at få fakturaer godkendt. Der bør også være retningslinjer for at bestemme de bedste måder at håndtere med betaling af forskellige typer leverandører.

Mens mange leverandører tilbyder rabat til betaling inden for 30 eller 90 dage, kan det ikke være værd at rabatten, hvis det hæmmer en virksomheds pengestrømme. Det er også vigtigt, at der er en måde at kontrollere, at både firmaet og leverandørerne opfylder forskrifterne for en kontrakt eller aftale. Etablering af arbejdsgange til at håndtere disse problemer kan hjælpe organisationer med at træffe de rigtige valg.

Når leverandører ikke leverer i tide, i tilstrækkelige mængder eller passende mængder af aktier, kan virksomheder ikke ønsker at betale fakturaer, før disse spørgsmål er løst. En arbejdsgang kan være afgørende for at fastslå, hvad der skal gøres, når disse problemer opstår. Derudover skal betalinger til leverandører også ske rettidigt for at forhindre tab af rabatter eller pådrage sig straffe for forsinkede betalinger. Hver leverandør aftale skal dokumenteres og opdateres, når tingene ændres, og processer skal sikre, at hver konto håndteres korrekt.

Oprettelse af arbejdsgange kan også hjælpe et firma:

Outsourcing

Digitalisering af poster, implementering af OCR og brug af en portal, som leverandører har adgang til, er muligvis ikke noget, der er nødvendigt for mindre virksomheder, men organisationer bør ikke antage, at omkostningerne forhindrer en virksomhed i at udnytte dem. Mens omkostningerne ved oprettelse og vedligeholdelse af elektroniske systemer kan være uoverkommelige for mange små og mellemstore virksomheder, er det ofte ikke nødvendigt at gøre det internt. Der er en række tredjepartsleverandører, som organisationer kan outsource disse opgaver til. Organisationer kan få outsourcet assistance til alt fra at oprette en OCR-proces for at hjælpe et firma med at skabe arbejdsgange til analyse af leverandørkontrakter.

Selvom organisationer måske ikke kan fodre omkostningerne ved at implementere en række forskellige it-systemer på egen hånd, er det ofte meget overkommeligt at have en tredjeparts håndtering af dem. Virksomheder skal sammenligne omkostningerne ved at bruge eksterne parter til at udvikle disse systemer mod de potentielle besparelser og værdier for frigørelse af kontanter, men outsourcing gør det muligt for organisationer at udnytte teknologi og systemer, som normalt ville være for dyre.

• Kontroller, at der oprettes indkøbsordrer for hver ny ordre
• Kontroller, at fakturaer matcher produkter, der modtages, og overholder kontraktlige aftaler
• Kontroller optegnelser for at sikre, at betalinger foretages, at de foretages i tide, og at de ikke kopieres
• Bestem den bedste metode til at betale fakturaer, f.eks. Via EFT eller kreditkort, for at reducere gebyrer