Trin Til oprettelse af en tildelingskalender

Hvis du er en stipendiat, er dit liv sandsynligvis vanvittigt med deadlines og regneark. Men der er en måde at gøre det meget lettere.

Design en stipendskalender, der holder dig fokuseret, rettidigt og ansvarlig for alle detaljer.

En tilskudskalender kan år efter år være et godt værktøj, der kun hjælper dig med at gå efter finansiering, der passer bedst til dine programmer og hjælper dig med at holde dig godt i stand med funders.

Udvikl en tilskudsforslagskalender i dag, og lav et kort for fremtidig tilskud til fundraising.

Oprettelse af en omfattende stipendieplan tager tid og måske lidt kompulsivitet. Men lidt arbejde på forhånd vil spare dig for utallige timer og ressourcer i løbet af året. Du kan endda komme til at slappe af lidt.

Her er nogle enkle trin for at komme i gang på din bevillings kalender.

1. Vælg en skabelon til din gaveforslagskalender

Formatet du vælger afhænger af dine organisatoriske behov, team og individuelle arbejdsform. For mange organisationer fungerer et regneark, delt månedligt, ganske godt. Andre foretrækker den større detaljer, som projektstyringssoftware giver.

Uanset formatet skal hver tildelingskalender give dig et øjebliksbillede af måneden, deadlines, handlinger, der er nødvendige for at gennemføre forslaget og status for ansøgningen. Du kan finde en sample grant template skabelon her.

Din tidsplan skal også indeholde en opgavesektion. Du kan liste opgaver direkte på kalenderen eller på en separat fane. Hvis du arbejder med stipendier med andre mennesker, skal du bruge samarbejdsprogrammer som Google Docs for at undgå dobbeltarbejde og sikre, at alle holder sig opdaterede.

2. Gennemgå dine tidligere tilskud

Se over dine tilskud fra sidste år. Bestem hvilke, du vil ansøge om igen. Overvej:

• Hvor mange penge du har modtaget
• Hvor lang tid ansøgningen tog
• Og sandsynligheden for at modtage finansiering igen

Sørg for at gennemgå alle tildelingsretningslinjer årligt, da finansieringsprioriteterne ændrer sig.

3. Forskning og Vet nye tilskud

Begynd med at finde alle tilskud, som du er berettiget til. Spild ikke tid på at ansøge om tilskud, som du aldrig vil modtage.

Grundigt dyrlæge hvert nyt tilskud, som du tror, ​​kunne fungere for dit program. Overvej finansieringsprioriteringernes prioriteringer, hvilke typer og værdier der ydes, samt omfanget af arbejde, som hver ansøgning vil tage.

4. Overvej din velgørenhedens officielle kalender

Har du en stor fundraiser, der tager meget tid? Er en af ​​dine medarbejdere i planlægning en længere ferie? Tænk på din velgørenhedens personale og tidsforpligtelser på månedsbasis. Vær opmærksom på disse begrænsninger, når du opretter din tilskudsplanlægningskalender.

5. Udfyld de hårde frister

Når du har besluttet, hvilke tilskud der skal ansøges om, skal du udfylde dit regneark med de tilskud, der har svære frister. Da disse ikke ændrer sig, giver de et skelet, som du kan organisere resten af ​​indsendelserne til.

6. Udfyld de rullende deadlines

Når du har et billede af det kommende år og har udfyldt de hårde deadlines, er det tid til at passe ind i de rullende deadlines. Hvis du søger om virksomhedsgivende programmer, skal du placere dem tidligere på året, da disse kilder kan løbe tør for penge. Hvis du ved, hvornår et institut eller andre fondsbidragere vurderer ansøgninger om tilskud, kan du planlægge at sende dine ansøgninger godt før den tid.

7. Udfyld opgavesektionen

Tænk på hver af de opgaver, der er nødvendige for at gennemføre et forslag. Er dine data opdaterede? Har du brug for intern godkendelse?

Tænk på hver af opgaverne. Derefter arbejde bagud med deadlines for hver handling. Når du har gennemført opgaverne, skal du muligvis blande nogle af dine rullende deadlines.

Opgaven er også et godt sted at tage noter om ansøgningsprocessen, herunder samtaler, du har haft med funders, og erfaringerne.

Du kan derefter henvise til disse noter det følgende år, når du ansøger igen.

8. Vær realistisk

Det er bedre at ansøge om ti faste, relevante tilskud end at indsende tyve so-so ansøgninger.

Vær realistisk over mængden af ​​arbejde, hver indsendelse vil tage, og hvor lang tid du har. Afstå fraskud, der forekommer usandsynlige, eller som ligger uden for rammerne af dine tjenester.

9. Fortsæt med at forbedre

En gavekalender er ikke et statisk dokument. Hvis du hører om nye finansieringsmuligheder, skal du tilføje dem. Hvis dit program eller finansieringsprioriteringer ændres, ændrer du tidsplanen. I hvert fald skal din tilskudskalender revideres årligt.

Sørg for at bygge tid ind i hvert år for at gennemgå din kalender, reflektere over dine succeser og planlægge din strategi for det næste år.

At lave en tildelingskalender tager tid på forhånd, men når du har lavet det oprindelige arbejde, er du godt på vej til en vellykket tilskudsstrategi.

Kerri Drumm hjælper nonprofits med facilitation, træning, organisationsudvikling og grant writing.