Fordele og ulemper ved 3 projekt organisatoriske strukturer

Måden din organisation er struktureret på, påvirker, hvordan du styrer og kører projekter. Det kan også påvirke, hvor meget myndighed og når dig, skal gøre dit arbejde som projektleder.

Der er tre fælles organisationsstrukturer, og projektledere arbejder i dem alle: funktionel, projekt og matrix. Lad os se på fordele og ulemper ved hver, så du ved hvad du er imod, når du tilmelder dig en ny struktur.

En funktionel organisationsstruktur

I en funktionel organisationsstruktur arbejder projektlederen og alle ressourcerne i samme virksomhedsafdeling, som salgs- og marketingafdelingen. Generelt vil den funktionelle leder have mere autoritet end projektlederen.

Fordele:

Den funktionelle struktur giver dig den mindste strøm som projektleder, men der er mange andre fordele:

• Det fungerer godt for små teams og små projekter, fordi funktionen har fuld kontrol over teammedlemmer og andre nødvendige ressourcer.
• Du kan nemt få adgang til de eksperter, du har brug for, fordi de er i samme funktionelle område.
• Det er hurtigt at få alle sammen til at løse problemer i forbindelse med projektet.
• Du kan begrænse de projektkommunikationsværktøjer, du skal bruge, fordi holdet er relativt lille og simpelt.
• Du får ofte entusiastiske holdmedlemmer, der er ivrige efter at arbejde på projektet, fordi det giver dem karrieremuligheder. Projektarbejde kan være en fantastisk måde at motivere dit team på.

• Hvis du overdrager projektet til et funktionelt team, bliver det det funktionelle team du arbejder i. Det kan gøre det lettere at lukke et projekt.

Ulemper:

Selvom denne struktur har mange fordele, er der også nogle ulemper:

• Arbejdet foregår i en silo, hvilket kan betyde, at du ikke har adgang til personer uden for din funktionelle division.
• Personer i projektgruppen kan være mere loyale over for deres afdeling eller teamleder end på deres arbejde med projektet, og det kan skabe konflikter.
• Et stort projekt kan ende med en funktionel projektleder fra hver funktion. Det kan medføre, at arbejde falder gennem revnerne, hvis alle projektledere ikke arbejder harmonisk sammen.
• Funktionelt arbejde kan isolere, fordi du ikke har mulighed for at arbejde bredt i virksomheden. Det kan være svært at bevare et strategisk fokus.

Projektets organisationsstruktur

Dedikerede hold er sat sammen til at arbejde på projekter i en projektorganisationsstruktur. Projektlederen har sandsynligvis ledelsesansvar for projektgruppemedlemmerne. Eksempler på dette vil omfatte store byggesætninger, men også virksomhedernes initiativer, der kræver et dedikeret team.Projektlederen har den ultimative myndighed, der rapporterer til projektsponsor og projektstyrelsen. Individer på teamwork direkte til projektlederen.

Fordele:

Den oplagte fordel ved en projektstruktur er, at du har mere kontrol over holdet, men der er også andre fordele.

• Hold kan have en stærk følelse af identitet. Det er den nemmeste struktur inden for at skabe en stærk holdkultur.
• Hele holdet er fokuseret på holdets mål, og der er ingen loyalitetskonflikt med dagjobbet for de mennesker, der arbejder på projektet. Deres dag job er projektet.
• Ressourcer er dedikeret til projektet, så det er meget lettere at planlægge arbejdet. Du ved, hvornår holdmedlemmerne er tilgængelige, og der er ingen risiko for, at de vil blive trukket til forretningsmæssigt arbejde som en anden leder med kort varsel.
• Projekter, der løber i denne struktur, er gode miljøer til forbedring af dine projektledelsesevner, både som leder og flere tekniske færdigheder.

Ulemper:

Projektstrukturen er det nemmeste at arbejde indenfor, men det har stadig nogle ulemper.

• At have et hold dedikeret til et projekt er et dyrt engagement. Det har en tendens til kun at være en mulighed for store projekter.
• Hvis du fjerner folk fra deres funktionelle job, kan det være svært at gå tilbage, især hvis projektet er lang. Projektarbejdet strækker sig og vender tilbage til det du gjorde før efter en periode, der arbejder i et tværfagligt miljø på et nyt, udfordrende projekt. Det er ikke en tiltalende udsigt til mange mennesker. Det kan gøre det endnu vigtigere for dig at styre overgangen af ​​holdet, når du lukker et projekt.
• Nogle gange kan lukning af et projekt betyde, at du taber dit job, hvis virksomheden er gået videre, og der er ikke en anden rolle til rådighed for dig at flytte ind.
• Af deres karakter suger dedikerede hold ressourcer til at arbejde på kun én ting. Det kan begrænse antallet af projekter, som virksomheden kan gøre på et enkelt tidspunkt, især når forskellige projekter kræver de samme færdigheder.
• Projektledere i denne type struktur gør også linjeledelsen til deres hold. Det betyder at bruge tid og kræfter på menneskelige ressourcer, som du ikke behøver at gøre i andre strukturer. Hvis du nyder dette element i at arbejde med mennesker, kan det være en fordel.

Matrix organisationsstrukturen

Den tredje mulighed er en matrixstruktur. Ressourcer deles på tværs af både business-as-usual arbejde og projektarbejde. Det kan betyde, at du har to ledere eller ansvaret for "prikket linje" til en projektleder samt til teamlederen. Den funktionelle ledelsesstruktur er normalt på plads først, og projektlederen tager den stiplede linje.

Denne struktur splitter magt og myndighed mellem funktionel eller division hold manager og projektleder. Du skal bruge dine forhandlingsfærdigheder til deres fulde kraft!

Fordele:

Matrixstrukturer er meget almindelige, fordi de tillader ledere at gøre rigtig fleksible valg med, hvordan folk bruger deres tid.Det er højst sandsynligt, at du vil arbejde i et matematisk miljø på et tidspunkt i din karriere. Fordelene ved denne struktur er:

• Ressourcer bruges effektivt og kan flytte rundt mellem projekter efter behov.
• Du kan arbejde på mange forskellige ting, nogle gange parallelt - selvom det kan hævdes, at dette også er en ulempe.
• Hold og enkeltpersoner kan være meget lydhør. Hvis et nyt projekt kommer sammen, der skal prioriteres, er det nemt nok at svinge og pludselig fokusere på noget andet. Du kan ikke gøre det nemt i en projektstruktur, som tager længere tid at løsne og omgruppere.
• Strukturen kræver, at alle bruger den samme projektledelses livscyklus og -metode, så det er let at flytte mellem projekter. Mennesker kan deltage i et projektteam med relativt lidt onboarding, når terminologien og processerne er fælles.

Ulemper:

Som med alle opsætninger har denne også sine faldgruber. På trods af at det er en fælles struktur, tror jeg ikke, at mange moderne arbejdspladser har sprængt problemerne med overbelastning. Det kan være nemt at give en person for meget at gøre, hvis du ikke har systemer til rådighed til at styre og overvåge hele deres arbejdsbyrde. Andre ulemper er:

• Konflikt mellem projekter er fælles, fordi du måske kæmper for de samme ressourcer som et andet projekt.
• Det andet projekt kan have indskrænket de bedste ressourcer - de mest hensigtsmæssige mennesker med de rigtige færdigheder - eller deres linjeleder kan muligvis ikke gøre dem tilgængelige for projektarbejde.
• Der kan være en vis konflikt mellem business-as-usual opgaver og projektarbejde for enkeltpersoner, især når begge ledere giver dem forskellige prioriteter.
• Ressourcer kan have en konflikt om, hvilken udviklingsvej de tager for deres fremtidige karriere. Selv om du måske ved, at du vil være i projektledelse, kan du have mulighed for at gå videre til en mere senior funktionel rolle eller en mere projektorienteret rolle. Men mange karrieremuligheder er en god ting, selvom det gør vanskelige beslutninger.

En organisationsstruktur, der fungerer perfekt til alt det forretningsmæssige arbejde, arbejder ikke altid for projekter, og du skal klare det miljø, du arbejder i. Det er en god idé at få erfaring i hver af disse strukturer, hvis du kan, så du kan opleve dem førstehånds. Det vil hjælpe dig med at bestemme hvilken miljø der passer dig bedst og passer til dine evner og præferencer. Derefter kan du træffe et informeret valg, hvis du får chancen for at beslutte dit fremtidige arbejdsmiljø.

Forståelse af fordelene og ulemperne ved hver vil give dig en chance for at finde ud af, hvor bedst du kan bruge din tid og indflydelse for at få mest muligt ud af dit team og hjælpe dit projekt med at konkludere med succes.