Kontorjob - ansættelse af receptionist

Jobbeskrivelse

En receptionist er en person, som du ansætter for at hilse på alle, der kommer ind i dit forretningssted. Receptionisten er derfor det første indtryk, som kunder, leverandører og partnere vil have af den virksomhed, du opererer. Receptionistens holdning, ro og gæstfrihed vil formidle, hvad forretningskulturen handler om og. Det er derfor afgørende, at omhyggelig planlægning bruges både til at redegøre for receptionistens jobbeskrivelse, men også til at ansætte en person, der er i stand til at formidle både verbalt og ikke-verbalt, hvad virksomheden handler om.

Ud over det kritiske første indtryk er receptionisten også ansvarlig for at besvare selskabets telefon og være i stand til at henvende sig til den relevante person. Receptionisten skal også have en grundlæggende men brugbar viden om, hvad virksomheden gør ved at give information om virksomheden / produkterne til alle opkaldere og personlige besøgende.

Afhængigt af virksomhedens størrelse og type kan receptionisten også være den person, der håndterer alle post- og pakkeleverancer, og ville derfor have behov for at kende og håndtere deres destination i virksomheden ved at henvise dem til de relevante medarbejdere. I virksomheder som medicinske og juridiske kontorer kan der ofte være tidsfølsomheder. Derfor træner receptionisten til at skelne mellem uopsættelig og vigtig er afgørende for at imødekomme vigtige forretningsbehov.

Receptionisten kan også være nødt til at være den samlede "gatekeeper" i hans / hendes håndtering af advokater, der kommer til at ringe.

Dette omfatter screening opkald, der kræver karakter og formål med et besøg, kontakter den relevante medarbejder, når en besøgende ankommer og ringer til nødtjenester (politi, brand og ambulance), når det kræves.

Der er en række andre administrative opgaver, der kan håndteres af receptionisten.

Afhængigt af virksomhedens størrelse og kompleksitet kan disse jobopgaver omfatte:

• Receptionskoordinator
• Greeter
• Switchboardoperatør
• Opkaldssøgemaskine

Med hensyn til receptionisten er der en størrelse passer ikke alle sammen, og som beskrevet, fordi denne person har en afgørende rolle i virksomheden, vil receptionistens jobopgaver og træning i sidste ende bidrage til succesen af ​​den rette trafik til virksomheden. Der er to typer sondringer, der skal gøres med hensyn til, hvordan receptionistens arbejdsopgaver er struktureret. Den ene er firmaets størrelse, og den anden er af specialitet. Nedenfor er retningslinjer for ansættelse af receptionister baseret på virksomhedens størrelse.

Receptionist i et lille kontor

I et lille kontor er receptionistens rolle som regel en fuldtidsstilling.Men fordi dette er en lille virksomhed, skal receptionisten også være i stand til at deltage i andre opgaver. Kontorets ansvar er normalt tildelt en sekretær eller kontorist, der er placeret tæt på virksomhedens offentlige indgang. Yderligere tildelte opgaver kan omfatte modtagelse af pakker / mail, indtastning, ordreindgang, postforberedelse eller enhver anden opgave, der kan afbrydes, når en gæst ankommer.

Receptionist i et mellemstore kontor

Receptionistens stilling i et mellemstor kontor er sandsynligvis en dedikeret heltidsperson, der fortsat er dedikeret til at hilse på folk, når de kommer ind i virksomheden. Under perioder med lav trafik kan yderligere arbejde, der normalt udføres af en sekretær eller kontorist, tildeles receptionisten.

Receptionist i et stort kontor

Ansvaret for receptionistens stilling er meget veldefineret i et stort kontormiljø. Arbejdsopgaverne kan omfatte en formel liste over opgaver og andre funktioner, der forventes af den enkelte i den pågældende stilling. Det er sandsynligt, at denne person er dedikeret til hilsen besøgende og ledelse / routing opkaldere. Dette er imidlertid en funktion af mængden af ​​besøgende og opkaldere, og hvis lydstyrken er høj, er en dedikeret funktion som greeter og opkaldsrouter tilstrækkelig.

Målet er at sikre, at alle store krav til kontorhilsen er opfyldt - og de andre selektive opgaver er kun tildelt, hvis det understøttes af et fald i trafikmængden.

Den anden klassifikation af receptionister er af specialtyper som f.eks. Receptionslæge eller advokatkontor. Arbejdsopgaverne for disse receptionister omfatter yderligere eller specialiserede jobopgaver på grund af den type virksomhed, de arbejder for.

En anden type receptionist er kasserer i en butik. I dette tilfælde kræver receptionistens rolle ikke blot alle de dedikerede jobfunktioner, der beskrives, men kræver også, at den enkelte er specialiseret i kontorets forretning. Et godt eksempel på dette er receptionist på en spa eller anden servicevirksomhed, hvor receptionisten er greeter, vært, planlægger og kasserer.