Ikke-overensstemmelsesrapport: Sådan rapporterer du et kvalitetsproblem

Lad os gøre sig klar og udarbejde den NCR lige nu. De, der aldrig har hørt om en NCR eller ikke-overensstemmelsesrapport, bør bekendtgør sig med begrebet og forstå, hvad konsekvenserne er, når de udstedes. En ikke-overensstemmelsesrapport eller ikke-overensstemmelsesrapport er et konstruktionrelateret dokument, der holder styr på afvigelser og arbejde, der ikke overholder standarder og specifikationer.

Ikke-overensstemmelsesrapporteringselementer

En ikke-overensstemmelsesrapport skal udarbejdes og skal mindst indeholde følgende oplysninger:

• Hvad er hovedårsagen, eller hvad når der er fejl
• Hvorfor arbejdet ikke møder specifikationer
• Hvad der kan gøres for at forhindre det igen
• Forklarende korrigerende handlinger taget
• Nøgleaktører involveret i NCR og specifikationer berørt under NCR

Hvornår skal der udstedes en ikke-overensstemmelsesrapport

Byggebranchen bruger regelmæssigt NCR'en til at registrere og holde øje med det arbejde, der udføres, der ikke overholder standarder eller specifikationer. Følgende scenarier er de mest almindelige situationer, der kræver udstedelse af en NCR:

• Arbejde, der ikke blev bygget som angivet i den godkendte Udstedt til konstruktionstegninger
• Arbejde, der ikke opfylder bestemte tolerancer som fastsat i projektspecifikationerne .
• Arbejde, der udføres ved brug af ikke-godkendte metoder eller standarder
• Når test- og inspektionsplanen ikke følges som aftalt
• Når testresultater viser, at produktet ikke overholder etablerede og godkendte standarder

< ! - 3 ->

• Når et materiale anvendes og ikke er godkendt som en erstatning (lige eller lignende)
• Når design ikke er korrekt og ikke repræsenterer faktiske feltbetingelser
• Når den godkendte procedure var ikke fulgt, og kvalitetsfejl er blevet identificeret af projektteamet.

Hvem er ansvarlig for at udstede rapporten om ikke-overensstemmelse

Rapporten om ikke-overensstemmelse, afhængigt af situationen, kan udstedes af et af projektgruppemedlemmerne.

Den skal fremlægge en uoverskuelig kendsgerning, klar og med tilstrækkelig backupinformation, der understøtter kravet. Det er vigtigt at etablere siden dag 1, hvilke betingelser skal opfyldes for at udstede NCR. Når reglerne er fastlagt, og der er fastsat grænser, er det sikkert at udstede NCRs men vigtigst for at holde styr på det og kunne lukke NCR. Ikke-overensstemmelsesrapporter skal bruges som lærings- og træningsværktøjer for at undgå, at disse situationer sker igen.

Ikke-overensstemmelsesrapport konsekvenser

Selvom det er meget vigtigt og sundt at udstede NCRs på det rigtige tidspunkt, er det også forsigtigt at sige, at NCRs også kan bringe andre problemer i kontrakten. Nogle gange kan NCRs ses af finansielle institutioner som røde flag eller kan identificeres som en dårlig præstationssituation af entreprenøren, så det kan ende med at få økonomiske konsekvenser for fremtidige projekter.I nogle situationer kan NCR'erne åbne døren for krav og yderligere voldgiftsproces. NCRs kan også medføre forsinkelser i byggeprocessen, når der skal ydes yderligere ressourcer for at rette op på de situationer eller områder, der berøres af ikke-overensstemmelsesrapporten. Der er meget papirarbejde og forskning i forbindelse med en NCR, da den, der udsteder rapporten, skal indsamle oplysninger, specifikationer, standarder og listeprocedurer, der er påvirket af situationen.

Hvad skal man gøre, når man modtager en NCR?

Hvis du er modtager af NCR, skal du handle hurtigt og mindst følg disse trin for en hurtig opløsning:

• Mød med den person, der udsteder NCR
• Gennemfør korrigerende handlinger og sørg for inspektionsproces, at problemet er blevet løst tilstrækkeligt.
• Svar gennem et formelt brev eller dokumentere processen om, hvad der var den handling, der udløste NCR, dokumentere handlingen for at løse problemet, forklare de skridt, der er truffet for at forhindre dette, og sidst men ikke mindst, sørg for at din modpart er enig og skiller sig ud af din handlingsplan.