Forhandlingen i indkøbsprocessen

Forhandling i indkøbsprocessen dækker perioden fra den første meddelelse mellem købskøber og leverandør til den endelige underskrivelse af kontrakten. Forhandling kan være så simpelt som at forsøge at få rabat på et tilfælde af sikkerhedshandsker gennem kompleksiteten af ​​større kapitalkøb.

En indkøbsfaglig skal tilstræbe at være vellykket i deres forhandlinger med leverandører for at opnå den bedste pris med de bedste betingelser for hver genstand, der købes.

Mindre leverandørbase og langfristede kontrakter

Forhandlingsprocessen er blevet en vigtigere sektor i forsyningskæden, da virksomheder ser ud til at reducere deres udgifter, samtidig med at deres købekraft øges. Det betyder, at indkøbspersonale skal forhandle stadig bedre priser med leverandører, samtidig med at kvaliteten og servicen opretholdes eller øges.

Tidligere havde virksomhederne en lang liste over leverandører, hvem de ville købe forskellige varer, hvorfra de krævede indkøbsressourcer skulle bruge begrænset tid til at forhandle de laveste priser. Den bedste løsning var at sammenligne listepriser fra kataloger og vælge sælger baseret på disse oplysninger. Udviklingen i løbet af det sidste årti har været at rationalisere leverandørbasen og indgå i langsigtede aftaler med single-sourcing. Dette giver virksomhederne mulighed for at forhandle betydeligt lavere priser på varer, som de køber fra en række separate leverandører.

Leverandører er partnere

Vægten i forhandling flyttet væk fra laveste pris scenario til at forhandle med færre leverandører for at opnå den laveste pris med den bedste service, kvalitet og betingelser. Formålet med virksomhederne var at reducere de samlede udgifter, snarere end at forhandle den laveste pris med et stort antal leverandører, hvilket ikke gav det bedste samlede resultat.

De forhandlede langsigtede kontrakter med en mindre leverandørbase har skabt mere af et partnerskab mellem køber og leverandør. Forholdet kan blive mindre modstandere, som gavner køber og sælger. I en partner type eller forhold vil køberen opmuntre sælgeren til at øge kvalitet og service, og sælgeren ved, at partnerskabet ved at gøre dette vil fortsætte med en fornyet kontrakt med garanteret salg.

Forhandling eller RFQ

Ikke-statslige indkøbsafdelinger fortsætter med at tilbyde en række prækvalificerede leverandører en anmodning om notering (RFQ) for varer eller tjenester, som de ønsker at købe. Den konkurrencedygtige budproces kan producere en række bud og betingelser, som indkøbsafdelingen vil evaluere og derefter tildele virksomheden. Dette kan eller ikke indebære nogen form for forhandling.

De fleste forhandlede forretninger involverer varer eller tjenester, der ikke nødvendigvis er definerbare af en RFQ. Indkøbsafdelingen og sælgeren forhandler mere end en pris. Forhandlingen vil normalt dække, hvad der skal fremstilles, eller hvad er omfanget af den service, der skal leveres, garantien, transporttjenesterne, teknisk bistand, emballeringsalternativ, betalingsplaner mv.

Indkøbsartikler eller tjenesteydelser med betydelige omkostninger vil kræve udvidede forhandlinger for at nå frem til en endelig kontrakt.

Indkøbsfagfolk skal deltage i disse forhandlinger for at sikre, at deres virksomheder får den bedste pris med de mest favorable vilkår, og medarbejderne må muligvis trænes i forhandlingsmetoder, da det bliver mere almindeligt i et vanskeligt økonomisk klima.

Forhandlingsmål

Indkøbspersonale bør indgå i alle forhandlinger med klart definerede mål. Uden målsætninger er muligheden for at købe professionelle til at indrømme prisen, kvaliteten eller servicen væsentligt hævet. Forhandleren skal indgå drøftelser med sælgeren med præcise mål, som de ønsker at opnå for deres virksomhed.

Målet bør ikke være absolut og bør give mulighed for en vis fleksibilitet.

Forhandleren skal dog også sikre, at de ikke afviger fra målsætningerne og tillader sig at forhandle om områder, der ikke var en del af diskussionen. For eksempel kan en forhandler have arbejdet med sælgeren om deres mål om pris og service, men ikke kvalitet. Når sælgeren begynder at diskutere kvalitet, bør forhandleren afholde sig fra enhver aftale, hvor de ikke har et bestemt mål.

Forhandling er en vigtig del af den professionelle indkøbsrolle. Det er en færdighed, der læres, og træning kan hjælpe med at købe personale til at forstå, hvad der er nødvendigt, når man forhandler med leverandører.

Opdateret af Gary Marion, Logistik og Supply Chain Expert.