Lær hvordan du planlægger din første store begivenhed

Tillykke! Din chef nominerede bare dig til at koordinere virksomhedens efterårskonference. Det er en fantastisk mulighed for dig at vise dine evner og potentielt tjene en stigning i processen. Der er kun et problem: Du har aldrig planlagt en begivenhed som denne før! Ikke at bekymre sig. Masser af andre har fundet sig i samme problem, og du vil lykkes, fordi du er organiseret og bestemt.

Ligesom ethvert forretningsprojekt er det første skridt at organisere alle de oplysninger, du har, og identificere de mest presserende spørgsmål.

Før du begynder at vælge et sted eller leje en højttaler, skal du kende de grundlæggende parametre for din begivenhed. Det er næsten umuligt at snakke detaljer og omkostninger med en tredjepart, indtil du har flere detaljer udstrålet. Her er de vigtigste detaljer, du skal definere, før du kontakter eksterne leverandører.

Dato

Alt drejer sig om datoen for din særlige begivenhed. Ideelt set vil du have tre mulige datoer i tankerne, så du kan sammenligne tilgængelighed og priser over hele linjen. Prøv at inkludere forskellige dage i ugen for maksimal fleksibilitet.

Tidsramme

Selv en enkelt timesforskel kan påvirke din planlægning, så du skal være specifik om dine forventede tidsrammer. For eksempel starter klokken 10 i stedet for klokken 8, at du måske ikke behøver at tildele et morgenmadsbudget.

Tilstedeværelsesnumre

Det er en detaljer, der ofte er for bredt vurderet til produktive forhandlinger. Få realistisk med dine fremmødefremskrivninger. Diskuter på forhånd, hvem du vil invitere og sætte dine fremskrivninger sammen på et regneark. Tilstedeværelse og budget er direkte korreleret, så glem det ikke om antallet af personer, du tror, ​​vil deltage.

Breakout Sessions

Du behøver kun et banketværelse, hvis du er vært for en middag, men en fuldskala-konference vil sandsynligvis kræve yderligere pauserum og et udstillingsrum. Igen vil du ikke kunne måle omkostninger, før du definerer, hvor meget plads du har brug for. For konferencer er den bedste tilgang at planlægge en mock rejseplan i dit allerførste møde. At dele ideer og sammenlægge dem sammen på papir, hjælper dig med at styre dig gennem de næste planlægningsbeslutninger.

Budget vs. Costs

Det kan måske virke upraktisk at arbejde på et budget, før man kender lokalerne og cateringomkostningerne, men at arbejde på denne måde giver dig en benchmark for at måle alle sælgerforslag. Begynd med dine indtægtskilder. Hvor meget skal du opkræve for deltagelse? Vil du opfordre sponsorer til at kompensere for omkostninger? Hvad skal udstillere betale for at deltage? Indtægter vil i sidste ende diktere dit budget, så det giver kun mening at beskytte dem først.

Marketing

Når du har identificeret dine indtægtskilder, er næste trin at skitsere din marketingplan. Hvad er den bedste måde at nå og engagere dine indtægtsgeneratorer på? Måske har du en liste over potentielle deltagere som arbejdsgiver eller medlemskabsforening. Det ville naturligvis være nyttigt, men hvad med sponsorer og udstillere?

Hvis du planlægger at tiltrække mere end 20 udstillere, skal du være i stand til at nå dem. Målrettede marketingkampagner koster penge, og det går ned i dine indtægter.

Transport og logi

At løbe en lokal konference eliminerer typisk bekymringer for transport. Du skal dog stadig henvende dig til talere, udstillere og specielle gæster. Nogle hoteller giver rabat på mødelokaler, hvis du bestiller tilstrækkelige værelsesnætter. Den eneste måde at kapitalisere på dette er ved at kende dine rejsemål på forhånd. Gå tilbage gennem dine tilstedeværelsesdata og projekt hvor mange gæster er udefra dit område.

Nu lyder alt dette sandsynligvis som en masse information at samle op foran, og det er. Men husk at disse er de detaljer, der påvirker alt andet i planlægningsprocessen.

Du kan i første omgang tiltrækkes af de mere "glamourøse" opgaver, som f.eks. Besøg og menuplanlægning. Bare husk at deres tid kommer. I øjeblikket fokuserer du imidlertid på fakta, så du kan træffe de bedste beslutninger senere.