Lær hvordan man køber et Business Phone System

For de fleste organisationer er det mest vigtige stykke kontorudstyr telefon. Business class telefon systemer normalt begynder at koste nogle få tusinde dollars, og prisen stiger proportionalt med stigningen i systemets størrelse og antallet af funktioner, du ønsker.

Business-telefonens systemer, der diskuteres her, er til kontorer med ti personer eller mere.

Hvilke funktioner skal du bruge

De funktioner, der giver værdi til din virksomhed og forbinder din forretning til verden, vil øge de samlede omkostninger ved telefonsystemet.

Et telefonsystems sælger vil forsøge at sælge dig alle klokker og fløjter (det er deres job), men du skal se på hver funktion og afgøre, om det vil øge værdien for din virksomhed eller spare penge.

Grundlæggende funktioner

Her er nogle af de mere almindelige funktioner, der er tilgængelige på et forretningstelefonsystem. Hvert mærke er anderledes, så spørg sælgeren for en komplet liste over muligheder.

Auto ledsager tager normalt sted for en receptionist ved at præsentere opkaldere med en liste over muligheder for at lede deres opkald (f.eks. "Tryk 3 for at tale med nogen i salg"). Det kan også lade opkaldere ringe direkte til en parts udvidelse.

• Konferencefunktioner tillader to eller flere udvidelser at oprette forbindelse til deling i en samtale. Normalt er standard to. Hvis du har brug for mere end to, spørg, hvad maksimalt antal deltagere er. Nogle systemer tillader kun interne udvidelser at blive afholdt. Hvis du har brug for eksterne konferenceopkald, spørg også om det.
• Automatiseret telefonbog tillader opkaldere at opsøge en medarbejders forlængelse ved at indtaste de første par bogstaver i deres navn.
• Voicemail tillader beskeder for medarbejdere, der ikke er tilgængelige eller på telefonen. Nogle systemer kan videresende voicemail meddelelser til en medarbejders e-mail og tillade separat tredjeparts voice mail udstyr at interface med deres udstyr. Afhængig af prissætning kan dette spare dig penge.
• Opkald Hold er evnen til at foretage et opkald i venteposition, mens brugeren deltager i andre forhold. Normalt inkluderet i systemet.
• Viderestilling giver brugeren mulighed for at viderestille alle opkald til en anden lokalnummer eller til talepost midlertidigt.
• Hurtigopkald gemmer ofte brugte telefonnumre og giver brugeren mulighed for at ringe op med en knap eller to. Det er en nyttig tidsbesparelse til ofte kaldte numre.
• Genopkald giver det sidste nummer, der kaldes om at blive genopkaldt med et tryk på en knap.
• Personsøgning tillader en bruger at tale over et offentligt adressesystem for at ringe til en medarbejder eller give meddelelser.
• Music on Hold giver dine opkaldere noget at lytte til, mens de er i venteposition. Det kan være musik eller forudindskrevne meddelelser, der annoncerer din virksomhed.
• Back Up Power vil give en alternativ strømkilde i 10 til 60 minutter i tilfælde af strømafbrydelse.

Avancerede funktioner

Avancerede funktioner vil tilføje betydelige omkostninger til det samlede system og vil tilføje en løbende pris over systemets levetid. Dette kan dog kompenseres af reduceret kundeservice og tidsbesparende fordele, de bringer.

• Funktionen Remote Location muliggør enkle forbindelser til medarbejdere på stedet eller mindre fjernkontorer ved simpelthen at ringe til en intern udvidelse.
• Find mig / følg mig giver brugerne mulighed for at videresende deres telefon på forespørgsel til en anden telefon, mobiltelefon, hjemme telefon, sekretær mv.
• Computer Phone Integration (CTI) gør det muligt for telefonsystemet at interagere med et computersystem. Eksempler er evnen for en bruger at klikke på et telefonnummer på skærmen og få telefonsystemet automatisk at ringe op til nummeret (reducerer forkerte tal og sparer tid); eller overførsel af kundens telefonnummer til en computer, når de ringer for at hente kundens konto og vise det på skærmen for medarbejderen, før de besvarer telefonen. Denne mulighed er meget dyr.

Hvor stort systemet skal være

Det næste spørgsmål du skal svare er, hvor du vil have telefonerne. Følgende liste identificerer fælles steder, hvor du vil finde en telefonudvidelse:

• Receptionist
• Hvert kontor
• Faxmaskine
• Kreditkortsterminaler, dataporte
• Konferencerum
• Butik / lagergulv
• Offentlige områder (venteværelse, ganger, indgangsmetoder mv.)

Dernæst skal du bestemme, hvor mange samtidige telefonopkald der kommer ind og forlader kontoret. Summen af ​​indgående og udgående opkald på et givet tidspunkt er antallet af linjer (eller trunker), som du har brug for.

Almindelige konfigurationer er 3, 8, 12, 16, 24 eller 48 linjer. Større systemer har ekspansionsspor, så du kan tilføje flere linjer på et senere tidspunkt. Husk at tage højde for fremtidig vækst (25% er ikke ualmindeligt). Vigtigt: Hvis du undervurderer dette, vil opkaldere få et optaget signal, hvis alle linjerne er i brug.

Find en telefonsystemforhandler

Find en forhandler er ikke svært. For det første kan du søge på internettet for "Telefonudstyr & tilbehør" for at finde en forhandler tæt på dig.

Handels- og kontorteknologi messer er også gode steder at starte. Ikke alene vil du kunne møde salg og støtte folk, men du kan også prøve et system også.

Endelig er den bedste måde at spørge om. Spørg folk, du ved, hvem der har forretning med et kontor. Du kan også få deres vurdering af kvaliteten af ​​udstyret og serviceniveauet, der blev leveret.

Beregning af samlede omkostninger

Systemets samlede omkostninger består af følgende komponenter:

• Baseenhed / System er den enhed, der styrer hele telefoninfrastrukturen.Omkostningerne er afhængige af antallet af funktioner, du har, antallet af telefonsæt, det kan håndtere, og antallet af linjer, der kommer fra telefonselskabet.

• Håndsæt / Skrivebordssæt er enhederne, der sidder på skriveborde eller er fastgjort til væggen. De kommer i flere forskellige stilarter, evner og priser. Priserne kan variere fra $ 70 til $ 1, 000. Eksempler er: Basic (billigste), Mid-level, Executive / High-End, Receptionist Sets (dyreste) og Conference Table Units. Andre muligheder omfatter håndfri headset og trådløse forbindelser. De fleste håndsæt er proprietære og vil kun fungere med et basissystem fra den pågældende producent. Hvis du udskifter et eksisterende telefonsystem, kan prisen på alle nye håndsæt (hvis du ændrer mærker) muligvis opgradere til den næste højere model, den eneste overkommelige løsning, du har.

• Ledningsføring er organets blodkar og må ikke marginaliseres. Hvis du opbygger et kontor, skal du installere ekstra ledninger og beholdere i ethvert område, du tror, ​​du måske har brug for en telefon i fremtiden. Omkostningerne vil være en brøkdel af prisen, hvis du skal gå tilbage senere og slå huller i lofter og vægge. Hvis du installerer det i en bygning med eksisterende ledninger, skal forhandleren kontrollere ledningerne for kompatibilitet, før du underskriver kontrakten.
• Installation og Initial Configuration er den mest tidskrævende del af projektet. Telefonsystemer virker ikke lige udenfor kassen og skal sandsynligvis installeres og oprindeligt konfigureres af en uddannet tekniker. For at komme i gang så hurtigt som muligt skal du sørge for at dette er inkluderet i kontrakten. Andre muligheder, der kan forhandles, er vedligeholdelse, fremtidige ændringer og træning for dine medarbejdere.

Lav den endelige beslutning

Den endelige beslutning hviler på dine skuldre. Telefon system sælgere kan være aggressiv, men husk at du er "kunden" og du er ansvarlig. For at få den bedste pris for det ønskede system, lever dine krav til flere virksomheder og lad dem byde på projektet. Sørg for at få et detaljeret forslag, der dækker alle de områder, der er beskrevet ovenfor.

Du får ikke tilbage en sammenligning af æbler-til-æbler, så spørg om, at omkostningerne ved funktionerne er angivet separat (eller detaljeret, hvis de er inkluderet som en pakke af funktioner). Dette vil give dig mulighed for at bestemme, hvad der forårsager prisforskellene. Hvis du stadigvæk er usikker på en klar leder, skal du bede om at se en demo på en eksisterende kundes websted. Til sidst sammenligner du forslagene og vælger den der opfylder dine behov, giver mulighed for vækst og vigtigst af alt, føler du dig mest trygge.