Introduktion til Indkøbsmodulet i SAP

Introduktion til Indkøb i SAP

Virksomheder af enhver størrelse bruger deres forsyningskædefunktion til at købe varer enten til fremstilling af færdige varer eller for at levere tjenesteydelser. Inden en indkøbsafdeling kan købe materiale i SAP, skal afdelingens unikke infrastruktur konfigureres.

For at designe en struktur, som bedst opfylder virksomhedens behov, skal du forstå SAP organisationsstruktur og de beslutninger, en indkøbsafdeling skal lave.

SAP Purchasing Organizational Structure

Hver indkøbsafdeling er unik, men organisationsstrukturen defineret inden for SAP giver et selskab mulighed for at vedtage bedste praksis for at maksimere systemets fordele.

• Indkøbsorganisation - Dette er det højeste niveau af indkøbsinfrastrukturen. En indkøbsorganisation defineres som en gruppe af indkøbsaktiviteter, som er knyttet til hele eller en bestemt del af virksomheden.

Hvis et firma har et stort antal geografiske lokaliteter, kan hvert område have deres egen indkøbsorganisation. En lille virksomhed med en eller to placeringer må dog kun bruge en indkøbsorganisation.

• Indkøbsgruppen - Indkøbsgruppen kan defineres som en person eller gruppe af personer, der beskæftiger sig med en bestemt vare eller gruppe af produkter, der købes gennem indkøbsorganisationen.

I større organisationer er der ofte grupper af indkøbsfagfolk i indkøbsafdelingen, der arbejder sammen med visse leverandører eller leverandører.

Indkøbsdokumenter

Der er en række indkøbsdokumenter, der bruges ved at købe afdelinger i SAP.

• Købsrekvisition - Hvis et produkt er påkrævet gennem produktionsplanlægningsprocessen, kan en indkøbsrekvisition genereres. Produkter og tjenester, der ikke indgår i planlægningsprocessen, kan anmodes manuelt ved brug af en indkøbsrekvisition.

En rekvisition kan oprettes af autoriserede brugere, og de vil enten anmode om varer fra et webbaseret katalog eller ved at indtaste rekvisitioner direkte i SAP-systemet. Hvis der rekvireres en rekvisition for en vare, der ikke er købt før, kan en forespørgselstilmelding oprettes og sendes til eksisterende eller nye leverandører.

• Forespørgsel om tilbud - Hvis produktet ikke kan købes hos den kontrahentede leverandør eller prisen og kvaliteten ikke er acceptabel, kan indkøbsafdelingen sende en ny eller eksisterende leverandør en RFQ-anmodning.

Leverandøren kan gennemgå RFQ og sende tilbage deres bedste pris og betingelser for varerne.

• Citat - Når leverandøren sender deres citater tilbage, kan de indgå i SAP, og indkøbsafdelingen kan derefter gennemgå og sammenligne.

Der kan være nogen forhandling med leverandørerne for det bedste tilbud, hvor indkøbsafdelingen vil forsøge at få gunstigere leveringstider, rabatter eller fragtomkostninger.

• Indkøbsordre - Dette er et handelsdokument udstedt af en indkøbsafdeling til sælgeren, som identificerer den ønskede vare eller tjeneste, mængder og forhandlet pris, som leverandøren og indkøbsafdelingen har aftalt.

Det er muligt at indstille systemet, så en leverandør skal anerkende, at de har modtaget indkøbsordren.

Det er også muligt at kræve, at sælgerne sender et avanceret fragtbrev, så det er muligt at vide, hvornår varerne skal leveres.

• Kontrakter - I stedet for en enkelt købsordre hos en sælger er det muligt at oprette en kontakt, hvor sælgeren accepterer at sende en vis mængde af varerne over en bestemt periode.

Kontrakten kan også være en værdi kontrakt, hvor i stedet for en mængde; kontakten er for en samlet mængde varer købt over en vis periode.

• Planlægningsaftale - Denne aftale med sælgeren betyder, at der vil blive indgået en kontrakt om levering af varerne med tidsintervaller over en periode.

SAPs Indkøbsfunktion blev designet, så brugerne kan hjælpe deres organisationer med at give deres kunder de ordrer, de ønsker, når kunderne ønsker disse ordrer - og opnår det ved at bruge så lidt på lager som muligt.

Denne SAP købsartikel er opdateret af Gary Marion, Logistics and Supply Chain Expert.