Dokumentationens vigtighed

Dokumentation er den skriftlige og tilbageholdte rekord af ansættelsesbegivenheder. Dokumentation består af regeringsmæssige og juridisk mandatiserede elementer, dokumenter, der kræves af virksomhedspolitik og praksis, dokumenter foreslået af bedste Human Resources-praksis og formel og uformel registrering af ansættelseshændelser.

Dokumentation Om en ansættelseskonto

Dokumentation er en skriftlig oversigt over medarbejderens handlinger, diskussioner, præstationsbegivenhedshændelser, vidnepolitiske overtrædelser, disciplinære handlinger, positive bidrag, belønning og anerkendelse, undersøgelser, manglende opfyldelse af krav og mål , præstationsevaluering og meget mere.

Dokumentation gør det muligt for arbejdsgiveren eller medarbejderen at bevare en skriftlig oversigt over de hændelser og diskussioner, der opstod omkring en bestemt begivenhed. Dokumentation af ansættelsesforholdet indeholder en skriftlig rekord, der kan være nødvendig for at understøtte sådanne handlinger som medarbejderfremme, lønnet lønninger og disciplinære tiltag, herunder ansættelsesafslutning.

Dokumentation om medarbejdere er generelt både positivt og negativt, når det er nødvendigt. Det er faktisk og ikke fordømmende. Det beskriver begivenheder, da de opstår, ikke seernes synspunkter og tanker om arrangementet. Dokumentationen beskriver også de handlinger, der blev taget i bemærkelsesværdige tilfælde, f.eks. Når du giver formel medarbejder anerkendelse eller træffer disciplinære handlinger.

Husk at du skal oprette dokumentation så tæt på, når hændelsen sker som muligt, så dokumentationen er rettidig, detaljeret og præcis.

I en retssag er dokumentation om medarbejderens tidligere præstationer ofte kritisk for det resultat, som arbejdsgiveren oplever fra arrangementet.

Et målrettet billede af medarbejdernes præstation uden at fokusere udelukkende på de negative begivenheder.

Typer af dokumentation

Politikker, procedurer, medarbejderhåndbogen og præstationsudviklingsplaner er også former for dokumentation, der registrerer forventet medarbejderadfærd og arbejdspladskrav for at opretholde en ordnet og retfærdig arbejdsplads, hvor medarbejderne ved, hvad der forventes af dem .

Dokumentation er også den skriftlige rekord af de anklagedes, anklagerens og vidnernes udtalelser om fjendtlige arbejdspladsbegivenheder, der involverer misbrug af ansatte som seksuel chikane.

Dokumentation kan være formel og beholdt i medarbejderens personaledatabase. Medarbejdere forventes at underskrive denne dokumentation for at anerkende, at de har modtaget en kopi og har gennemgået indholdet. (Signaturen betyder ikke enighed med erklæringerne i dokumentationen.)

Denne dokumentation omfatter også sådanne permanente poster som den underskrevne ansættelsesansøgning, skriftlige ansættelsesreferencer, ansøgningsmaterialer som genoptagelser og følgebrev og baggrundskontrol. Bortset fra medarbejderpersonalfilen opretholdes en dokumentation som I-9-formularen, der verificerer medarbejdernes berettigelse til at arbejde i USA, ligesom lægejournaler, FMLA-poster og så videre.

Dokumentation kan også være uformel som i en leders fortegnelse over hans eller hendes diskussioner med en medarbejder i løbet af et år. Det er vigtigt, at ledere opretholder denne dokumentation på alle deres rapporteringsmedarbejdere; ingen medarbejder bør udpeget på grund af ydeevne. (Dette kan fortolkes som diskrimination på et senere tidspunkt.)

Anvendelse af dokumentation

Dokumentation af kritiske hændelser, hvad enten det er positivt eller negativt, anbefales også, så ledere har en oversigt over medarbejdernes præstationer over en periode.

Dokumentation bruges på andre måder i organisationer. Disse kan omfatte procedurer, arbejdsinstruktioner og instruktioner til edb-software, for at nævne nogle få, men for Human Resources-funktionen er disse almindelige anvendelser af dokumentation. Og disse er instruktioner om, hvordan man dokumenterer korrekt.

Præstationsdokumentationsprøver

Dokumentation om medarbejderens præstationer giver dig mulighed for at disciplinere, afslutte eller retfærdigt fremme, belønne og genkende medarbejdere. Uden dokumentation er det vanskeligt - og potentielt risikabelt for arbejdsgiveren at gøre en sag for nogen af ​​disse handlinger.

Arbejdsgiveren skal undgå enhver mulig beskyldning om diskriminerende behandling af medarbejdere.

Ved lovlighed skal gode arbejdsgivere skabe et arbejdsmiljø, der er retfærdigt, konsistent og understøttende af medarbejdermål og karriereplaner.

Dette miljø understøttes af lederens faglige dokumentation af medarbejdernes præstationer - både lovlig adfærd og handlinger med behov for korrektion eller forbedring. Tidligere blev dokumentationen diskuteret i detaljer. Disse prøver giver dig flere eksempler på passende dokumentation.

Dokumentationsprøver

Forkert:

Mark er normalt sent for arbejde. Mark savner for meget arbejde.

Højre:

1. april: Mark kaldte syge og savnede 8 timers arbejde.

4. april: Mark ankom til arbejde på 10 a. m. , to timer for sent fra hans planlagte starttidspunkt.

6. april: Mark planlagt en læge og derefter opholdt sig for at få en ny ovn installeret.

12. april: Mark kaldte syge og savnede 8 timers arbejde.

Mary er upålidelig. Hun gør næsten aldrig hvad hun har forpligtet sig til at gøre.

Højre:

2. maj: Mary lovede det første udkast til produktforslaget ville være tilgængeligt til revision på dagens ugentlige møde. Mary udarbejdede ikke et udkast til dokument som forventet. Sagde hun havde været for travl, og de mennesker, hvis hjælp hun havde brug for, var ikke kommet tilbage med hende.

Manager svarede: Hvilken hjælp havde du brug for? Information? Hvem er ikke kommet tilbage til dig og hvad havde du brug for fra dem?

Carl og Michael havde brug for at opdatere Mary om deres fremskridt.

Hvad gør dig så travlt, at du ikke har tid til at følge med på dit engagement? Gør for mange forpligtelser med begrænsede timer til at opfylde dem.

Hvad kan jeg gøre for at hjælpe dig?

Hvornår stiller du udkastet til dokument til rådighed for gennemgang?

Disse prøver giver et overblik over, hvilken effektiv dokumentation der ligner i forhold til dokumentation, der er skrevet forkert. Følg dette råd til effektivt og lovligt at dokumentere politikker, præstationer og begivenheder på din arbejdsplads.

Ansvarsfraskrivelse: Vær opmærksom på, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.