9 Trin til en mere produktiv arbejdsdag

På dagens hektiske arbejdsplads har nedskæringer og stigende arbejdsbyrder tvunget os til at arbejde smartere. Tim Kehl, en specialist for balance mellem arbejde og liv i Madison, Wisconsin, tilbyder et par tips nedenfor om, hvordan man arbejder smart og effektiv.

For yderligere strategier, gennemgå disse tips til tidshåndtering og tips til arbejde og livsbalance.

Sådan arbejder du smart og vær mere effektiv

Brug af tid mere effektivt er en vigtig færdighed, som alle fra receptionisten til den administrerende partner kan lære.

Ved at vedtage den rigtige kombination af tidshåndteringspraksis kan du reducere stress og spare dig op til en time om dagen. Nedenfor er ni tips om, hvordan du arbejder smart og effektivere.

1. Brug teknologi til at blive organiseret. Du kan ikke være din mest produktive, hvis du er uorganiseret og omgivet af rod. Slip af de tilfældige bunker papirer og noter og brug et simpelt elektronisk arkiveringssystem. Der er mange softwareprogrammer, der kan hjælpe dig med at organisere et bredt udvalg af kunde- og produktoplysninger, så du hurtigt og nemt kan få adgang. Også vedtage et personligt planlægningsprogram, der giver dig mulighed for at holde en kalender, opgavelister, arbejdsplaner og et katalog over kontakter.

2. Grupper indgående meddelelser. Ved konstant kontrol og besvarelse af din e-mail, telefonsvarer og andre meddelelser afbrydes kun dit tankegang og hæmmer produktiviteten, især i job, der kræver kreativ, innovativ eller strategisk tænkning.

Lær at svare på indgående meddelelser i satser og overvej at kontrollere dem kun tre eller fire gange om dagen.

3. Adopt en "one-touch" tilgang. Brug "Do, Delegate, Delete eller File" princippet til at håndtere e-mails, breve, regninger, tekstbeskeder, talemeddelelser og andre anmodninger.

4. Dråbe tid wasters. Meget tid er spildt på jobbet ved at udsætte, gøre "travlt arbejde", besøge distraherende websteder (især sociale medier), deltage i unødige møder, overredigeringsrapporter og interagere med chatty kolleger, som altid sladrer eller klager.

koncentrere dig om de opgaver og aktiviteter, der rent faktisk "flytter nålen" af virksomheden og reducere eller fjerne dem, der ikke gør det.

5. Tag hyppige mini-pauser. Selv de travleste mennesker har brug for at rydde deres sind og strække deres ben nu og igen. Medtag regelmæssigt en fem til ti minutters adskillelse væk fra dit skrivebord. Tag en rask tur udenfor, hvis du kan, gør nogle stretchøvelser eller gå op og ned ad trappen et par gange. Tal med en person, du nyder. Drik vand. Spis en sund snack som frisk frugt og grøntsager. Kortvarigt at træde væk fra dit arbejde vil slappe af din krop og forynge dit sind. Derudover vil du være mindre frazzled når du vender hjem om aftenen.

6. delegerede. Du behøver ikke at gøre alt. Virkelig. Andre mennesker er helt i stand til at håndtere nogle af de opgaver, du generelt reserverer for dig selv. Overvej hvilke opgaver du kan dele med andre. Start så langsomt at pakke ud nogle af disse ansvar. Dette giver dig mulighed for at fokusere på dine højt prioriterede emner, samtidig med at dine kollegaer får mulighed for at vokse og skinne.

7. Lær at sige nej. Sådan et lille ord, alligevel så svært at sige. Når nogen beder dig om at gøre noget, der ikke er din lidenskab eller prioritet, høfligt men fast ned.

Husk dig selv at sige nej til en ting giver dig frihed til at sige ja til noget andet, der er mere tilfredsstillende og mere værdigt for din tid og færdigheder.

8. Stop med at stræbe efter perfektion. Du kommer sjældent til det, og det er næsten altid unødvendigt. Perfektionisme fører ofte til mikrostyring, dårlige forhold til kolleger, udskydelse, lav produktivitet, depression, stress og angst. De mest succesrige mennesker er dem, der er tilfredse, når et job er godt udført og redder deres behov for perfektion for de få, virkelig vigtige ting.

9. Ved hvornår du skal bede om hjælp. Hvis du er overvældet på arbejdspladsen, og det forårsager unødig stress, må du ikke lide i stilhed. Skub Superwoman / Superman-billedet og forklar din situation til din chef eller vejledende. Uholdbare arbejdssituationer kan normalt lindres, men det vil tage en vis selvsikkerhed fra din side.

Hvis et afbalanceret liv fortsætter med at elude dig, eller hvis du oplever kronisk stress, skal du tale med en professionel (en rådgiver, mental sundhedspersonale eller præsteperson). Udnyt de tjenester, der tilbydes af din medarbejderstøtteprogram (EAP). At give dit liv mulighed for at overvælde dig hver uge, måned efter måned, kan føre til alvorlige fysiske, mentale og sociale problemer. Vær positiv, og ved at der findes løsninger på dine problemer, men du skal søge hjælp.