Gør disse bestyrelsesmøder ikke fejl!

Alle stater kræver, at virksomhederne tager og distribuerer møder, og alle stater kræver, at bestyrelsen holder mødemøder. Men der er ingen specifikke regler om, hvad der skal inkluderes i bestyrelsesmøder og hvordan man tager disse minutter. Der er helt sikkert fejl, du kan gøre ved at tage minutter, der kan gøre livet i dit bestyrelse vanskeligere.

Hvorfor tage møder i selskabets bestyrelse?

Der er faktisk flere grunde til at tage og registrere minutter på dine virksomhedsmøder.

Den første og vigtigste årsag til at tage møder er at registrere, hvad du har valgt. Jeg har sat ombord på møder, hvor ingen kunne huske en beslutning truffet af bestyrelsen for nogle måneder siden. Har noget skriftligt for din virksomhed,

Den anden grund til bestyrelsesmøder er til fiktive og ansvarlige formål. Bestyrelsesmedlemmer har en tillidsposition. De træffer beslutninger om penge investeret af selskabsaktionærer, og de skal kunne bevise, at de handlede klogt, i selskabets bedste interesse og uden interessekonflikter. At have bestyrelsesmøder hjælper bestyrelsen med at bevise, at de handlede i god tro og undgå personligt ansvar for deres handlinger.

Den tredje grund er til skattemæssige formål. Et selskab er en separat enhed fra de enkelte aktionærer. For at være sikker på at du holder den adskillelse, giver bestyrelsesmøder et rekord.

Uden dem kan IRS eller statslige organer negere virksomhedens skattestatus. Et selskab, der ikke viser det, fungerer som en enhed, der er adskilt fra ejerne, kan skabe en vanskelig skatte situation.

Der er en balance for virksomhederne at stræbe efter mellem at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne gør deres pligt og bliver beskyttet mod lange, ubesværede bestyrelsesmøder, der spilder medlemstiden.

Vi vil adressere denne balance i denne artikel.

Nu hvor vi har diskuteret årsagerne til at tage bestyrelsesmøder, er der nogle fejltagelser, som virksomhederne gør, og nogle tanker om, hvordan man retter dem.

Ikke at oprette og distribuere en dagsorden før mødet

En anden stor fejl foretaget af virksomheder på deres bestyrelsesmøder er ikke at opstille en dagsorden før mødet og ikke at distribuere dagsordenen og relevante dokumenter før mødet. Dagsordenen bør indeholde specifikke tidsmængder for hvert punkt på dagsordenen. At have en bestemt dagsorden gør mødet ikke mere glat, men det tillader bestyrelsen (og alle, der læser protokollen senere), at kende den relative betydning af hver enkelt ting på dagsordenen.

Det betyder ikke noget, der ikke kan komme på dagsordenen, hvis det er vigtigt og uopsætteligt, men emner kan tilføjes til dagsordenen ved afstemning.Og meget, der er presserende, bør håndteres af ledere, ikke bestyrelsen.

Manglende vigtige dele af bestyrelsesmødet Protokollen

Skabelonen til bestyrelsesmøder bør indeholde:

• Dato, tidspunkt og sted for mødet
• Begyndelses- og sluttidspunkt og tider tildelt bestemte emner på dagsordenen
• Hvilken type bestyrelsesmøde - regelmæssigt, specielt eller årligt (alle stater kræver, at virksomheder skal have et årligt møde)
• Hvem var til stede, noterede direktører, gæster og medarbejdere, og hvilke bestyrelsesmedlemmer ikke var til stede. Navnene på nogen, der kommer sent eller forlader tidligt, skal noteres.
• Angiv, om et quorum er til stede. Et quorum kræves sædvanligvis af selskabets vedtægter for eventuelle stemmer, der skal tages. Kvorumkravet er normalt mere end halvdelen af ​​medlemmerne. (For en bestyrelse på ni medlemmer, for eksempel skal fem medlemmer være til stede i et quorum).
• Hvis præsentationer er givet af udvalg eller andre, skal nævnes navn og titler af præsentanter.

Møder for særligt

Det er sandsynligvis den største fejlplade, der kræver at kræve detaljerede oplysninger om diskussioner (nogle gange argumenter) og processer. Møderne skulle afspejle resultaterne af beslutninger, ikke hvem sagde hvad i diskussionen. Lad os sige, at dit bestyrelse stemmer om et forslag om at sælge en ny produktlinje.

Mødet minutter bør sige: "Motion til at tilføje en ny krydderier. Bevægelse udstationeret og godkendt, med så forskelligartet." Hvis gruppen havde en diskussion, skal du registrere længden af ​​diskussionen og opsummere den, men du behøver ikke at gå i detaljer om diskussionen.

Protokoller, der ikke er specifikke nok

I den anden ende af spektret er nogle minutter ikke specifikke nok til at give oplysninger og holde medlemmerne ude af problemer. Hvis beslutningen ikke var enstemmig, en oversigt over hvilke bestyrelsesmedlemmer afviste, som undlod at stemme (og bemærk, om aflysten var på grund af en potentiel interessekonflikt).

Mens du ikke behøver at registrere blow-by-blow af hver diskussion, eller hvem sagde hvad. Men der skal være nok information i protokollen til at afspejle diskussionsånden.

Bestyrelsesmøder for lang

Ingen kan lide lange møder, men der er nogle måder at forkorte mødet og protokollen på. Du vil muligvis gerne spare bordsmødetid ved at oprette en samtykkeagenda. Grundlæggende er denne dagsorden en liste over problemer, der kan håndteres hurtigt uden diskussion. Listen kan indeholde minutter fra det foregående møde, finanser og rapporter fra udvalg eller administrerende direktør.

Samtykke dagsordenen og rapporter og andre oplysninger skal udleveres før mødet, så medlemmerne har mulighed for at læse dem. Så på mødet er samtykke dagsordenen en del af mødet. Ethvert bestyrelsesmedlem kan rejse et spørgsmål eller et spørgsmål om samtykke dagsordenen, men hvis der ikke er nogen problemer, kan hele samtykke dagsordenen afgives på en gang.

Den forkerte type beslutninger

En bestyrelse træffer beslutninger om den overordnede politik.De daglige beslutninger træffes af selskabets ledere på grundlag af denne politik. Nogle gange styrer overordnede og prøver at træffe beslutninger, der bedst overlades til ledelsen.

Ikke godkendelse af protokollen

Det er fristende, i trængsel og travlhed på bestyrelsesmøder, at glemme at godkende protokollen. Men det er vigtigt at sikre, at protokollen korrekt afspejler både brev og ånd af mødet. Protokoller betragtes som "udkast" indtil godkendt.

Uden at holde mødereferater

Efter alle de problemer, du går i for at holde gode minutter for dit firma, skal du ikke glemme at holde dine forretningsforbindelser et eller andet sted sikkert og tilgængeligt. Opret en proces til at holde minutter i en virksomhedsregistreringsbog eller "i skyen" i en adgangskodebeskyttet fil.

Glemmer at anerkende virksomhedssekretærens rolle

De fleste af de opgaver, der vedrører forretningsministre, henhører under selskabets sekretærs domæne. At være en god corporate sekretær er en kunst, og disse individer er ofte ikke anerkendt nok. Sig "tak" til denne person regelmæssigt.

Ikke inkluderende en advokat som rådgiver for din bestyrelse

Oplysningerne i denne artikel er ikke beregnet til at være skatte- eller juridisk rådgivning, og forfatteren er ikke advokat. Uanset om dit selskab er privat eller offentligt (med børsnoterede aktier), skal du have en advokat, der rådgiver dig om, hvordan du tager virksomhedens minutter og at være til stede på vigtige bestyrelsesmøder for at sikre dig og din bestyrelse beskyttelse.