Evaluering af lønprogrammer til din lille virksomhed

Træk du dit hår over lønningslisten? At lave din egen lønningsliste, selv for kun én medarbejder, har mange faldgruber for den lille virksomhedsejer. Der er meget at vide, og det er en smerte at holde fast i mange føderale, statslige og lokale lovgivningsskatteregler. Derudover har du frister for at mødes, for betalinger og rapporter til alle disse agenturer.

Det er ikke underligt, at mange små virksomheder vender sig til lønningstjenester for disse opgaver.

Men hvilken lønningstjeneste er den bedste?

Hvad er lønningstjenester?

Der er to former for lønningstjenester: online-tjenester og (for manglende bedre sigt) personlige tjenester. Online-tjenesterne kan være apps eller onlinebaserede. De personlige tjenester er en virksomhed ejet af en person, der kan gøre lønnet online eller som kan være lokal.

Evalueringsprocessen fungerer på samme måde for begge former for lønningstjenester. Men denne artikel vil fokusere på onlinetjenesterne. Her er nogle funktioner, du bør tage i betragtning:

Hvor meget koster en online lønningstjeneste?

Det første, virksomhedsejere spørger, når man leder efter en lønnetjeneste, er "Hvor meget koster det?" Mens omkostningerne er vigtige, er andre faktorer lige så vigtige.

Overvej omkostningerne ved tjenesten nu og ind i fremtiden. Hvis du har en meget lille forretning med kun en eller to medarbejdere, kan du begrænse dine omkostninger ved at bruge en skalerbar service, hvor prisen er minimal for kun få medarbejdere, og som øges, når du tilføjer medarbejdere og tjenester.

For de fleste af de lønningstjenester, jeg så på, er prisen pr. Måned, så du kan ændre når som helst. De fleste baserede omkostningerne på antallet af ansatte. Nogle tilbyder en 1099 mulighed for at betale entreprenører, leverandører eller frilansere. (Du vil finde en kort liste med omkostninger i slutningen af ​​denne artikel.)

Omkostningerne kommer i to niveauer for nogle af ydelserne: En grundlæggende service, der kun beregner og leverer paychecks, med måske en W-2-service og en fuld service option, der også gør indbetaling og betaling af lønninger skat og skatteansøgninger, herunder Form 941 (kvartalsvise lønningsskatte indberetning formular).

Hvad skal en fuld-service lønningstjeneste indeholde?

1 . Opsætning, træning og dashboard. Systemet skal være let at konfigurere. Du skal have et dashboard til at guide dig igennem processer og tillade dig at kontrollere aktiviteter som arkiver og lønsedler. Uddannelsen skal være enkel, med gode videoer, der hjælper dig med at arbejde gennem de forskellige processer. Hvilket niveau af lønningskendskab antager de, at du har? De fleste virksomhedsejere har ringe viden, så din service skal give detaljeret grundlæggende viden om lønningsbetingelser, lønsedler og arkiver.

2. Lønsedler . Hvert af disse systemer giver dig mulighed for at indtaste oplysningerne for hver medarbejder, herunder W-4 formular for føderal indkomstskat tilbageholdenhed og andre oplysninger, der er nødvendige for at forberede lønsedler. Systemer skal give dig mulighed for at skrive trykte checks eller have direkte afleverede checks (den bedste måde). Tjek med din bank på sine krav.

3. W-2 formularer. Din tjeneste skal give dig W-2-formularer , den årlige medarbejderløn og skatteinformationsformular du skal give til medarbejderne i januar. Alternativet til fuld service bør også sende disse formularer til Social Security Administration for dig på det rette tidspunkt.

4. Fil- og indbetalingskort. Dette er nok den vigtigste tjeneste.

At have nogen fil og betale disse skatter er et stort ansvar. Et fuldservice system skal indlæse alle relevante lønningsskat og arbejdsskatte dokumenter til dig. De bør foretage betalinger på dine vegne med de relevante føderale, statslige og lokale reguleringsagenturer. Skemaer skal indeholde Formular 941 - Kvartalsvis Løn og Skatteerklæring og Skatteformularer for føderal og statslig ledighed.

Tjenesten skal også holde styr på statslige og lokale lønningsafgifter, hvilket er en stor hjælp, hvis du har medarbejdere, der arbejder i forskellige byer og stater.

Hvilke andre funktioner skal jeg forvente?

Skattegarantier. Din tjeneste skal garantere, at skatformularer vil blive sendt inden alle frister og at betalinger vil blive foretaget til tiden, så du ikke pådrager bøder eller sanktioner. Tjenesten skal acceptere at betale bøder eller straffe for sen indgivelse eller betaling.

Hvis de ikke giver denne garanti, må du ikke bruge dem.

Mobil tilgængelighed. Du skal kunne få adgang til betjeningspanelet og foretage ændringer, sende oplysninger på din computer, mobiltelefon eller tablet eller endda ringe til oplysninger.

Medarbejder selvbetjening. Nogle af disse tjenester har et dashboard, som medarbejdere kan logge ind på og få oplysninger om deres årlige lønsedler. De kan muligvis ændre W-4 information online.

Integration med dit regnskabssystem. At have din lønningstjeneste integreret med dit regnskabssystem sparer dig tid og penge. Intuit Payroll sælges kun med QuickBooks Online, så det kan være en god mulighed for dig, hvis du allerede har QBO. Patriot-softwaren har et regnskabssystem, som du kan føje til din lønningstjeneste.

Andre vigtige spørgsmål at stille

Support og service. Denne ene er virkelig vigtig. Der sker ting, og lønsedler skal køres på bestemte tidspunkter. Du skal vide, at din tjeneste er tilgængelig og hjælpsom.

Det højeste serviceniveau er telefonopkaldet. Hvilke timer har helpdesken?

Det næsthøjeste niveau er chat. Hvad er deres timer?

Det tredje niveau er e-mail. Hvor hurtigt svarer din tjeneste på e-mails?

Kontroller i løbet af prøveperioden eller de første 30 dage, at du kontakter flere gange for at vurdere den leverede support.

Opdateringer. Lønsafgiftskrav og skattesatser ændres altid.Når du evaluerer systemer, spørg, hvordan de opdaterer deres software og hvordan de kommunikerer disse opdateringer til dig.

Sikkerhed. Hvor sikkert er deres system? Er det i skyen (sandsynligvis)? Hvor ofte sikkerhedskopieres de?

Andre ekstra tjenester, du måske vil have

1099 Service. Nogle af disse systemer har et tillæg (til ekstra omkostninger), der giver dig mulighed for at betale kontraktarbejdere, leverandører og freelancere og udstede 1099-MISC-formularer til dem (svarende til W-2-formularer for medarbejdere). Tjenesten skal også give arkivering af 1099-MISC-formularer til IRS.

Sikkerhedskopiering . Hvis du betaler ikke-ansatte, skal du muligvis have backup tilbageholdenhed taget fra deres betalinger. Hvis du har 1099-tjenesten, skal din tjeneste kunne gøre det og udstede rapporter.

Hvor skal man kontrollere potentielle tjenester

Når du har indsnævret dit valg til et par tjenester, skal du tjekke dem ud. Tjek online ratings, men ikke afhængig af dem for meget. Et bedre sted at tjekke er Better Business Bureau. Se hvilke klager der er blevet indgivet til dette firma, og hvordan de er blevet løst.

Hvad skal nogle Payroll Services overveje?

Du finder mange lønningstjenester, hvis du søger online. Her er blot nogle få at starte din søgning med. Jeg har valgt fuld service mulighed for hver.

I ntuit Fuld Service Løn. Denne tjeneste er et tilføjelsesprogram til QuickBooks Online. Prisfastsættelsen afhænger af hvilken version af QBO du ønsker og niveauet for lønningstjenester, du har brug for. Prisen er månedlig.

Patriot Payroll Software . Deres fuldtidsbetalingssystem starter med $ 25 om måneden for en medarbejder, der øges med antallet af medarbejdere.

Paychex. Deres system er baseret på antal medarbejdere. De kræver et skriftligt bud fra en potentiel kunde, inden de frigiver prisoplysninger.

Gusto : Deres prisfastsættelse er $ 39 pr. Måned basispris plus $ 6 pr. Måned pr. Person (jeg antager det betyder per person betales).

ADP har tre løntrin, inklusive HR. Ingen prisfastsættelse var tilgængelig.

Sådan afprøves et lønsystem

Et sidste problem: Problemet med at prøve disse systemer er, at de kræver, at du "går live", og du kan ikke udstede lønsedler mere end én gang. Patriot og Gusto har demo-versioner, du kan prøve. ADP har to gratis måneders løn, men det betyder at du er forpligtet efter at have kørt to måneder med deres system.