Konstruer hovedbogen til din lille virksomhed

Hovedregnskabet er den primære regnskabsfortegnelse for din virksomhed, hvis du bruger dobbelt bogføring. Det er en komplet oversigt over alle finansielle transaktioner i løbet af din virksomheds liv. Hovedboken bruges til at udarbejde regnskaber, undersøgelser uden for balancen og interne og eksterne revisioner og omfatter regnskaber for aktiver, passiver, egenkapital, indtægter og omkostninger. Den generelle regnskab indeholder alle de finansielle oplysninger, der bruges til at oprette resultatopgørelsen og balancerapporterne og tjener flere hovedformål i virksomhedens økonomiske drift.

Mens den almindelige journal er en kronologisk oversigt over transaktioner, er den generelle ledelse organiseret efter konto, og i selskabets officielle poster kan der vises kontosaldoen efter hver udstationering.

Når man hører udtrykket "holde bøgerne", refererer det til at opretholde hovedbogen.

Kontoplan

De generelle regnskaber er opbygget på baggrund af Kontoplanet for din lille virksomhed, der viser de vigtigste konti, der vises i dine årsregnskaber. Kontoplanet kan bestå bogstaveligt talt af hundredvis af konti afhængigt af virksomhedens størrelse og kompleksitet. Den overordnede regnskab består af disse konti, som hvert nuværende aktiv, de anlægsaktiver, den løbende forpligtelse, de langfristede forpligtelser, ejerens egenkapitalkonti, salgsindtægter, hver omkostningskonto, gevinster og tab.

Hovedboksen er opbygget ved at overføre journalposteringer af en virksomheds finansielle transaktioner fra sine regnskabspapirer til hovedbogen.

Hver finansiel transaktion har et kildedokument, som f.eks. En faktura eller en annulleret check og en journalpost. Tidsskriftet kan være i det almindelige tidsskrift eller i et antal særlige tidsskrifter.

Journal Entries

En virksomhed indtaster en stor del af sine finansielle transaktionsdata i regnskabsskrifter hver dag.

Når der indtræder en finansiel transaktion, og der oprettes et kildedokument, indføres transaktionen i det almindelige tidsskrift. Den generelle journal viser transaktioner i kronologisk rækkefølge. Datoen, beløbet, de berørte konti og den retning, i hvilken kontiene er berørt, bemærkes. Når du noterer transaktionen, skal du sørge for, at debitteringer og kreditter forbliver i balance.

Virksomheden kan også have en bred vifte af særlige tidsskrifter. Nogle af de mere almindelige specialtidsskrifter er salgskortet, kontante kvitteringer og kontantudbetalingsjournalen. Antallet og typerne af særlige tidsskrifter, som et firma holder, bestemmes af det enkelte selskab. Hvis virksomheden bruger et edb-regnskabssystem, genereres de forskellige særlige tidsskrifter, når du indtaster dine finansielle transaktioner i computeren.

Generaldirektiver

Når der er foretaget finansielle transaktionsposter i de relevante tidsskrifter, opsummeres de og indtastes i generalforsamlingen, normalt en gang om måneden. Hver konto har en separat side. Nærmere oplysninger om virksomhedens finansielle transaktioner opbevares i tidsskrifterne. Hovedboksen viser alle resuméoplysninger for finansielle transaktioner for virksomheden fra den almindelige tidsskrift og de særlige tidsskrifter.