Hvordan man vælger Human Resources Information Technology

Human Resources informationsteknologi (HRIS) er afgørende for, at virksomhederne kan styre deres pensionsplaner og deres medarbejderoplysninger. Fordele ledelsesteknologi er ikke længere rart at have, men en nødvendighed for at hjælpe HR med at styre både et hav af oplysninger og penge brugt på ydelsesplaner, da HR står over for begrænsede ressourcer og konstant skiftende data.

Men hvordan ved HR og andre ledere at de vælger den bedste HR-informationsteknologi til at klare alle detaljerne, og at løsningen de vælger vil stå tidstesten?

Følgende er de vigtigste spørgsmål at stille og svare i processen med at vælge Human Resources informationsteknologi.

• Hvad er den grad af fleksibilitet og skalerbarhed, som HR informationsteknologiprogrammet giver? HR-medarbejdere bør afgøre, om softwaren kan importere data fra flere Excel-regneark, databaser og papirdokumenter og det niveau, hvormed det kan interfere med alle andre systemer og data, der er nødvendige.
  Softwaren skal kunne indlæse og filtrere oplysninger fra flere kilder. Ideelt set bør denne proces også automatiseres. Mange online tilmeldingsløsninger kræver, at data håndteres manuelt, før det kan gå til en operatør for at opdatere deres systemer. Automatisering af opdateringsformat, overførselsplan og leveringsmetode kan bidrage til at eliminere fakturerings- og kvalifikationsproblemer.
• Vil softwaren være i stand til at imødekomme HRs virksomhed og fordele luftfartsselskabers regler? En virkelig kvalificeret tilmeldingsmotor vil evaluere hver tilmeldingsaktivitet og anvende enhver nødvendig kombination af regler, meddelelser, beskeder og muligheder, der er specielt designet til at opfylde de nøjagtige krav til kvalifikationskrav. Softwaren skal imødekomme eventuelle regler for støtteberettigelse, som selskabet og luftfartsselskaberne har.

• Vil HR-informationsteknologien kunne vokse og skalere med organisationen? HR bør vurdere teknologiens evne til at vokse, da virksomheden ansætter nye medarbejdere, kontorer, fordele, ændringer og regler. HR bør spørge om tærsklerne for hver af disse elementer.
• Er HR-informationsteknologiprogrammet i stand til at integrere med andre systemer? Lønning og andre funktioner deler ofte meget af de samme oplysninger som fordelingsforvaltningen. HR kan opnå større effektivitet, når data og andre medarbejderoplysninger, der indgår i et system, deles med et andet system. Sporing af medarbejderrekruttering er en anden nødvendig funktion.

• Hvem er ansvarlig for at implementere eller bygge løsningen? Hvilket uddannelsesniveau er involveret? Nogle løsninger kræver, at klienten er meget involveret i den oprindelige implementering, hvilket kan være overvældende for allerede travle HR-administratorer.
  HR skal have en klar forståelse af uddannelsesniveauet og den tekniske ekspertise, der vil blive krævet, og den forventede tid. Spørgende løsning udbydere om dette emne kan give indsigt i subtile områder, der oprindeligt kunne virke simple, men involverer betydelige teknologiske ekspertise. HR kan derefter bestemme specifikke opgaver, der kan være så besværlige, at realistisk forhindre afslutning, hvilket potentielt reducerer HR informationsteknologi værdi og ROI.
• Er der involveret uddannelse, er der et gebyr? Udgifterne til uddannelse skal også vurderes - herunder tid væk og rejseudgifter til off-site rejse. HR skal være opmærksom på alle hårde og bløde omkostninger, der er involveret i vedtagelsen af ​​HR informationsteknologi.
• Hvem ejer dataene? Svaret på dette spørgsmål bør være Human Resources-organisationen. Virksomheder skal kunne transportere deres data til enhver applikationsleverandør (ASP). Hvis dataene ligger på en operatørs proprietære server, kan selskabet undertiden blive opkrævet ekstra gebyrer, hvis det skifter transportører.
• Hvilke typer vedligeholdelse og vedligeholdelse er nødvendige? Når software er installeret på virksomhedens arbejdsstationer eller servere på stedet, er det ofte nødvendigt med regelmæssige opdateringer af denne teknologi, og det kan være besværligt at planlægge og administrere. Opdateringer til HR informationsteknologi laves ofte automatisk med software tilgængelig online via en Application Service Provider (ASP) eller Software as a Service (SaaS) model.
• Hvilke sikkerhedsforanstaltninger er indbygget i HR informationsteknologien? Hvis softwaren er tilgængelig online, via en ASP- eller SaaS-model, skal udbyderen tilbyde daglige sikkerhedskopier, backup-servere og tilføjede beskyttende lag. Yderligere systemer og procedurer bør være på plads for at beskytte oplysningerne mod at blive tabt eller få adgang til uautoriseret personale. HR skal i samråd med andre ledere have enekompetence til at beslutte, hvem der får adgang til HR informationsteknologi og i hvilken grad.
• Vil medarbejderne kunne tilmelde sig pensionsordninger og foretage ændringer i realtid til deres personlige data og planlægge valg? Medarbejderadgang skal være en given, i betragtning af den udbredte, generelle adgang til computere.
  Størstedelen af ​​medarbejderpopulationen har internetadgang hjemme. Medarbejdernes selvbetjening giver stort potentiale for at spare tid og penge. Et godt selvbetjeningssystem vil lede medarbejderne glat ved at indtaste oplysninger om sig selv og deres pårørende.
  Systemet skal tydeligt præsentere de tilgængelige planer og gøre det muligt for medarbejderne at foretage valg efter deres bekvemmelighed og forenkle disse handlinger gennem hele processen med guider. Medarbejdere bør også være i stand til at tilføje afhængige og ændre information efter behov, 24 timer i døgnet, syv dage om ugen, året rundt.

Dette er yderligere spørgsmål, der skal besvares, når du vurderer organisationens Human Resources informationsteknologiske behov.

• Vil teknologien give Human Resources autoriteten til at afgøre, hvem der får adgang og i hvilken grad?På samme måde giver medarbejder adgang, skal teknologien give HR det endelige udtryk. HR bør have beføjelse til at godkende alle data, inden den overføres til luftfartsselskaber, og bør også bestemme, i hvilket omfang medarbejdere og andre har adgang.
• Hvilke typer rapporteringsfunktioner er tilgængelige fra HR informationsteknologien? Rapporteringsteknologien skal tilbyde flere visninger og formater (regneark, PDF, HTML), stor billedvurdering og evnen til at bore ned for at forbedre beslutningstagningen. HR skal på ethvert tidspunkt kunne vurdere indskrivninger i specifikke planer, udestående handlinger og ændringer i medarbejdernes demografiske information i forhold til ydelser og andre medarbejderdata.
• Indeholder softwaren specifikke funktioner til at hjælpe HR med at spare tid? Afhængigt af egne afdelingsbehov vil HR måske spørge om teknologiens evne til at behandle information i batcher, administrere underretninger og fakturering af COBRA-politikker, levere selvregning og regningsafstemningsværktøjer og specifik rapportering.
• Indeholder softwaren specifikke funktioner til at hjælpe HR med at kommunikere bedre med medarbejdere? Nogle programmer giver HR mulighed for at kommunikere med medarbejdere på en række niveauer - via massemail, elektroniske opslagstavler og ved specifikke filterkriterier (f.eks. Placering, afdeling, forsikringsplaner, tilmeldingsstatus, pensionstilstand og andre) gennem HR informationsteknologi system. At have en række kommunikationsmidler kan automatisk automatisere processer og hjælpe HR med at målrette mod budskaber bedre.
• Er HR-informationsteknologisystemet et middel til kontrol og balance? Ud over at give HR mulighed for at godkende transaktioner, giver mange HR informationsteknologisystemer også HR mulighed for at fungere som gatekeeper i revisionsfirmaernes fakturering for at sikre, at de er enige med dataene i systemet. Dette kan:
  - sikre nøjagtigheden af ​​fragtfakturaer,
  -sparer tid og penge,
  -assistent i rettidig levering af medarbejdertilmeldinger, og
  -bevar bekræftelse af støtteberettigelse, når medarbejderne tager omsorg .
• Hvordan vil information blive udvekslet med luftfartsselskaber? Og hvem vil være ansvarlig for denne interaktion? Integration af HR informationsteknologisystemet skal vurderes ikke kun af antallet af operatører, som softwaren har forhold til, men af ​​den type forbindelse, som den muliggør. Sikring af vellykket samspil med operatører gennem en ydelsesstyringssoftware kræver mange trin, herunder:
  -samling af indledende implementeringsdataoptælling;
  -opsættelse af den første integration for den løbende informationsudveksling
  -koordinerer daglig eller ugentlig interaktion for at sikre, at data modtages og anvendes korrekt
  -gennemgang af løbende opdateringer;
  -forsikringskrav til indskrivning opfyldes i overensstemmelse med regulatorer og
  -forbinde et proaktivt forhold til hver bærer for at forbedre forholdet mellem dataudveksling.
  At vide, hvem der er ansvarlig for hver opgave, er afgørende for fuldt ud at forstå et produkttilbud.Hver softwareudbyder vil tilbyde et andet integrationsniveau ved at give nogle til alle de opgaver, der er beskrevet ovenfor. HR bør se på at arbejde med leverandører, der viser stærke, igangværende, sømløse forhold til virksomhedens udvalgte transportører.
  Mange udbydere muliggør overførsel af en generisk ANSI 834-fil, som muligvis ikke accepteres af transportøren, en faktor, der ofte påvirkes af gruppens størrelse. Ledere bør søge udbydere, der tilbyder rene, validerede overførsler (sikrer transaktionens berettigelse), tilpasset hver enkelt luftfartsselskabs behov for at undgå problemer. De skal også se til udbydere, der har en dedikeret EDI (Electronic Data Interchange) afdeling til at interagere med transportørens eget, specifikke overførselssprog.
• Hvilket niveau af kundeservice leveres? Er der et ekstra gebyr for service? HR bør bestemme niveauet for adgang til den hjælp, der leveres, og hvad der udgør kundeservice-online hjælp via en database, online chat, e-mail-support, samtaler med en levende person eller en kombination deraf. I betragtning af følsomheden af ​​ydelser og anden HR information, bør ledere forvente et svar på henvendelser inden for 24 timer fra en direkte kontakt, der kan hjælpe.
• Hvad koster HR informationsteknologisystemet, og opvejer det fordelene? HR skal vurdere de samlede omkostninger til HR-informationsteknologisystemet, herunder alle årlige, månedlige og engangsafgifter sammen med de ydede ydelser. Et lidt dyrere system kan mere end betale for forskellen med funktioner, der gør det muligt for medarbejderne at opretholde deres egne poster og give større komfort, tidsbesparelser og nøjagtighed. Disse faktorer bør overvejes og vejes ved valg af et HR informationsteknologisystem.

Behovet for HR informationsteknologi systemer stiger. Med HR-medarbejdere, der finder en bred vifte af muligheder inden for HR informationsteknologisystemer, er det stadig vigtigere at analysere og afveje alle tilgængelige muligheder.

Valg af et HR-informationsteknologisystem bør ses som en investering, der vokser med afdelingen og virksomhedens behov. Disse spørgsmål vil lede dig til det relevante HR informationsteknologi system til din virksomhed.