Sådan svarer du på en referencekontrolforespørgsel

Det kan være vanskeligt at reagere på en referencekontrolanmodning. Frygt for repressalier og retssager forhindrer mange arbejdsgivere i at reagere overhovedet. Disse henstillinger hjælper dig med at reagere rimeligt for at henvise til anmodninger om kontrol, samtidig med at du beskytter dine virksomheds og dine nuværende medarbejderes legitime interesser.

Følg først din virksomheds etablerede politik. Mange virksomheder anmoder om, at ledere sender skriftlige referenceanmodninger til Human Resources.

Hvis lederens referencer er positive, kan du dog acceptere, at lederen giver en verbal reference direkte til en arbejdsgiver.

Alt, der sendes i skriftligt format, skal komme fra Human Resources, eller HR-medarbejdere bør gennemgå svaret for konsistens og beskytte virksomhedens bedste interesser. Et fælles referencekontrolformat beder om den tidligere medarbejders:

Jobannoncer,

• sidste løn,
• arbejdsdatoer og
• giver en tjekliste, der beder den tidligere arbejdsgiver om at rangordne sådanne karakteristika som "teamwork" "og" pålidelighed. "
• Dette papirarbejde er bedst overladt til Human Resources - i det mindste spørg HR-personalet om at gennemgå ethvert skriftligt svar du måtte tænke på at sende. Jeg anbefaler ikke at besvare spørgsmål, der beder dig om numerisk at vurdere en tidligere medarbejder på ethvert aspekt af deres arbejde eller deres arbejde. Numeriske bedømmelser er ikke sammenlignelige ud fra en fælles betydning af definitionen af ​​udtrykket, og det er heller ikke meningen med tallene i en numerisk skala, der er defineret på disse formularer.

Andet,

Kontroller, at den tidligere medarbejders underskrift, der tillader referencekontrollen , er på det papirarbejde, der sendes af den anmodende virksomhed. Uden den tidligere medarbejders underskrift skal der ikke gives oplysninger. Reagerer på en referencekontrolforespørgsel med en positiv henvisning

Hvis lederen med få forbehold kan anbefale den tidligere medarbejder i samråd med HR-personale, kan lederen returnere opkald fra den forespørgende arbejdsgiver.

Når du reagerer på et telefonopkald, skal lederen sørge for, at medarbejderens underskrift, der giver tilladelse til referencekontrollen, er på lager med Human Resources, inden du returnerer telefonopkaldet.

Når en tidligere medarbejder var en god medarbejder og gav din virksomhed på gode vilkår (måske en ægtefælle flyttet og afstanden ikke kunne udføres),

vil du give den tidligere medarbejder hjælp til at finde en ny stilling. Eller måske har du været brugt som reference af en medarbejder, der rapporterede til dig på et tidspunkt, men ikke senest. Hvis du har positive kommentarer til medarbejderen, kan du svare på den potentielle arbejdsgiver med de positive kommentarer, du kan bidrage med.

Besvar kun de spørgsmål, du har det behageligt at svare på

, hvis du modtager et telefonnummer eller et dokument med referenceanmodning. En leder bør kun tale om de områder af medarbejderens færdigheder og erfaring, som han har direkte viden om. Der er flere spørgsmål, som en administrator ikke bør svare på: Eksempel Spørgsmål:

• Forudsig, om din tidligere medarbejder vil lykkes i den stilling, som de overvejes. (Har du en krystalkugle, nogen?) Godt svar:
  Da medarbejderen arbejdede for mig, var hun i sin position med mit firma en stærk bidragyder, hvis arbejde blev værdsat. Eksempel Spørgsmål:
• Hvad var medarbejderens svagheder? Godt svar:
  Hun havde ingen svage værd at nævne, der ramte hendes evne til at udføre sit job kapacelt, da hun arbejdede for mig. Eksempel Spørgsmål:
• Hvorfor forlod medarbejderen den stilling, hvori hun rapporterede til dig? Godt svar:
  Hun søgte øget ansvar og udrunde sin viden om vores virksomhed og produkter. Dette er de typer af referencecheckspørgsmål, en potentiel arbejdsgiver vil spørge, om du returnerer et referencekontrolopkald.

Reagerer på en referencekontrolforespørgsel: Ikke positiv

Hvis medarbejderen forlod din virksomhed under en sky, om medarbejderen var dårlig egnet til deres arbejde, anbefaler jeg en ikke-bidragende medarbejder af andre grunde eller uhåndterlig Du henviser opkaldet eller formularen til medarbejderpersonale til et standard svar.

Nogle gange omgiver usædvanlige omstændigheder en medarbejders forlader din virksomhed. Måske så en medarbejder pornografi på sin computer - ja, han bad mig om at være hans reference. En anden tidligere medarbejder kan have truet vold eller begået en voldelig handling, mens du er ansat af din virksomhed.

Mens disse tidligere medarbejdere sjældent vil oplyse dit firma som reference, skal du være forberedt. Disse opkald skal sendes til HR-personale til standard svar.

Der er dog en advarsel her. Jeg anbefaler at tale med din advokat, inden du reagerer på nogen referencekontrol om en potentielt voldelig medarbejder. Hvis du undlader at afsløre voldelig adfærd til en potentiel arbejdsgiver, og den tidligere medarbejder begår en voldelig handling, mens du er ansat hos den nye arbejdsgiver, kan din virksomhed være ansvarlig for ikke at afsløre disse oplysninger. Så check med din advokat under ualmindelige omstændigheder.

Når en tidligere medarbejder beder om et generisk referencebrev

anbefaler jeg ikke at give tidligere medarbejdere et generisk referencebrev. Når et dokument eksisterer, lever det for evigt. Jeg har haft potentielle medarbejdere give mig kopier af breve, der var 10 og 20 år forældede, undertiden kun læselig fra flere fotokopier.

Efter en vis tidsperiode passerer du - du har ingen idé om, hvilken slags medarbejder din tidligere medarbejder er blevet - medmindre han eller hun er den sjældne undtagelse, der holder kontakten. Og du ved aldrig, hvordan dit brev bliver brugt eller hvordan dine ord bliver fortolket. Vedtage en politik, som siger, at ledere aldrig skal give skriftlige, generiske referencebreve.

Informer den tidligere medarbejder om, at din virksomhed vil være glad for at levere ansættelsesbekræftelse fra Human Resources til bestemte arbejdsgivere, der spørger direkte.

Endelige tanker om at reagere på en referencekontrolforespørgsel

Få medarbejdere satte et mål om manglende arbejde. Men medarbejderne fejler, og virksomheder og medarbejdere gør på en måde. Husk, når du bliver bedt om en henvisning, at hver tidligere medarbejder fortjener muligheden for at starte over.

Måske var den tidligere medarbejder uegnet til den stilling, han havde hos din virksomhed. Din virksomhedskultur kan have været en fuldstændig uoverensstemmelse med medarbejderens behov. Medarbejderen kan have haft en

anden vision for kravene i hans job end hans chefs. Måske var hans personlige liv unraveling under hans mandatperiode med din virksomhed. Du kender aldrig alle detaljer og grunde til, hvorfor en medarbejder fejler eller går videre. Det er nemt med den højtydende medarbejder, at du fortryder at miste et bedre job, en familieflyt eller en drømmulighed. Det er sværere med den marginale performer.

Vær ærlig eller giv minimal information. Gør ikke krystalkugle forudsigelser om succes eller give numeriske ratings og placeringer for udefinerede vilkår. Hvis det er nødvendigt, angiv de minimale oplysninger, der beskriver den tidligere medarbejders ydeevne. Når det er muligt, giv medarbejderen en pause og snak med den potentielle arbejdsgiver.

De sidste tal, jeg så med hensyn til referencekontrol, viste, at arbejdsgiverne i dag tager referencestyring meget alvorligt. Over 90% af arbejdsgiverne tjekker referencer. Når det er muligt, giv dine tidligere medarbejdere en pause - når du kan gøre det samvittighedsfuldt.