Video: Mette viser hvordan man reducerer 2024
Hvis du er på dit kontor lige nu, skal du stoppe, hvad du laver og kigge rundt. Se nærmere på dit skrivebord. Nu tænk over, hvad du ser. Er der en stor bunke papirer på ét hjørne - vigtige papirer som fakturaer, kontrakter og projektopdateringer?
Før du bliver defensiv; vi får det hele "organiseret kaos" -koncept, som du sandsynligvis har på vej med dit skrivebord. Alle disse papirer - LEED-formularerne, RFD'erne, applikationerne og andet - har et sted, hvor de hører hjemme.
De skal alle forvaltes, inden de arkiveres. Nogle er nødt til at blive underskrevet, andre skal scannes, andre skal endvidere behandles og sendes til dine kunder.
Så lad os bare skære til jagten: Hvis dit kontor er et rod, forårsager det problemer. Den gode nyhed er: Der er håb for dig endnu.
Løsninger til "Overload over dokument"
Hvis noget vi har fået indtil videre, gælder for dig, så rolig. Du er i godt selskab. Det er almindelige problemer blandt byggeledere. Heldigvis er der ledelses software til rådighed for dig, der gør et fremragende arbejde med at løse det store flertal af dem.
Gode byggestyringssystemer har et stort antal muligheder for dokumentstyring, og disse løsninger tjener en række nyttige formål. De kan hjælpe dig med at finde formularer og dokumenter hurtigt og nemt, hvilket reducerer mængden af tid du bruger ved at udfylde (læs: "finde") alle dine papirer.
Den tid, du sparer, kan bruges til at gøre din synlighed mere synlig med kunderne og fokusere på den faktiske produktive del af dit job.
Det er tid til at blive organiseret
Det vigtigste element i dokumenthåndteringssoftwaren er evnen til at holde dine vigtige filer organiseret. Det eliminerer behovet for at kvælde gennem store arkivskabe eller bunker papirer på dit skrivebord.
Du skal blot tilslutte dokumentet, du leder efter, i softwareens søgemaskine, og det vises næsten øjeblikkeligt.
Softwaren kan også hjælpe dig med at uploade eksisterende filer, så du nemt kan skelne mellem tidligere filer, der sidder fysisk i et arkivskab og dem, der allerede er lagt i dit software system. Med mange applikationer kan du også få adgang til dokumenter via cloud storage, så du får adgang til dine filer på farten. Cloud-baseret konstruktion dokumentstyring er et smart valg i betragtning af dets evne til at hjælpe dig med at behandle papirarbejde hurtigere og med større effektivitet.
To software løsninger, der gør dette, er Viewpoint og Aconex. Begge er bygget på søgesystemer svarende til Googles algoritme, hvilket gør søgningsprocessen lyn lynhurtig. Synspunkt sætter sig adskilt med tilføjelsen af evnen til at søge og indeksere e-mails via Outlook, der også er knyttet til Vista.
Overordnede samarbejdsmuligheder
Konstruktionsdokumentstyrings software gør det nemmere at arbejde med dit team. For eksempel giver Construction Management Tool af Procore ledere mulighed for at uddele tilladelser fra brugeren. Det gemmer tidligere versioner af dine filer, men har også sikkerhedsforanstaltninger, der konsekvent deler de samme udkast til filer, så brugerne ikke gør fejlen ved at redigere de forkerte versioner.
Det fungerer endnu bedre med de fleste større mobile og stationære platforme, hvilket er en god nyhed for virksomheder, der bruger iPads og andre tabletter som led i deres styringssystem.
Økonomiske løsninger
De måder, at god byggedokumentstyringssoftware kan spare penge for din virksomhed, er masser. De mere oplagte er den drastiske reduktion i behovet for forsyninger som toner, papir, fotokopiering og fysiske arkiveringsenheder. Endnu mere end det kan det spare tusindvis af dollars om året i lønomkostninger. I den lave ende rapporterer mange virksomheder - ikke kun konstruktion - om at spare tusindvis af dollars, uden at skulle bruge tid på arkiveringsopgaver.
Dokumentstyringssoftware sparer også tid (og i sidste ende penge), der søger efter tabte dokumenter. Det anslås, at genskabelse af fejlfilede eller fejlplacerede dokumenter kan koste så meget som $ 250 hver.
Hvor mange gange har du scrambled for at finde tabte dokumenter lige nu i år?
Bundlinjen
Konstruktionsdokumentstyrings software giver dig en effektiv måde at spare penge og tid på for din virksomhed. Hvis du ikke har prøvet det, er det tid til at tage det første skridt og tjekke nogle af de ovennævnte ressourcer.
6 Adfærd reducerer din effektivitet som chef
Mange ledere er uvidende om deres egne dårlige adfærd . Her er 6 du bør ophøre med det samme og 4 ideer til at hjælpe dig med at opdage disse dårlige vaner.
Sådan reducerer du madaffald i din restaurant
Hvordan man reducerer madforringelse sparer restauranter penge og sikrer kunde sikkerhed og den bedst mulige mad fra restaurantens køkken.
Sådan reducerer du din lille virksomheds skattebyrde
Som en mindre virksomhed, kan din skattebyrde være betydelig . Her er nogle måder at reducere din lille virksomhed skattebyrde gennem planlægning og udførelse.