Hvordan bevise du din virksomheds skattefradrag

STOP! Før du sender din virksomhedsafkast med IRS, spørg dig selv: Hvis jeg skulle bevise disse fradrag, kunne jeg gøre det? Hvis du ikke er sikker, skal du læse denne artikel.

Den nederste linje er: Hvis du ikke kan bevise det, skal du ikke trække det fra.

Det er dejligt at kunne tage skattefradrag for alle dine forretningsomkostninger, men det er endnu bedre at kunne bevise disse fradrag i en IRS-revision. Hvis du har en kompetent skatteforhandler, vil denne person bede om at se hele dokumentationen på dine skattefradrag.

Så før du går til din skatforhandler med dit papirarbejde (IKKE i en skobox, tak!)

I denne artikel vil vi se på nogle enkle forretningsomkostninger, altid spørge om spørgsmålet "Hvordan kan jeg bevise, at dette er en reel forretningsomkostning?" Og vi vil altid se på disse transaktioner ud fra IRS og din skatteforhandler.

Det vigtigste faktum at huske

er, at du skal være i stand til at vise ikke kun, at transaktionen fandt sted, men at det var et FORMÅL. Køb ejendom eller betalingsomkostninger

Du køber en all-in-one printer fra Best Buy til din virksomhed. Du skriver en check fra din virksomhedskonto, eller du bruger dit kreditkort. Så det er nok at vise, at det er en forretningsomkostning, ikke? Faktisk nej. At gemme din annullerede check eller din kreditkortkvittering er kun en del af dit bevis. Den annullerede check viser ikke, hvad du har købt. Brug af et kreditkort er bedre, fordi kvitteringen viser købet.

Inkluderet kassekvittering med din annullerede check er også nødvendig for at vise, hvad du faktisk har købt.

Betaling fra en personlig konto

Betalingsudgifter fra din virksomheds bankkonto eller et virksomheds kreditkort fungerer på samme måde. Selvfølgelig skal du bruge en separat forretningskontrol eller opsparingskonto eller virksomheds kreditkort.

Selvom brug af dine personlige konti ikke nødvendigvis er et problem, gør det sværere at bevise, at denne personlige check blev brugt til forretningsformål.

Når du først starter din virksomhed, skal du måske bruge en personlig konto til nogle få ting. For eksempel dannede jeg for nylig en ny LLC, og jeg var nødt til at bruge en personlig check for registrering i min stat. Når du bruger en personlig konto til forretningsformål, skal du sørge for at have masser af dokumentation. I dette tilfælde udskrev jeg en kvittering fra statssekretæren, der viste, at jeg havde betalt for en LLC-registrering. I dette tilfælde var det ret vanskeligt at tro, at dette var til personlig brug.

Brug af udgiftslogs

Nogle udgifter er vanskeligere at bevise end andre. De to store eksempler herpå er rejseudgifter, inklusive kørelængde og børsnoteret ejendom.Under begge omstændigheder er den bedste måde at tilfredsstille IRS kravet om bevis for udgifter på at holde en logbog.

IRS foretrækker "på det tidspunkt" bevis. Det vil sige en note, du laver på en udgiftskasse eller kvittering eller kilometertal log på det tidspunkt, pengene bliver brugt, er bedre end en liste, du skriver op i slutningen af ​​året.

At holde en kilometertal log er

, det er en stor smerte at holde en kilometertal log. Det betyder, at hver gang du kommer ind i din bil (det er ligegyldigt, om den forretning, der betales for bilen, forresten) skal du registrere: Datoen

• Kilometerstanden
• Hvor du gik > Formålet - forretning eller personlig - så specifikt som muligt.
• Hvis du vil gøre det nemmere, bemærk kilometertal på bilen den 1. januar i året, og bemærk derefter kørslen kun for erhvervsmæssige formål.
• For at fradrage omkostninger for erhvervsmæssig kilometertal ved hjælp af enten standardkilometerfradrag eller faktiske udgifter, skal du vise, at du har brugt bilen mindst 50% af tiden for erhvervslivet.

Et tip: Hvis du er knyttet til din smartphone, skal du

prøve en kilometertal-app

eller en prisapp. Det vil spare dig masser af papir og holde din regning log online. Endelig husk at pendlingsrejser

(går frem og tilbage til arbejde) ikke betragtes som en fradragsberettiget rejseudgift. Mens du kan holde styr på pendlingsudgifter, skal du ikke medtage dem i din forretningsrejselog. Brug af erhvervsmæssige rejseindtægter Ud over en kilometertal log, skal du holde øje med kvitteringer for udgifter, hvis du rejser til erhvervslivet.

Disse omkostninger, som kilometertal, ses nøje af en IRS-revisor, fordi det er nemt at medtage personlige rejseudgifter med forretningsrejser.

Den bedste måde at bevise rejseudgifter på (herunder hoteller, fly, udlejningsbiler, måltider og underholdning) er at bruge et kreditkort slip (med dit visitkort, selvfølgelig) med yderligere noter om forretningsformål. Lav notatet på det tidspunkt, hvor du pådrager udgifterne. Du kan også bruge en dagplanlægger, aftalebog eller kalender for at notere forretningsrejser og derefter knytte dem sammen med dine kvitteringer.

Købsliste ejendom

Lad os se nærmere på den all-in-one printer, du har købt. Printeren kan også bruges til personlig udskrivning, og IRS kategoriserer disse typer af ejendomme som angivet ejendom. De er på en liste, fordi de kan bruges enten til personlige eller erhvervsmæssige formål. IRS kræver en højere grad af bevis for erhvervsmæssig brug.

Du skal specifikt dokumentere, hvordan du bruger børsnoteret ejendom. Den bedste måde er at holde en logbog med ejendomsdelen (som omkostningsloggen beskrevet nedenfor). Hver gang du bruger printeren eller en anden børsnoteret ejendom, skal du notere datoen, brugen (f.eks. Antal eksemplarer), det specifikke job (udskriftskopier af en brochure til erhvervslivet "), og om brugen er forretningsmæssig eller personlig. Bemærk også omkostninger i forbindelse med printeren, som f.eks. patroner.

I slutningen af ​​året skal du kunne vise procentdelen af ​​brugen til erhvervslivet og derefter tildele denne procentdel til omkostningerne.Hvis du f.eks. Finder ud af, at du har brugt printeren 60% af tiden for erhvervslivet, kan du tage 60% af omkostningerne som en virksomhedsfradrag.

Som en påmindelse, hvis du har ejendommen på din forretningssted (IKKE dit hjemmekontor), behøver du ikke at logge. Al anvendelse på en forretningssted antages at være til erhvervsmæssige formål.

Brug af kontoudtog

Lad os sige, at du har mistet kreditkortgennemførslen, eller du har ikke den annullerede check for det pågældende køb. Du kan bruge en kontoudskrift eller kreditkortopgørelse til at bevise et erhvervskøb, men du vil også have brug for yderligere verifikation fra en aftalebog, kalender eller dagplanlægger. Hvis der er nogen tvivl om, hvorvidt nogle udgifter er til erhvervsmæssige formål, er det bedst at have flere måder at bevise udgiften på.

Din virksomhedsregistreringssystem

Endelig skal de registre, du opbevarer på disse forretningsomkostninger, indgå i dit overordnede forretningspostsystem.