Undgå forsinkede gebyrer og rentebetalinger fra manglende fakturafrist.

Erhvervskostnader løber spekteret fra nødvendigt til tilfældige, men et frustrerende område med uforudsete udgifter er forsinkede gebyrer og unødvendig interesse. Hvis du nogensinde har gået glip af at betale en virksomhedsregning i tide, har du sandsynligvis stødt på en af ​​disse uundgåelige omkostninger, meget til din chagrin. Frustrationen øges ti gange, når den professionelle bogholder du har tildelt til at administrere dine skyldige konti, savner forfaldne datoer, hvilket medfører overraskende omkostninger, som du forventede at undgå, fordi du anvender en dedikeret person til at løse disse problemer.

Uanset om du behandler din betalingskonto ("AP") alene og kæmper for at overholde deadlines eller har problemer med at administrere din bogholder og ser på gebyrer, hopes der, er der flere ting, du kan gøre for at sikre, at dine bogføringsprocesser er tilpasset for at holde fast i forfaldsdatoer og overholde frister.

1. Undersøg dine nuværende regnskabsprocesser for at afdække faldgruber

Hvis du allerede er offer for tilbagevendende forsinkelsesgebyrer og påløbne renter, skal du begynde med at undersøge alle trin i dine betalings- og regningsstyringsprocesser. Fra, hvordan de indgående fakturaer modtages i cyklerne med review, godkendelse og betalingsudstedelse til dokumentation af betalinger og indlevering af betalte fakturaer; hvert trin bør gennemgås for nøjagtighed og effektivitet.

Fremhæv, hvor fakturaer sidder fast i arbejdsprocessen, identificer potentielle syndere (f.eks. Langsom postbehandlingstid, sjældne regningsperioder, fraværende godkendelser) og juster for at adressere de største problemområder først.

Hvis der er flere personer, der er involveret i AP-workflowen, får alle til at deltage i at redegøre for processen for at sikre fuld gennemsigtighed og ansvarlighed. Du kan måske tro, at mailen åbnes den dag den er modtaget, for kun at finde ud af, at den holdes i en uge, før den bliver sendt til regnskabsafdelingen.

2. Etablere fastsatte bogføringsprocedurer, processer og forventninger

Før du søger efter en gennemgået løsning, skal du starte med oprettede regler og forventninger til at styre fremtidige opgaver og funktioner i betalingsforpligtelser. Måske indbefatter dette maksimale vendingstid, en trinvis godkendelsesproces eller en forventning om, at alle fakturaer betales 3 dage før forfaldsdagen. Processerne skal være i overensstemmelse med din virksomheds mål og evner og fastslås og aftales af alle parter for at sikre hele virksomheden.

3. Opret opgaver og påmindelser i dit Gå til Kalender- og opgavehåndteringsprogram

Den hurtigste måde at inkludere automatiserede workflowfunktioner i til dine regnskabsprocesser er at læne på dit nuværende opgave- og kalenderstyringsprogram for at imødekomme dine opgaver. Når du har etableret dine forventninger til dine forbedrede regnskabsprocesser, skal du bryde dem ind i enkeltopgaver for at fuldføre.Fra optagelse af nye fakturaer til videresendelse til godkendelsen i reviewcyklusen, skal hver specifik opgave oprettes som en tilbagevendende påmindelse i dit kalender- og opgaverprogram. Den, der er ansvarlig for en bestemt opgaves udførelse, skal have dem indstillet til den passende frekvens for at sikre, at tiden er opfyldt.

Ved hjælp af en opgavebaseret tilgang til fakturering af betaling og ledelse vil det hjælpe med at holde arbejdsgange enkle og nemme at udføre. Opgaver kan let deles, overføres og gennemgåes for at sikre overholdelse af angivne processer og procedurer. Hver faktura følger den samme proces, standardiserer trin og giver mulighed for større kontrol og overvågning af virksomhedsledere og ejere. Du kan nemt kontrollere opgaverne i et program (i stedet for din bogholderens hukommelse) for at se hvilke opgaver der er markeret komplette eller udestående.

4. Gennemfør et automatiseret billedforvaltnings-arbejdsproces

Den optimale løsning for at undgå forsinkede betalinger, gebyrer og renter er at gennemføre et integreret bill managementprogram, der automatiserer arbejdsgange, synkroniseres med regnskabsprogrammer og sikrer maksimal synlighed i hele processen. Fra forskellige brugerprofiler til automatiserede e-mail-meddelelser og mobilgodkendelser integrerer et billedstyringsprogram i din arbejdsgang alle punkter for at sikre, at tidsfrister for opgaver og konti aldrig overses igen.

Ikke sikker på hvor du skal begynde? Det kan virke lidt overvældende i starten. Start med det mest enkle trin fra dine nuværende processer og bygg langsomt. Du behøver ikke at overgå fra post-it til et fuldt automatiseret system natten over.