Hvordan man opretter effektive pressesæt

Du har måske hørt, at udtrykket "pressesæt" bliver brugt i reklame- og PR-agenturer, og måske har endda fået et pressesæt til noget. Skønt form og funktion af et pressesæt kan variere meget fra branchen, er den accepterede definition af en:

"En pakke af reklamemateriale, der leveres til pressemedlemmer for at kortlægge dem, især om et produkt, en tjeneste eller en kandidat . "

Det er virkelig et bredt begreb, og hvis det er alt, hvad du skal fortsætte, vil du ikke skabe pressesæt, der har den virkning, de skal. Så lad os se lidt dybere ind i de faktiske komponenter, der kan udgøre et pressesæt, og hvordan man monterer en, der giver dit produkt eller service den bedste chance for fri reklame, også kendt som optjent medier. Hvis du gør dit pressesæt korrekt, vil du se en retur mange gange større end din oprindelige investering, især hvis kittet får dit produkt eller serviceydetid på nyhedsstationer eller store opskrivninger online og i magasiner.

Opret dit pressesæt

Der findes ingen regelbog om oprettelse af pressesæt, der siger, hvilke komponenter du skal medtage. Dine pressesæt varierer afhængigt af, hvad du bruger PR til at promovere, og typen af ​​sted hvor du vil distribuere dit pressesæt. De fleste pressesæt sendes ud, ofte til folk, der har administrativ assistenter, og det er dit job at lave et pressesæt, der er interessant nok til at komme forbi den pågældende person. Indhold og præsentation betyder meget.

Så hvad du medtager er en meget vigtig beslutning, fordi et pressesæt er en nem måde at sætte fokus på dig eller din virksomhed.

Du kan endda tænke på det som din virksomheds største hitsamling, fordi du sammenstiller den information, du vil have mediet at vide om dig og dine produkter og tjenester i en nydelig pakke. Når det er sagt, er de vigtigste pressesætkomponenter, du vil overveje,:

1. Pressemeddelelsen

Pressesætets pressemeddelelse annoncerer hele ideen.
Hvis du har et nyt produkt, hjælper pressesættet med at introducere det. Hvis din virksomhed fusionerer med en anden, mester pressesætet det.

Du kan inkludere flere pressemeddelelser i dit pressesæt, eller du kan udstede en pressemeddelelse, før kittet går ud. Eksempelvis kan et pressesæt til messe indeholde en pressemeddelelse fra fusionen, tre nye produktmedier og en pressemeddelelse, der annoncerer en ny administrerende direktør.

Et ord med forsigtighed; Pak ikke dit pressesæt med mere end en pressemeddelelse, bare fordi du kan. Hvis du sender et pressesæt til en editor, skal du bare bruge en pressemeddelelse. Hvis du udleverer dit pressesæt på et messe, er flere pressemeddelelser inde ikke ualmindelige. Men husk, jo mere du medtager, jo mere arbejde får du folk til at gøre.Du ønsker at gøre deres arbejde så nemt som muligt.

2. Et kort brev / Indholdsfortegnelse

Dette er især nyttigt for enhver form for pressesæt, der indeholdt mange forskellige, men lige vigtige elementer. Dit brev kan adresseres til medierne, takker dem for deres interesse for din virksomhed, og så kan du give et resumé af, hvad der er medtaget.

Sørg for at gøre din mediekontakts navn og kontaktoplysninger slettet på denne side, da det bliver den første, han eller hun vil se.
Alle disse elementer hjælper dit indhold sammen og føles meget mere organiseret end papirer og prøver tilfældigt udfyldt i en mappe.

3. En brochure

PR-brugere bruger pressesæt til at annoncere et nyt produkt, men du kan også inkludere din brochure. Brochurer er især nyttige til at forklare dit produkt eller din tjeneste uden for en simpel pressemeddelelse. Det er en ting at skabe et pressesæt til en ny form for sundheds-snack; det er også noget helt andet at skabe et pressesæt, der bringer et nyt finansielt produkt til investeringsmarkedet.

For et pressesæt til messearrangementet kan du inkludere en række brochurer, der giver redaktøren / reporteren en stor mængde oplysninger om dit produkt / service. Dette hjælper dem med at afgøre, om de selv vil dække, hvad du tilbyder for gratis medieeksponering.

4. Produktprøver

Hvis dit produkt er lille nok, og du har råd til at gøre det, skal du lægge en prøve inde i pressesættet.

Dette giver redaktører og journalister mulighed for selv at teste produktet og give det et ægte tommelfingre op eller tommelfingre ned.

Hvis dit produkt er for stort, og du vil holde en demonstration på din facilitet, skal du inkludere disse oplysninger, så redaktøren / reporteren kan komme til din placering og få deres hænder på dine produkter. Eller hvis din messehus har en demo, er det en anden god måde at give en masse mængde redaktører og journalister fra hele landet til en måde at se dit produkt i gang.

Hvis du kun kan sende et par prøver ud, oprettede du en tiered pressesæt mailing. Det øverste niveau kan kun bestå af fem til ti udsigter, men de vil være de vigtigste. De modtager den aktuelle vare. De andre niveauer bliver mindre, baseret på deres indflydelse. Nogle kan simpelthen få et postkort eller brev, der dækker de grundlæggende oplysninger.

5. Tidligere Pressedækning

Hvis du har modtaget gratis mediedækning før, kan du inkludere et ark, der beskriver disse medier. Nogle virksomheder kan lide at inkludere kopier af artikler skrevet om dem i deres pressesæt, og det giver et niveau af troværdighed til kampagnen. Bare gå ikke overbord. Offentliggørelse af tidligere succeser er en ting, men en bragging session er offputting.

Hvis du inkludere artikler, vil et par sider være mere end nok indhold til dit presæt. Bestem, om et enkelt ark, der identificerer disse afsætningsmuligheder i stedet, bedre kunne betjene dit presæt og redaktøren / reporteren.

6. Et faktablad

Dette kan være en god tilføjelse til et pressesæt, fordi det beskriver funktioner, fordele og andre specifikke oplysninger på en måde, der uddanner reporteren eller redaktøren om din virksomhed og / eller produkter med hurtige hits af info.Faktablad kan bruges til produktlanceringer, pressesæt om nye lejemål, nyheder og andre områder, hvor du vil give editorens nøglefakta, som de måske vil bruge ord for ord.

7. Firmaets baggrund

Skrivning af en virksomhedshistorieside kan være værdifuld for nuværende og fremtidige pressesæt. Denne baggrund beskriver din virksomheds begyndelser; fra hvor du har været, til hvor du skal hen, og dine planer for ekspansion og produktudvikling. Vær sikker på at opdatere den med de seneste resultater og andre gode nyheder i din historie.

8. Executive Bios

Uanset om det er en ny CEO, en ny PR-direktør eller et nyt medlem på din bestyrelse, er dette stedet at informere folk om dem.

Executive bios, sammen med billeder med høj opløsning, giver redaktøren meget tiltrængt baggrundsinformation om folkene bag virksomheden. Nogle publikationer udskriver et bioord for ord, så skriv bioet i den tredje persons synsvinkel frem for førstepersons synspunkt. Og det siger sig selv, sørg for, at bios er korrekte og aktuelle. Det kan være pinligt at inkludere kontaktoplysninger om personer, der har afbrudt, eller er blevet slettet.

9. Et citatark og FAQ

Din mediekontaktoplysninger skal være meget let for enhver redaktør at finde yderligere spørgsmål om dit pressesæt. Men et citatark (med direkte citater fra medarbejderne i din virksomhed) kan også bruges til at give optagne redaktører citater, som de har brug for til at udfylde en artikel uden at spore en virksomheds PR person.

Dette ark kan indeholde citater fra dine ledere, produktudviklere og endda PR-kontaktpersonen. Et sæt citater kan svare på de mest oplagte spørgsmål, som en redaktør sandsynligvis vil have, og kan placeres i et format, der er professionelt og informativt. Du vil have, at hvert citat skal se godt ud på papiret, da dette citat højst sandsynligt bliver brugt ordret i print.

10. Hi-Res-billeder på en flash-drev

Er billeder relevante for dit presæt? Hvis det er tilfældet, skal du være sikker på, at de er billeder med høj opløsning, gemt på en meget praktisk medieenhed som et flashdrev eller en cd / dvd.

Du kan også medtage billeder med høj opløsning på dit websted, så medierne kan downloade også. Bare vær sikker på at medtage direkte link til dit billedgalleri i dine pressematerialer.

11. Cd'er, dvd'er, flashdrev, software og video

Disse materialer kan være dyre, når du opretter pressesæt i massenumre. Er de påkrævet? Ikke altid. Men hvor effektive de er, afhænger af, hvilken dækning du leder efter.

Hvis du opretter et pressesæt til et bånd, vil en demo-cd eller et link til downloadbar musik få dig mere kilometertal i et pressesæt end blot en udgivelse, der annoncerer det. Hvis du forsøger at få dækning for virksomhedens videospil, er en cd, der har flere demo versioner af dine nye titler, en meget bedre måde at få en editors interesse end fem pressemeddelelser. Hvis du lige har åbnet et nyt produktionsanlæg, og du sender dine materialer til redaktører / journalister for langt væk for at rejse til en tur, kan en dvd tilbyde en video tour af anlægget.Og selvfølgelig, som teknologien udvikler sig, så må du også trykke på dine pressesæt. Du kan inkludere en QR-kode, der sender folk til en unik hjemmeside, med en besked, der er skræddersyet til dem.