Hvordan adskiller du pligter med et lille personale?

At dele regnskabsansvar er nøglen til at holde nøjagtige bøger og mindske risikoen for svig. For eksempel skal en medarbejder, der tæller kontantbetalinger, ikke også være ansvarlig for at køre kontanter til banken.

I et mindre firma uden en stor regnskabsafdeling er adskillelsesopgaver lettere sagt end gjort. Faktisk er en af ​​de største risici for små virksomheder en mangel på adskillelse af nøgleopgaver, hvilket øger sandsynligheden for risiko og eksponering for dårlig bogføring.

Uanset om du har legitime risici for at rette op på dine processer nu eller blot vil justere din virksomhedsstruktur for at afværge eventuelle fremtidige problemer, er der nogle ideer til at hjælpe dig med at opdele ansvar selv når du Har ikke mange medarbejdere til rådighed.

Kræv periodiske ferier

Mange bedragerier er blevet afdækket, når bogholderen tager sin første ferie i år eller en leder er tvunget til at tage en syg dag, der bryder en lang rekord af perfekt deltagelse. I disse situationer forsøger udskiftningerne at udføre deres tildelte daglige opgaver, men bemærker, at tallene er slukket. Når ledelsen undersøger, finder de ud af, at deres perfekte medarbejder altid kom til at arbejde for at holde enhver anden fra at opdage bedrageriet.

Problemet er, at medarbejdere, som altid kommer til arbejde, ofte betragtes som de mest værdifulde og troværdige medarbejdere. Dette skaber en mulighed for dem at udnytte deres uafhængighed og mangel på nogen, der kontrollerer deres arbejde.

Lad ingen medarbejdere gå måneder eller år uden at tage en rigtig ferie. En god medarbejder fortjener pause, og du har brug for chancen for at fange en dårlig. Faktisk overveje det et rødt flag, hvis en medarbejder aldrig går glip af en arbejdsdag, uanset hvor syg eller hvor i nød af en ferie han eller hun måtte være.

Roter medarbejdere fra andre steder eller skift

Mange forbrugerorienterede virksomheder har kun en eller to medarbejdere, der arbejder i en butik på et givet tidspunkt.

Når nogen er alene, kan han føle større fristelse til at stjæle og mindre frygt for at blive fanget.

Som med at tage ferier, vil du rotere medarbejderne rundt. Du kan holde dem på deres foretrukne steder mesteparten af ​​tiden, men har dem lejlighedsvis arbejde i forskellige butikker eller forskellige skift. På den måde kan du se efter tendenser som kontante kvitteringer, der altid går ned, når en bestemt medarbejder arbejder et bestemt skifte i forhold til, når andre arbejder samme skift.

Udsend regnskabsopgaver

Du behøver ikke gøre alt dit regnskab på ét sted. I stedet for at have dine medarbejdere eller ledere på frontlinjen forsøger at gøre alt, kan du sende opgaver.

• Medarbejdere i hver butik kan indtaste salgs- og andre rå regnskabsdata.
• En øverste leder på din største placering kan tage ansvar for at godkende justeringer af kundekonti.
• En revisor på et centralkontor kan forene dine konti og udarbejde dine årsregnskaber.

Hvis du ikke har flere steder eller flere kvalificerede medarbejdere, er det okay. Outsourced bogføring kan hjælpe dig med at udfylde hullerne.

Opret klare politikker og procedurer

Mens mange mennesker vælger at arbejde for små og voksende virksomheder, fordi de ikke har bureaukrati hos store virksomheder, er det vigtigt at definere politikker og procedurer i enhver størrelse forretning.

Husk at fejl sker meget oftere end uærlighed.

Hvis nogen får en opgave at udføre alene med lidt vejledning om, hvordan man gør det, kan han gøre det på en måde, der i høj grad øger hans chancer for at lave en kostbar fejl. Hvis du giver nogen en klar proces til at følge og forklare, at du vil have det gjort på denne måde for at reducere risikoen for fejl, vil han sandsynligvis gøre det præcis, hvordan du bad ham om at gøre det.

Dette er især vigtigt for medarbejdere, der har en høj grad af autonomi og ikke har ledere altid at kontrollere deres arbejde. På den anden side, selvom du deler opgaver og fortæller medarbejderne, hvordan de skal udføres, skal du sørge for, at det er klart, at de kan henvende sig til dig for at få hjælp eller vejledning til enhver tid.