Sådan planlægger du en fundraisingbegivenhed

Hosting en fundraising begivenhed er en fantastisk måde at samle penge på for en organisation eller årsag. Fundraising arrangementer øger bevidstheden, fremme samfundets engagement og sørge for en sjov samling alle sammen med at skaffe penge for en god sag. Planlægger en fundraising event - ligesom planlægning af enhver anden begivenhed - tager tid, organisation og kreativitet.

Planlægning af en fundraising-begivenhed

Følg denne nemme vejledning til succesfuld planlægning af en fundraising-begivenhed.

1. Hvad er målet?

Før du begynder med en eventuel begivenhedsplanlægning, skal du først afgøre, hvad målet er for din fundraising event. De fleste fundraising events har mere end et mål. Målet kan være at få offentlighed, øge bevidstheden, udbygge et eksisterende netværk eller belønne frivillige til deres indsats, samtidig med at de hæver penge på arrangementet. Ved, hvad det ønskede resultat er, så du kan designe en begivenhed, der opfylder dette mål.

2. Hvor mange penge har du håbet på at hæve?

Hvordan ved du, om dit fundraising arrangement er en succes, hvis du ikke har et fundraisingmål? Etablere et klart og målbart fundraising mål. Målet skal være muligt, men også lidt uden for rækkevidde. Dette vil give ekstra motivation til dem, der er involveret i arrangementet - og din målgruppe - for at stræbe efter at opfylde fundraising-målet.

Spørg fundraising fremskridt ved hjælp af indikatorer og offentliggøre fremskridt ved hjælp af sociale medier og andre marketingkanaler.

Opfordre dit fundraiseringsnetværk til at bidrage til at hjælpe dig med at nå målet. Husk på, at dette mål er det beløb, der er tilbage, efter at alle hændelsesudgifter er betalt.

3. Etablering af et begivenhedsbudget

Med dit fundraisingmål i tankerne skal du etablere dit begivenhedsbudget. Lav en komplet liste over alle de udgifter, der er forbundet med hosting denne fundraising event.

Dette inkluderer:

• Lejeomkostninger til lokaler
• Catering
• Udlejning af udstyr
• Udgifter til personale
• Invitationer
• Underholdning (gæstetalere, musikere)
• Dekorationer
• Transport
• Sikkerhedspersonale

Dit budget skal afspejle alle kendte omkostninger og indeholde et beløb for uforudsete udgifter. For at opfylde dit fundraisingmål skal mængden af ​​penge, der er hævet på arrangementet, overstige alle udgifter.

4. Kend din målgruppe

For effektivt at markedsføre en begivenhed - uanset om det er et fundraiser, møde eller en festival - skal du først fastslå, hvem din målgruppe er. Forsøger du at nå unge fagfolk, der vil omfavne din sag? Er din fundraising begivenhed noget for offentligheden som helhed, og alle kan deltage? Måske er din målgruppe små virksomhedsejere, der vil bidrage med en procentdel af deres salg til din årsag.Tænk over, hvem du forsøger at nå, så du kan skræddersy din marketingindsats.

5. Nå ud til Fællesskabet

Når du planlægger en fundraising-begivenhed, skal du tænke på dit lokalnetværk i din opsøgende indsats. Nå ud til lokale virksomheder for at bede om deres hjælp til at levere nogle af begivenhedskomponenterne nej eller reduceret pris. For eksempel overveje at anmode om donationer til følgende ting:

• Stole til udlejning
• Teltudlejning
• Dekorationer
• Mad og drikke
• Musik eller DJ
• Signage

Lokale supermarkeder kan donere flaskevand for gæster. En lokal printer kan donere skiltningen. Til gengæld for et bestemt niveau af deres deltagelse, tilbyde virksomheden eller sælgeren reklame i form af notering af virksomhederne i trykte materialer eller skiltning på arrangementet.

Fordelene ved denne udbredelse er mange. Din organisation modtager materialer eller tjenester til ingen eller reduceret pris, hvilket hjælper med at sænke dine udgifter. Disse lokale virksomheder bliver en del af dit netværk, og deres støtte vil fremme din begivenhed til deres kunder.

Nå ud til andre velgørende grupper for hjælp, som f.eks. Lokale ungdomsorganisationer, spejdergrupper eller samfundstjeneste klubber på de lokale skoler. De kan tilbyde hjælp til opsætning, oprydning, distribution af varer ved arrangementet og meget mere.

6. Opret et værtsudvalg

Typisk har fundraising arrangementer et værtsudvalg. Disse udvalgsmedlemmer bør være forpligtet til årsagen og begivenheden og være store donorer, der vil opfordre andre til at bidrage med deres ressourcer. Forretningsledere og lokale berømtheder tjener ofte på værtsudvalg. Deres rolle er ikke en begivenhedsplanlægning; i stedet er det at arbejde for at hjælpe dig med at nå dine fundraising mål.

7. Begivenhedspublikation

Når begivenhedsdatoen er etableret, og målgruppen er valgt, er det tid til at arbejde med reklame for begivenheder. Udvikle en public relations / marketing plan for fundraising arrangementet - en der er adskilt fra din fundraising arrangement plan. Inkluder en tidslinje for at offentliggøre meddelelser og afsende materialer samt tilgængelige metoder til distribution. Dette kan omfatte:

• Indsendelsesinvitationer til begivenheden
• Direkte postmarkedsføringskampagne
• Sociale sammenkomster med repræsentanter for værtsudvalget
• Online tilstedeværelse (organisationens hjemmeside, Facebook, Twitter osv.)
• Direkte Outreach til organisationens fundraising netværk
• Lokal samfundsoprækning
• Lokale aviser og online publikationer
• Værtsudvalgets forretnings- og sociale netværk

Gør din reklamekampagne en prioritet. Uden effektiv markedsføring vil selve begivenheden - såvel som den velgørende årsag - gå ubemærket, og fundraising målet vil ikke blive opfyldt.

8. Format til billetsalg

Som en del af din eventplanlægning, skal du inkludere en metode til billetsalg og distribution. Bestem hvordan billetter bliver solgt, når de bliver solgt, og om de vil blive distribueret før arrangementet eller til afhentning ved døren til arrangementet.Bestem om der vil være en flad billetafgift for arrangementet eller forskellige bidragsniveauer, såsom en anden pris for adgang til V. I. P.-området eller en særlig modtagelse.

Opret også en metode til organisering af billetsalget, samt hvordan de personlige oplysninger fra de købsbilletter bliver tilføjet til din fundraising kontaktliste. Denne kontaktinformation er en værdifuld del af din fremtidige marketingindsats.

9. Glem ikke at sige "Tak"

Lad være med at gøre den dyre fejl ved ikke at takke dine begivenhedsbidragspersoner, sponsorer for sponsorer og frivillige. Tag dig tid til at sende personlige noter til alle, der er involveret i din fundraising event. Tak cateringfirmaet for deres sponsorers deltagelse i arrangementet og for at levere stellar mad. Tak scout frivillige for deres tid og energi i at hjælpe med at oprette teltene. Tak sælgerne, der leverede tiltrængte huslejer med rabat. Du får ideen.