Easy Home Business Filing Systems

Selv i denne digitale verden er det overraskende, hvor meget papir en hjemmevirksomhed kan akkumulere. Derudover er der så meget at spore i hjemmebranchen, fra dine finansielle konti, marketingstrategier, projekter, kunder og meget mere. Det er vigtigt at udvikle organisationssystemer tidligt i din virksomhed for at sikre, at du kan finde det, du har brug for, når du har brug for det.

Hvad du skal gemme og organisere

Til en vis grad vil de elementer, du har brug for til at udvikle et arkiveringssystem, meget afhænger af din virksomhed.

Hvis du for eksempel sælger et håndgribeligt produkt, skal du have brug for noget, der sporer din beholdning. Men her er en generel liste over varer, du skal holde styr på i din hjemmebureau:

• Forretnings- og markedsføringsplaner.
• Juridiske dokumenter (dvs. LLC-papirarbejde, erhvervslicenser og registreringer af intellektuel ejendomsret, kontrakter)
• Kontakter (professionelle, kunder, leverandører, tjenesteydere mv.)
• Finansiel information (resultatopgørelser, balancer, gældsforpligtelser / tilgodehavender)
• Skatter
• Forretningsudgifter (kvitteringer)
• Projekter

Sammen med denne liste vil du gerne tilføje elementer, der er specifikke for din virksomhed.

Systemer til organisering af din hjemmevirksomhed

Odds bruger du en række forskellige metoder til at gemme og håndtere dine papirer og andre vigtige oplysninger. Hovedfaktoren er at vælge en metode der passer bedst til dig. Hver eneste har en anden måde at tænke og organisere på. For nogle mennesker er det for eksempel lettere at organisere filer alfabetisk, men for andre finder de det lettere at organisere efter dato.

Hvis du ikke er sikker på, hvad der fungerer bedst for dig, så prøv en, og hvis du kæmper for at opretholde det, skal du vedtage et andet system.

Her er tre måder at organisere dine filer og oplysninger på:

Simple Binder Filing System:

For små virksomheder, der ikke genererer for meget papirarbejde, er bindesystemet et godt valg.

Det er også ideelt for folk der kan lide at have alt på ét sted eller som har brug for deres information til at være mobile. Bindesystemet anvender et stort tre ringbind, arkbeskyttere og sektionsdelere. Brug sektionsdelerne til at organisere dine forretningskategorier som ventende ordrer, udfyldte ordrer, mesterkopier af forskellige former … osv. Fra der begynder du at samle filerne i arkbeskyttelsen.

Når bindemidlet bliver fyldt - i slutningen af ​​ugen, måned eller tre måneder - er det tid til at rense. Du overfører kun kundeordrefiler og andre historiske optegnelser til et traditionelt arkiveringssystem, der afspejler din binder organisations nøje.

Traditionelt arkiveringssystem:

De traditionelle arkiveringssystemer bruger et arkivskab, hængende filer og manila-mapper. Næsten alle virksomheder vil i sidste ende behøve denne type arkivering, da deres forretning vokser.Der er lige for meget papirarbejde genereret over tid, for ikke at have en. Og da skatteregister skal beholdes i syv år, har du brug for et sted at gemme alle disse optegnelser. Traditionelle arkiveringssystemer er ideelle til genstande, der skal opbevares, men ikke adgang til regelmæssigt, såsom tidligere års skat og erhvervslicens. Her er et par tips til at få dit traditionelle arkiveringssystem fra jorden og succes:

• Tænk på hvilken type system du rent faktisk vil bruge. Du kan gå på at købe kølige kontorartikler og udforme det mest omfattende og farverige arkiveringssystem i verden, men hvis det ikke passer til din arbejdsstil, vil det være spild af opsætnings tid og penge.
• Opret et system til styring af dit papir, der giver det mindste antal "berører". Du ønsker at undgå at bygge bunker papir og behandle hvert stykke flere gange. I stedet arbejder du for at træffe beslutninger om, hvor et stykke papir skal gå første gang, du rører ved det.
• Angiv tidspunkt for arkivering. Det er nemt at undgå denne opgave som pesten, men det er påkrævet og vil hjælpe din virksomhed til at løbe meget mere jævnt. Især kvitteringer og andre varer, der bruges på skatte tid, holder disse ting organiseret, gør det meget lettere at indgive dine skatter.

Elektronisk arkiveringssystem:

Den digitale verden har ikke helt elimineret behovet for papirlagring, men det har gjort opbevaring af oplysninger meget lettere. Digitale systemer kan oprette, sende og administrere fakturaer, og det kan spore din boligfinansiering og derefter importeres til skatsoftware til e-arkivering. Du kan scanne kvitteringer og gemme dem i en fil på din computer (selv om du sandsynligvis også bør have papirudgave). Elektroniske systemer kan gemme dine kunder, kunde og kundeoplysninger i et kundeforholds management system for nem adgang, emailing, fakturering og meget mere. Online-systemer kan bruges til at gemme dine ideer, hjælpe dig med at styre projekter, organisere information eller forskning.

Men ligesom papirfilsystemer skal dit digitale arkiveringssystem have en organisationsstruktur, der bruger mapper og filer gemt på din computer eller i skyen. For den nemmeste styring skal du bruge samme struktur og filnavne i dit digitale system som i dit papirsystem.

For at beskytte dine digitale filer, skal du sikkerhedskopiere dem på et separat harddisk eller til et online lagringssystem.

En kombination af alle ovenstående

Chancerne er, at du skal bruge mere end et system til at styre alle de data og materiale, du skal gemme i din virksomhed. Først skal du beslutte, hvad der virker bedst for dig, og derefter implementere det. For eksempel kan du have et bindesystem til at hjælpe dig med at organisere den daglige ledelse af din virksomhed som din tidsplan, markedsføring og kopier af dine formularer. Dit traditionelle system kan indeholde alle dine langsigtede papirer som tidligere års skatter, tilladelser og erhvervslicenser samt registreringer af intellektuel ejendomsret. Du kan bruge et digitalt system til at gemme dine ideer, som Evernote, og spore projekter.

På den anden side kan du være så digital som muligt ved hjælp af en online-opgaveliste og kalender, scanning af alle kvitteringer til din computer og brug af software eller onlinetjenester til alle andre forretningsbehov. Alligevel vil du stadig have et system til at styre det papir, der genereres. Nøglen er at finde det system, der er nemt for dig at holde fast ved og finde de oplysninger, du har brug for, når du har brug for det.

Opdateret september 2016 Leslie Truex