Digital asset management og rollen det spiller i markedsføring

Vores marketingafdelinger har mange hatte, og det sidste, vi har tid til, er nødt til at jage aktiver, der er færdiggjort og godkendt. Vi har brug for dem lige ved hånden, tilgængelige og med mulighed for at sortere hurtigt, det er her Digital Asset Management eller DAM kommer ind.

Hvor mange gange har du hørt følgende inden for din egen marketing afdeling?

• Har du den endelige version af brochuren sikkerhedsstillelse?

• Hvor er den artikel, vi skrev om vores serviceydelser?
• Kan du hjælpe mig med at finde den bannerannonce, som vi brugte til vores mest populære B2B-service?
• Kan du ringe til agentur A og bede dem om at sende den færdige fil igen? Jeg kan ikke finde det.
• Lad mig videresende dig e-mailen med den endelige og godkendte version.

Kæmper du med følgende problemer i din organisation?

• Brand kontrol og manglen på det.
  Du har flere versioner af logoer, skabeloner, brevpapir og taglines, der er blevet forældede og forladte, men de bruges stadig. Du kan ikke få dine arme rundt om organisationen og ensartede mærket på grund af de variationer, der ikke kun eksisterer, men er i brug. Du kryber hver gang du ser de materialer, der skabes i andre afdelinger, fordi du ved, at ensartetheden af ​​mærket i din organisation er et område, der kræver stor opmærksomhed. På grund af manglen på kontrol af meddelelserne, der bliver præsenteret for offentligheden, er dit mærkebesked vandet og pakker ikke den punch, den har brug for. Hvad hvis du havde en måde at gemme alle autoriserede billeder, artikler, historier, billeder og varemærkeaktiver i digitale formater, elektronisk format og endda udskrivning, ville det gøre dit liv og dit marketingholds liv lettere?

• Flere leverandører og agenturer, der skaber aktiver for din virksomhed.
  Det er ikke ualmindeligt at arbejde med flere leverandører og agenturer. Vi har agenturer, som vi arbejder med for bestemte kanaler, og du vil endda finde virksomheder, der har forskellige agenturer til forskellige afdelinger. Hvordan holder du dem på samme side? Er de alle opmærksomme på obligatorisk verbiage og generelle brand retningslinjer?
  Lad os være ærlige, de fleste af jer vil sige nej. Brug af et digitalt kapitalhåndteringssystem kan hjælpe dig med at hjælpe dem ved at levere en centraliseret placering, hvor de kan hente aktiver, som du vil bruge i nye kampagner. Du kan også indsende aktiver fra tidligere kampagner, så dine leverandører kan se dem og bruge dem som vejledninger til at forblive inden for "look and feel", der tidligere er blevet oprettet og godkendt.
• Manglende evne til hurtigt at omsætte indhold, når det er nødvendigt.
  Du er sikker på, at der blev skrevet en ny artikel om det emne, du vil dække, men for dit liv kan du ikke finde det.Du vil gerne bruge denne artikel til at genbruge en e-mail eller en social media post, men uden det begynder du fra bunden. Dette vil ikke kun tage tid, men det vil kræve penge, og vi ved alle, at vores marketingafdelinger typisk arbejder på shoestring budgetter. Hvad hvis du kunne logge ind på en centraliseret placering og finde hver bannerannonce, der blev brugt, hver artikel, der ikke kun var skrevet, men godkendt, samt alle brochurer centreret om en bestemt tjeneste? Du får point. Ved hjælp af et digitalt asset management system kan vi ikke kun finde indhold, der kan genoprettes, men holder forrest det, vi har, og måske, hvad vi mangler, når det kommer til vores indholds marketing.

Hvis du er som mit hold og mig, oplever du ovenstående udfordringer, og jeg er overrasket over, at du ikke har forladt denne artikel og startet din egen søgning på digitale asset management-systemer. De fleste marketingfolk, når du nævner digital asset management, er usikre på, om de har brug for det. Det er endnu et værktøj og en ekstra bekostning, men når du begynder at tale om de udfordringer, som de fleste marketingafdelinger står overfor, og hvordan et digitalt asset management system kan hjælpe, lyser deres øjne op, og de forstår hurtigt behovet og hvordan man bruger et DAM-system kan hjælpe dem med at spare tid og penge.

Tænk på det på denne måde; et digitalt asset management system kan hjælpe dig med at fortælle hele historien og skabe et stærkere indtryk, der gør dit mærke stolt.

Nu med det sagt er jeg glad for at du holdt fast, fordi jeg vil dele nogle tips, retningslinjer og forslag, der kan hjælpe dig med at vælge det rigtige digitale styringssystem.

Hvad skal man se efter i et digitalt aktivitetssystem?

Det er ekstremt vigtigt at vælge det rigtige system, men endda ud over det er et digitalt kapitalstyringssystem kun lige så godt, som du og dit team er ved at gemme, annotere, katalogisere og hvordan du henter og distribuerer disse aktiver. Mens det rigtige digitale asset management system vil hjælpe med at automatisere en stor del af processen, er du stadig ansvarlig for, hvordan du opdaterer og renser dig, og beholder og administrerer de aktiver, du gemmer.

Et digitalt asset management system er ikke en håndfri implementering; Det skal indeholde følgende for at opnå succes:

1. Personer
2. Identificeret og socialiseret proces
3. Den rigtige teknologi
4. Den rigtige information

Tænk på det som dit dynamiske lagrings- og leveringssystem. Selvfølgelig er der mange systemer, der er gratis og / eller billige, der kan bruges, herunder:

• Dropbox
• Google Drev
• One Drive

Nu er de ovennævnte systemer ikke der er skabt til at automatisere DAM-processen, så du bliver nødt til at forarbejde og styre den sammen for at kunne fungere som et ægte digitalt kapitalstyringssystem. At finde det perfekte system til din organisation vil hjælpe med vækst og effektivitet, så skimp ikke på forsknings- og undersøgelsesprocessen, der hjælper dig med at identificere den rigtige løsning for dig.

Nogle grundlæggende retningslinjer for valg af det rigtige digitale asset management system til din organisation inkluderer:

• Skalerbarhed: Det er vigtigt at tage højde for, hvor dit firma er, og hvad dine behov er i dag, men endda ud over det, du skal tage hensyn til din organisations vækstplaner; for eksempel, hvor mange brugere vil du have, og vil dine brugere indeholde intern brug, eller vil du give ekstern brug til agenturer og leverandører?
• Systemintegration: Er der systemintegrationer, der er vigtige, for eksempel vil du integrere det med dit websted, indholdsstyringssystem eller andre værktøjer til indholdsstyring?
• Hosting Options: Vil du være vært for platformen på forudsætning eller vil du bruge en cloud-baseret udbyder? Vil du have personer uden for organisationen, der har brug for adgang til systemet? Du skal tage højde for dette og bestemme, hvad der virker bedst for dig og dit team, samt hvad din IT-afdeling foreslår baseret på sikkerhed og organisatoriske behov.
• Tilgængelighed og mobilunderstøttelse: Hvordan bliver adgang til og distribueret aktiver? Vil du tillade aktiver at blive uploadet via mobilenheder, for eksempel nye billeder eller videoer? Disse er nøglen til at identificere det rigtige system. Er de vigtige for dig og din organisation?
• Brugervenlighed: Husk at dit system kun vil blive brugt, hvis det er effektivt og giver værdi til holdet, så identificer de behov du har inden for din afdeling. For eksempel er miniaturer vigtige? Har du brug for en nem måde at se det visuelle aktiv på, før du åbner det? Hvilke søgefunktioner har du brug for? I det mindste vil jeg foreslå at katalogisere og søge via dato, type, emner, annotation, tags, kategorier mv.
• Filformater og lagring: Identificer hvilke filformater du vil katalogisere inden for system og sørg for, at uanset hvilket system du vælger, understøtter disse filformater nemt. Du vil også gerne huske det lagerplads, du skal bruge, og om dit digitale aktivsystem vil fungere som dit aktivbehold. Hvis det er tilfældet, vil rummet være nødvendigt for at evaluere.

Når du ser på digitale asset management-systemer, skal du huske på, at ideen bag systemet er at strømline organisationen med dine marketingaktiver og hjælpe med effektiviteten og finde de aktiver, du har brug for, når du har brug for dem. Du skal holde det organiseret og katalogiseret på en forudsigelig og konsistent måde. Jeg vil foreslå, at du udnævner en administrator, der kan sikre, at deres system forstås af brugere og bruges i henhold til den proces, der er blevet identificeret under implementeringsprocessen.

Omkostninger ved Digital Asset Management System

Omkostningerne varierer afhængigt af hvor mange brugere, hvor meget lager og hosting muligheder der er. Opfattelsen er, at digitale forvaltningssystemer er dyre, men det er virkelig dine krav, der kan køre prisen op. Du kan finde et lille digitalt asset management system til $ 25 per måned, men da du tilføjer valgmuligheder og tilpasninger, kan prisen stige og ramme det sekscifrede marked hurtigt. Start din forskning og find tre systemer til evaluering, men vurder kun dem, der ligger inden for dit budget. Vær ærlig over for sælgeren på dine budgetmæssige begrænsninger, og de fleste af dem vil være i stand til at hjælpe dig med at finde en løsning, der virker for dig og din organisation.