God Office Management til din lille virksomhed

Disorganisering og forvirring er irriterende, men de er også bare dårlige for erhvervslivet. Tænk på det som en formel, hvis du kan lide: kaos stigende er lig med overskuddet faldende. Svaret? God kontoradministration. Sådan kan du bruge god office management til at kontrollere kaos i din lille virksomhed:

1. Etablere office management rutiner og holde sig til dem.

Rutinemæssige opgaver kræver rutinemæssige procedurer, hvis du vil være organiseret og holde tingene kørende.

Opsæt rutiner til håndtering af papirarbejde og kontorsystemer. For eksempel, hvis det er muligt, skal hvert stykke papir, der kommer ind på dit kontor, håndteres en gang, handles og arkiveres - ikke tilfældigt stablet på et skrivebord. Tilsvarende bør digital kommunikation som e-mails prioriteres og omgående håndteres, hvis det er muligt eller markeres for fremtidige handlinger.

Kontorsystemer, herunder desktops, laptops, filservere, multifunktionsprintere og mobile enheder, skal både administrations- og nødprocedurer. Når systemet kolliderer eller et computerrelateret udstyr mislykkes, skal alle på kontoret vide, hvem der skal ringe og hvad man ikke skal gøre (som f.eks. Forsøge at løse problemet selv). Lær de 3 trin til beskyttelse af dine kritiske forretningsdata.

2. Opsæt klart definerede ansvarsområder.

God kontorstyring afhænger af, at folk ved, hvem der er ansvarlig for hvad - det er folk, der er ansvarlige, der får ting gjort.

Hvad ville der for eksempel ske, hvis indkøb for din lille virksomhed blev gjort af hvem som helst, når? Ville du kunne finde printerpapir, når du havde brug for det? At sætte en person ansvarlig for at bestille alt udstyr og forsyninger løser problemet og holder tingene i gang. Har medarbejdere emailet den udpegede person nogen anmodninger om forsyninger, eller skriv en håndskrevet liste på et iøjnefaldende sted, hvor folk kan tilføje, hvad de har brug for.

Det er det samme med (computer) systemadministration. Du skal have en person ansvarlig for sikkerheden i dine computersystemer og holde øje med ting som konti, adgangskoder og software. Ved hjælp af cloud-baserede systemer til kontorapplikationer er regnskabssoftware og datalagring en ideel løsning for små virksomheder, men du skal stadig have en betroet person tildelt til at udføre administrative opgaver som at tilføje / slette brugere, tildele tilladelser mv. > 3. Opbevar optegnelser - og gem dine forretningsregistre opdateret.

Det lyder som at være den nemmeste del af god kontorstyring - indtil du overvejer behovet for at holde disse poster både tilgængelige og opdaterede. Men den første regel for at være en god kontorchef vil hjælpe dig med at få fat i dette; gøre opdatering poster et kontor rutine.Når du f.eks. Får en ny kunde eller klient, tager det kun et øjeblik at komme ind i din kontaktdatabase. Så tager det kun et øjeblik eller to for at opdatere posten, efter du har talt med ham i telefonen.

(Bemærk også, at de fleste jurisdiktioner har Privacy Acts, der regulerer håndtering af kundeoplysninger.)

4. Tag en tur gennem dit kontor og få en sit.

Er dit kontor et eksempel på rumstyring eller ledelsesmangel?

Når du går gennem kontoret, skal du omveje hindringer eller risikere at snuble over noget?

Når du sidder ved et skrivebord, kan du faktisk arbejde komfortabelt der? Er der logisk arrangeret ting, så de ting, du vil bruge mest ved skrivebordet, er tættest på hånden?

Der er masser af ting, der er strammet ind i kontorer i dag, fra printerstande gennem arkivskabe. For god kontorstyring skal du være sikker på at alle ting på kontoret er arrangeret for maksimal effektivitet - og maksimal sikkerhed. Grundlæggende om små eller hjemmekontor design giver tips til sikkert at opfylde strøm, belysning og ventilation behov på dit kontor rum.

5. Planlæg det kedelige arbejde.

Det er for nemt at afskrække ting, som du ikke kan lide at gøre, og de fleste forretningsfolk ikke nyder opgaver som arkivering, afsendelse og modtagelse eller bogføring - selv kontorchefer.

Desværre vil et kontor, som et køkken, ikke fungere godt uden at gøremålene bliver gjort.

Hvis du er en lille virksomhedsejer, der ikke er i stand til at tildele det, du ser som kedeligt eller ubehageligt arbejde til en anden, tvinge dig selv til at komme til det regelmæssigt ved at planlægge tid hver uge for det. Tag en formiddag eller eftermiddag til, og brug det til at foretage kolde opkald, returnere ikke-prioriterede e-mail henvendelser, lave sociale medier posteringer, indhente regnskab eller opdatering af posterne.

6. Delegere og outsource.

I en perfekt verden ville alle kun gøre hvad han eller hun havde tid til at gøre og gjorde det godt. Da verden ikke er perfekt, gør mange mennesker i stedet ting, som de ikke har tid eller talent til at klare sig godt.

Delegering og outsourcing kan ikke kun forbedre din lille virksomheds kontorstyring, men også lade dig fokusere på dine talenter og dermed forbedre din bundlinje. En deltids- eller virtuel assistent kan muligvis klare mange af dine kontor- eller administrative opgaver. For mere at delegere, se Beslut om at delegere.

7. Gør forretningsplanlægning en prioritet.

Mange små virksomhedsejere bruger deres dage til at handle og reagere - og så spekulerer på, hvorfor de synes at være spinning deres hjul. Forretningsplanlægning er en vigtig komponent i god kontorsadministration og skal være en del af din regelmæssige rutine for kontorledelse.

Succesfulde småfirmaer bruger hver uge forretningsplanlægning, og mange bruger daglige forretningsplanlægninger som et værktøj til målindstilling og vækst.

Denne forretningsplanlægning guide er en god primer for at få din forretningsplanlægning indsats på vej; det fastlægger en forretningsplanlægningsramme for din lille virksomhed og giver ressourcer til alt fra at skrive en visionserklæring gennem reglerne for fastsættelse af forretningsmål.

Hvis du har personale, involverer du dem i forretningsplanlægning, enten formelt eller uformelt.

Du vil elske forskellen

Lad ikke kaos interferere med at drive forretning. Når du begynder at anvende disse syv principper for god office management, vil du blive forbløffet over den forskel, som god office management gør - og hvor meget mere du gør.

Se også:

Hvorfor Cloud Computing er ideel til små virksomheder

Mastering af arkiveringssystemet

Sådan oprettes et dokumentstyringssystem

10 Tips til organisering af computerfiler