Almindelige regnskabsmæssige fejl i små virksomheder

Regnskaber i din lille virksomhed involverer ikke bare at holde bøgerne til skatteformål, men det er en vigtig enhed til at spare penge og identificere affald, bedrageri og tyveri. Derfor er det så vigtigt for virksomhedsejere at ansætte professionelle revisorer i stedet for at forsøge at gøre bøgerne selv eller delegere arbejdet til uerfarne medarbejdere (dvs. en administrativ assistent er ikke uddannet bogholder).

Selv succesfulde virksomheder kan nemt gå i stykker på grund af regnskabsmæssige fejl, der resulterer i ubetalte skatter, bedrageri, tyveri eller forstyrrelse.

Mest almindelige regnskabsmæssige fejl

Regnskabsmæssige fejl omfatter at lave grundlæggende matematiske fejl, indtaste data forkert og undlade at dokumentere udgifter og indtægter. Følgende regnskabsmæssige fejl er blandt de mest almindelige for små virksomheder:

1. Organisation

I regnskab er organisation kritisk. Det betyder at holde kvitteringer for alle udgifter, ved brug af forretningskreditter eller betalingskort for udgifter, holde bøgerne opdaterede og notere små pengeudgifter præcist på den dag, de er afholdt og ikke blande personlige og erhvervsmæssige finanser. Som en travl virksomhedsejer er det nemt at afhente forsyninger, mens du gør dine personlige indkøb og ærinder. Det er dog vigtigt at få separate kvitteringer og bruge dit videresalgs ID-nummer til alle forsyninger, der skal videresælges.

Selv om udgifter under $ 75 generelt ikke kræver en kvittering, er det altid en god ide at få en. Når du kan vise kvitteringer for alle dine udgifter, er revisorerne mindre tilbøjelige til at udfordre dem.

2. Kom bag på papirarbejde

Små virksomhedsejere, der har pålagt at bære mange hatte, afholder ofte bøgerne til slutningen af ​​ugen eller slutningen af ​​måneden - eller senere.

Dette er en risikofyldt strategi, fordi det er let at komme bag på regnskaber, rapporter, der skal indleveres, momsafgifter, faktura betalinger og endda faktureringskunder for penge, som de skylder dig. Forsinket fakturering kan resultere i hoppede checks, forhøjede gæld, der aldrig vil blive betalt og fejl i fakturaer, der vil være vanskelige at bevise på et senere tidspunkt. Du kan være ansvarlig for straffe og interesse for at indberette rapporter for sent eller tabe på store økonomiske muligheder, fordi bøgerne ikke er aktuelle. Hvis du er nødt til at kæmpe eller skynde sig for at indhente dine bøger, er det lettere at lave dyre fejl.

3. Math fejl

IRS opdager ofte matematiske fejl og retter dem for dig. Du kan dog ikke regne med noget agentur, der fanger dine matematiske fejl. Der er også andre typer matematiske fejl, som bureauer ikke kan identificere, og disse kan have en betydelig kumulativ effekt på din økonomi. Disse typer af fejl omfatter indtastning af tal på det forkerte sted, undlader at afrunde tal korrekt eller lave fejl, der ikke er til din fordel.

4. Ansættelse af forkert kontorpersonale

Hvis den ansvarlige for at lave dine bøger ikke ved, hvad han eller hun gør, er du den, der betaler for eventuelle fejl. Ingen medarbejder, relativ eller uformel bekendtskab vil bekymre sig om dine bøger så meget som du eller en professionel regnskabsvirksomhed vil.

Hvis en sådan person begår en fejl, er han eller hun ikke investeret som en revisor med et ansvarligt ansvar eller en person med en økonomisk interesse i virksomheden. Den anden risiko for at ansætte en person, der ikke er professionel, er at personen nemt kunne engagere sig i kriminel aktivitet som fordybelse eller tyveri.

5. Manglende vilje til at delegere

Små virksomhedsejere er ofte uvillige til at delegere bogføring til erfarne regnskabsfolk, men virksomhedens vækst afhænger af den kritiske evne til at lade andre fagfolk håndtere noget uden for dine forretningsmæssige kompetencer. Du skal bare være villig til at lade andre mennesker gøre deres job, mens du gør dit. Få virksomhedsejere er kvalificeret til regnskab, skattestrategier, styring af forretningsmæssige aktiver og etablering af forretningsenheder for at udnytte fordelene ved visse forretningsstrukturer.

Du har brug for ekspertrådgivning og en erfaren revisor for at maksimere indkomsten og minimere skatter.

6. Dårlig kommunikation

Dårlig kommunikation mellem dig og din bogholder kan medføre alvorlige fejl i dine optegnelser, arkiveringsrapporter og resultere i alt fra umuligt at forene udsagn til unøjagtige nøglefinansierede data. Det er nemt at glemme, at du har betalt nogen en bonus kontant eller har en kontantrabat, medmindre du skriver oplysningerne ned og formidler den til din bogholder.

Teknologi forhindrer ikke regnskabsmæssige fejl på grund af "affald i, skrald ud" business adage. Den person, der indtaster regnskabsnumrene i software og teknologi, skal overføre dem korrekt og indtaste dem på det rigtige sted til det rigtige tidspunkt. Bogholderen skal vide, hvornår man skal indsende papirarbejde og fortolke fakta om aktiver, skatter og andre forhold. Hvis du vil få mest udbytte af dit salg og udgifter, skal du bruge en erfaren revisor eller bogholderi til at håndtere dine bøger den rigtige måde at hjælpe dig med at undgå fejl, finde besparelser på skatter og afdække andre forretningsmuligheder baseret på din økonomiske billede. I det mindste skal du sørge for, at der findes korrekte procedurer og processer for at holde kommunikationen åben og produktiv.