Budgettering Management Essentials for New Managers

Udgivet 8/1/2015

Det er sjældent, at når nogen fremmes til deres første ledelsesrolle, er det første gang, de forvalter et afdelingsbudget.

De fleste nye ledere modtager kun lidt eller ingen formel uddannelse i, hvordan man udvikler en budgetprognose, sporer deres udgifter eller hvordan man foretager midårsjusteringer. De afleveres ofte et regneark eller en rapport fra deres leder eller finansafdelingen og forventes at vide, hvordan man gør det eller lærer ved forsøg og fejl.

Selv om "prøve og fejl" kan være en effektiv måde at lære en ny færdighed på, ville det være bedre, hvis en ny leder ikke behøvede at lave for mange smertefulde fejl.

Her er nogle få erfaringer fra min egen prøve- og fejlindlæring, som jeg tror de fleste nye ledere kunne have gavn af:

Invester tiden til at lære lige fra starten

Der er ingen bedre tid til at stille "dumme" spørgsmål, end når du er helt ny til noget og aldrig har gjort det. Bedre at spørg og tilbringe tid på forhånd læring, snarere end vente, indtil nogen skal påpege dine fejl. Anmod om tid fra din chef (eller forgænger hvis du kan) for at gennemgå den underliggende filosofi, de overordnede mål, formatet og hver linjepost. Hvis din organisation har en finansiel person, så spørg denne person at bruge tid sammen med dig også. De fleste vil blive smigret og villige til at dele deres ekspertise. Når alt kommer til alt, hvis de kan træne dig hvordan man gør ting i henhold til deres specifikationer i forkant, vil du have mindre hovedpine for dem senere.

Tag en "Finans og budgettering for ikke-finansielle ledere" -kursus

Tjek med dine lokale handelsskoler under "Executive Education. "De fleste erhvervsskoler tilbyder en til tre dage, ikke-kredit kurser. Under eller efter kurset tager du tid til at gennemgå virksomhedens årsrapport og forstå de forskellige finansielle forhold og rapporter.

Administrer dit afdeling budget som det er din egen virksomhed

Når vi arbejder for store organisationer, slutter vi at behandle "selskabets" penge som om det vokser på træer. Det gør det ikke, og det er nu dit job som leder at tage personligt ejerskab af afdelingens ressourcer.

Vær en holdspiller

Gennemgå eventuelt din administrators budget. Selvom det er vigtigt at tage ejerskab af dit budget, er din enhed en del af en større enhed. Bed din chef om at vise dig, hvor dit budget passer ind og understøtter stort billede, samt de indbyrdes afhængigheder med jeres jævnaldrende. Der kan være tidspunkter, hvor en anden afdeling har brug for penge til mål, der har højere prioritet end din. Vent ikke på at blive spurgt eller få den taget væk - vær proaktiv og tilbyde at hjælpe din peer manager. Du vil blive betragtet som strategisk og samarbejde.

Spil ikke dumme spil

Bare fordi "alle gør det" betyder det ikke, at det ikke er dumt og dårligt for virksomheden. Et eksempel på et typisk dumt budgetteringsspil, som chefer spiller, er "brug det eller tab det udgifter. "Det er, når du nærmer dig slutningen af ​​året, og dit budget kører under din prognose. I de foregående år, da du blev underskrevet, blev dit næste års budget fastsat ud fra det års faktiske.

Så, for ikke at få dit budget skåret igen, går du på en købmand - køb ting du ikke har brug for eller strømpe bare, hvis du måske har brug for det.

Spor dine udgifter månedligt og foretag proaktive korrektioner

Antag ikke, at "nogen" vil fortælle dig, når du er over budget. Faktisk kan du endda nødt til at bede om månedlige rapporter eller holde styr på dig selv. Vent ikke til årets udgang, når det er en overraskelse (for dig og din chef). På det tidspunkt er det for sent at undersøge og foretage korrektioner. Vær ansvarlig, mål selv og proaktivt rapporter til din leder.

Vær gennemsigtig og involvere dit team

Del dit budget med dit team, måske endda få dem involveret i opsætningen af ​​prognosen. Hvis du involverer dit team og hjælper dem med at forstå budgetprocessen, skabes en følelse af fælles ejerskab og opfordrer dine medarbejdere til at finde kreative måder at styre udgifterne på.

Vær strategisk

Tag ikke bare sidste års aktualiteter og tilføj ti procent til næste års prognose. Start med at udvikle en strategi og mål, og bestemm derefter de ressourcer, der er nødvendige for at nå disse mål. Hvis du har brug for mere end sidste år, skal du forberede en forretningsmand for at retfærdiggøre din anmodning om yderligere finansiering.

Overdrive det ikke

Mens du administrerer budgettet er en vigtig rolle for en leder, skal du aldrig se bort fra de vigtigste aktiver: dit folk! Sørg for at du bruger mindst fem gange så meget tid på at udvikle dit hold, at du knuser tal.