Bogholder, controller eller økonomidirektør - hvem har du brug for?

Virksomhedsejere håndterer ofte deres egen bogholderi af mange grunde, der omfatter frygt for at delegere følsomme finansielle oplysninger, som ønsker fuld kontrol og at holde personaleomkostningerne magert. Disse grunde, mens det helt sikkert er gyldigt for startups og mindre operationer, vokser mere upraktisk, som din virksomhed vokser. Nogle ejere uddelegerer regnskabsopgaver til troværdige familiemedlemmer eller medarbejdere, men de mest succesrige og erfarne iværksættere lærer hurtigt, at regnskab og økonomi er livsnerven i erhvervslivet og fortjener faglig ledelse fra dygtige finansielle specialister.

De tre primære økonomichefer i de fleste virksomheder er bogholder eller revisor, controller og økonomidirektør eller økonomidirektør.

Som virksomhedsejer kan du selv håndtere opgaverne for disse stillinger eller overdrage dem til en medarbejder eller en betroet medarbejder. Men da virksomheden modnes, opdager de fleste ejere, at ansættelsesprofessionelle skaber solide fordele ved fordelene, samtidig med at ejerne fritages koncentrere sig om kerneforretningsproblemer. Resultaterne af ansættelsen af ​​regnskabsmæssige fagfolk omfatter - men er ikke begrænset til - følgende forretningsmæssige fordele:

• At finde omkostningsbesparelser i fremstillingsprocessen, leverandørforhold, kontoraktiviteter og medarbejderstyring
• Spar penge på skatter
• Forvaltning af et stadigt voksende omfang af internt papirarbejde og eksterne rapporter
• Design et finansielt sikkerhedsnet ved at begrænse risici med forsikringsdækning, lagerstyring, diversificering og skattemæssige trusselsvurderinger
• Planlægningsudvidelser
• Håndtering af lønningsregnskaber
• Strømningsoperationer og maksimering af overskuddet
• Undgå bøder, sanktioner, lavere kreditvurderinger og renter gebyrer, der skyldes manglende frister, beregning af lønningen unøjagtigt, glemmer at betale regninger og mangler tidsfølsomme forretningsmuligheder

Faktisk sparer de fleste virksomheder penge ved at ansætte professionelle finansielle medarbejdere til at styre deres daglige forretninger.

Afhængigt af størrelsen af ​​din virksomhed, din industri og andre faktorer kan du måske bare bruge en deltidsbookholder eller kræve et fuldt finansielt personale, der omfatter en controller og økonomidirektør. At beslutte, hvilket økonomisk personale din virksomhed virkelig har behov for, er en kompleks beslutning, der afhænger af mange faktorer. Dine behov vil næsten helt sikkert ændre sig over tid, og hvis din virksomhed vokser med succes, kan du cykle gennem alle disse positioner. Følgende afsnit beskriver, hvad hver professionel gør og forklarer, når din virksomhed måske har brug for en eller flere af disse finansielle specialister:

Vigtige bogholderfunktioner

De fleste bogholderer arbejder med at registrere, hvad der allerede er gjort finansielt i virksomheden med ringe eller ingen indflydelse på forretningsstrategi.Bogførere arbejder på et transaktionsmæssigt grundlag og træffer sjældent beslutninger om fremtidige forretningstransaktioner. En talentfuld bogholder kan forklare dine muligheder, holde optegnelser og rapporter aktuelle, identificere uoverensstemmelser i bøgerne og anbefale omkostningsbesparende ideer, men deres primære job er at kredse virksomheden og dets finansielle transaktioner og kompilere rapporter fra disse oplysninger. Nogle af virksomhedens bogholderes typiske daglige opgaver omfatter:

• Registrering af salg, udgifter, gældsforpligtelser og tilgodehavender
• Overvågningsomkostninger for forsyninger, kontorudgifter, leje, forsyningsselskaber og andre faste og variable omkostninger
• Administrerende lønningsliste , skattefradrag, momsregnskaber, løninddrivelser og forsikringsfradrag
• Sikring af, at væsentlige former og papirarbejde udfyldes og opbevares sikkert
• Forbereder daglige, ugentlige, månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter til ledelse, offentlige myndigheder, aktionærer, medarbejdere og interessenter
• Betaling af regninger i tide
• Undersøgelse af alternative leverandører og sammenligning af omkostninger
• Identifikation af problemområder som affald, fejladministration, bedrageri og tyveri
• Sporingsmateriel, forsyninger, opgørelse og menneskelige ressourcer
• Forberedelse skatter og daglige, månedlige eller kvartalsvise indskud til byen, staten, IRS, arbejdsløshedsorganisationer og forsikringsselskaber
• Forvaltning af erhvervs- og medarbejderforsikring og sundhedsfæller ns
• Beskyttelse af virksomhedsregistre
• Få overslag over og finde og betale service og reparere folk
• Kontrol af complianceproblemer
• Håndtering af kreditkreditter internt og erhvervskreditter med eksterne leverandører og långivere eksternt

At vide, hvornår de skal leje en bogholder

De fleste virksomhedsejere - især dem med iværksætterånd - trives med at køre alle aspekter af deres forretninger, og regnskaber er blevet lettere med alle de intuitive software, der er til rådighed. Det er helt muligt for virksomhedsejere at holde bøgerne, men det er ikke nødvendigvis en god ide, da virksomheden vokser. Når papirarbejde begynder at kompromittere din tidsstyring, jobtilfredshed eller effektivitet, er det på tide at overveje at ansætte en bogholder. Du behøver måske ikke at ansætte en fuldtidsansat og kan endda outsource hele eller en del af det regnskabsmæssige arbejde som lønningslisten. At ansætte en bogholder giver mening, hvis et af følgende gælder for dig og din virksomhed:

• Du forstår ikke rigtig regnskab, men stoler på softwaren for at fortælle alt, hvad du behøver at vide.
• Du er ikke bekendt med skattekode og skatteunddragelsesstrategier.
• Din virksomhed oplever hurtig vækst på kort tid.
• Investorer, långivere eller aktionærer ønsker professionelt udarbejdede rapporter.
• Du bruger mere tid på at lave bøgerne end at generere salg eller nye forretninger.
• Du planlægger at udvide til en anden region, industri eller produktserie.
• Du vil købe, sælge eller handle aktiver.
• Du er blevet informeret om, at dine bøger skal revideres.

Ansættelse af en bogholder behøver ikke at være en smertefuld proces, fordi du kan begynde med at outsource arbejdet til et professionelt regnskabsfirma.Det er en særdeles effektiv strategi, hvis du ikke er bekendt med bogføring, ansætter en bogholder eller tilsynskonsulenter eller ansøgere om økonomiske job.

Når man skal overveje at ansætte en controller

Controllers, der nogle gange kaldes comptrollers, overvåger bogholderi, skatteansvarlige, kreditansvarlige og andre regnskabspersonale, mens de rapporterer til CFO, administrerende direktør eller virksomhedsejer direkte. I mindre virksomheder kan en controller være den eneste certificerede revisor i virksomheden eller føre tilsyn med et team af revisorer. Mange af disse fagfolk klare deres opgaver med hjælp fra en kontorist, bogholder eller administrativ assistent.

En controller er virksomhedens regnskabsfører og har ansvaret for at udarbejde årsregnskaber, forretningsplaner, budgetter, skatter, compliance certificeringer og særlige projekter som planlægning af kort- og langsigtede forretningsstrategier, virksomhedsopkøb, salg af aktiver, virksomhedssammenslutninger og sikring af finansiering eller investorer. Betragtes som en økonomichef på mellemniveau, udfører chefer normalt følgende opgaver:

• Administrer finansielt personale.
• Skriv kontrol og bære fiduciary ansvar for virksomhedens drift.
• Tilmeld dig økonomisk relaterede rapporter og dokumenter.
• Etabler virksomhedens finansielle politikker og procedurer.
• Opret rapporter til intern anmeldelse.
• Håndter forsikrings- og risikostyringspolitikker.
• Beskyt virksomhedens aktiver.
• Klargør, overvåger og opdater budgetter.
• Spearhead forberedelser til offentlige tilbud.
• Rådgive ejere og ledere på finansielle markeder, trends og bedste praksis.
• Udvikle proaktive skattestrategier.
• Vælg og administrer regnskabssoftware.
• Fortsæt samlinger.
• Behandle menneskelige ressourcer som f.eks. Vedligeholdelse af medarbejderposter.
• Uddann medarbejdere om medarbejderfordele og forretningsansvar.

Tegn, der angiver din virksomhed, har brug for en controller

Jo større din virksomhed vokser, desto mere sandsynligt har du brug for mere end bare en bogholder. Hvis du har aktionærer eller et bestyrelse, der består af personer, der ikke er venner, tætte medarbejdere og familie, som du har udpeget, er det en god forretningspraksis, der beskytter din virksomhed og aktiver, at ansætte en controller. Generelt regulerer en controller sig om regnskab, mens en CFO fokuserer på strategisk finansiering.

Efterhånden som virksomhedens interessenter udvider, leverer en registeransvarlig taktisk ledelsesrapportering og personaleovervågning om regnskabsproblemer, mens CFO håndterer finansiel planlægning og bærer ansvaret for controlleren og regnskabsholdet. De fleste små virksomheder har ikke råd til en fuldtidsansvarlig, men når virksomheden vokser, har du ikke råd til at operere uden en controller selvom han eller hun fungerer på deltid eller konsulentbasis.

Når du skal ansætte en finansdirektør

CFO'er arbejder uden for strenge grænser ved at deltage i alle forretningsbeslutninger og fortaler for organisationens bedste økonomiske interesser. Som enhver erfaren entreprenør eller virksomhedsejeren ved, er strenge økonomiske vurderinger kun et af en succesfuld virksomheds forretningsmål.Initiativer, der giver stærk fortjeneste, kan let svække virksomheden med kunder, der ikke kan lide at betale høje priser på underordnede produkter eller loyale kunder, der lægger større vægt på virksomhedens mål, principper, miljøforpligtelser eller driftsteknikker.

De bedste økonomidirektører vurderer ikke kun omkostningerne ved at drive forretning, men også de risici og trusler, som enhver virksomhed kan generere. CFO'er arbejder som ledende medarbejdere, bestyrelser, ledende medarbejdere og andre vigtige interessenter og spiller en afgørende rolle inden for forskning og udvikling, virksomhedsovervågning, overholdelse af lovgivningen og den daglige drift. Andre CFO-opgaver omfatter:

• Styring af et selskab gennem fusioner, overtagelser, offentlige tilbud og ændringer i forretningsstruktur og -operationer
• Forvaltning af store forretningsmæssige udvidelser til nye markeder
• Forespråkning for god økonomisk praksis i kompleks beslutningstagning > Forvaltning af aktiver og finansielle forhold til flere interessenter
• Effektivisering af operationer
• Vurdering og styring af finansielle risici
• Planlægning af kort- og langsigtede finansielle mål
• Tolkning af markedsdata fra flere finansielle indikatorer og forretningstendenser
• Forstå årsagerne til, at forretningsmarkederne udfører den måde, de gør
• Fastlæggelse af, hvordan man investerer virksomhedernes aktiver
• Forudsigter markedstendenser og hvordan virksomheden kan udnytte dem
• Hver enkelt del af virksomheden er stærkt afhængig af CFO's samlede opgaver: styringskontrol, finansforvaltning og planlægning og prognoser for kritiske økonomiske forhold.

Progressivt mere krævende finansielle styringsbehov

Små og mellemstore virksomheder har udviklet behov for bogføring og regnskab, da deres aktiviteter vokser. Ejere eller udpegede holdmedlemmer håndterer ofte regning for små og startende virksomheder ved hjælp af regnskabssoftware. I sidste ende bestemmer de fleste virksomheder imidlertid, at ansættelse af professionelle bogholderier - enten fuld eller deltid og internt eller outsourcet - frigør medarbejdere til kerneforretningsopgaver og fremmer større nøjagtighed, bedre overholdelse og øget tilsyn. Den rigtige bogholder sikrer, at rapporter indgives til tiden, og hjælper virksomheder med at identificere omkostningsbesparende strategier, bedrageri, tyveri og affald.

Når din virksomhed vokser og kravene til din tid forøges, kan du måske finde ud af, at du har brug for et finansielt personale, der er under tilsyn af en controller eller en økonomidirektør for at styre virksomhedens mere sofistikerede økonomi. Dine muligheder omfatter at ansætte fuldtidsansatte, interne medarbejdere eller outsourcing bogføring og finansielle opgaver til en erfaren professionel regnskabstjeneste. Begge muligheder er lige gyldige måder at styrke din virksomheds økonomiske styrke på, men mange små og mellemstore virksomheder nyder fordelene ved at ansætte rådgivere efter behov for at undgå de høje omkostninger ved at ansætte fuldtidsansatte.