Grundlæggende fakta om W-2-formularen

Hvad er et W-2-formular?

A W-2 er en erklæring, der skal udarbejdes af arbejdsgivere hvert år for medarbejdere, der viser medarbejderens samlede bruttoindtjening, social sikringsindtjening, Medicare indtjening og føderale og statslige skatter tilbageholdt fra medarbejder. Formålet med denne formular er at give medarbejderen oplysninger, der skal indgå i hans eller hendes indkomstskatteformular. Det giver også Social Security Administration og IRS oplysningerne for at verificere medarbejderens selvangivelse.

Hvornår er W-2 Form Due?

VIGTIGE ÆNDRINGER: Fra 2016 årlige skatterapporter og for alle efterfølgende år skal blanket W-2 og W-3 indsendes til Social Security Administration (SSA) senest den 31. januar det næste år. Så for 2017 skattebetalinger skal du indsende senest den 31. januar 2018. Ændringen er gennemført for at reducere skattefusk. Den 2018 årlige lønseddel skat rapport deadlines for 2017 skattebetalinger viser de nøjagtige deadlines for indeværende år.

W-2-formularen skal leveres til medarbejderne senest i slutningen af ​​januar med oplysninger fra det foregående kalenderår. Denne frist er ikke ændret. W-2'erne skal indeholde en transmitteringsformular W-3, medmindre du indsender online hos SSA. Den 31. januar deadline gælder for både mailede og online indleveringer til SSA. Indsendelse efter fristen kan resultere i sene indleverings sanktioner.

Ja, du skal sende W-2'er til Social Security Administration (SSA) inden for samme frist, som du giver formularer til medarbejdere.

Dette er en god grund til at give medarbejderne deres formularer i begyndelsen af ​​januar, så du kan finde og rette fejl inden arkivering hos SSA.

Dele af W-2-formularen

En W-2-formular er en flertalsformular:

• Kopi A går til Social Security Administration. Kopi A er normalt trykt på en mellemliggende laser-scannable rød form. Hvis du arkiverer en papirkopi, skal du kun bruge det papir, der leveres af SSA.
• Kopi 1 er for byen, staten eller lokaliteten
• Kopi B er til arkivering med medarbejderens føderale afkast
• Kopi C er for medarbejderens optegnelser
• Kopi 2 er en anden kopi til en by, stat , eller lokalitet
• Kopier D er for arbejdsgiverens optegnelser.

Hvor kan jeg få W-2 formularer?

Du kan ikke bare kopiere W-2-formularen fra internettet. Som bemærket ovenfor udskrives kopi A af blanketten på specialpapir. Du skal bruge de "officielle" formularer. Du kan få de officielle W-2 formularer fra en kopi butik, fra nogle skatteprogrammer (se efter den lille virksomhed version) eller fra din skatteforhandler.

Hvilken information skal jeg udfylde W-2 Forms?

Oplysninger om din virksomhed

For hver W-2 skal du inkludere oplysninger om din virksomhed:

• Din arbejdsgiver ID nummer
• Dit firmanavn
• Din virksomhedsadresse
• Din virksomhed Statskontorets ID-nummer (tjek med statens afdeling for indtægter)

Oplysninger om dine medarbejdere

For hver medarbejder skal du have opdaterede personlige oplysninger:

• Social Security Number eller andet skatteidentifikationsnummer < Navn
• Adresse
• Oplysninger om medarbejderindtjening

Dernæst skal du have oplysninger om total løn og tilbageholdelse for hver medarbejder i sidste år:

Samlede lønninger, tipsindtægter og anden kompensation

• Samlede socialsikringslønninger (op til maksimal social sikring)
• Samlede Medicare lønninger (samme som samlede lønninger)
• Sociale sikkerheds tips og tildelte tips

Oplysninger om pensionsplaner I rubrik 12, skal du for hver W-2 angive, om hver medarbejder deltager i en pensionsplan eller en ikke-kvalificeret plan wi din virksomhed, hvis denne medarbejder er en lovpligtig medarbejder, eller hvis personen har modtaget sygedag fra tredjepart.

Oplysninger om særlige fordele

Boks 13 i W-2 kræver oplysninger om fradrag for personalegodtgørelsesplaner og andre fradrag, der skal rapporteres om medarbejderens selvangivelse. Vejledningen til Form W-2 indeholder en referencevejledning til boks 13-koder.

Kontrolnummer (Valgfrit)

Du kan eventuelt tilføje et internt kontrolnummer på hver formular W-2, hvis du betaler mange medarbejdere. Du kan generere nummeret selv, eller din lønseddel forberedelsessoftware kan generere dette nummer.

Hvor finder jeg oplysningerne til W-2?

Oplysningerne for denne formular kommer fra dit lønregister, der viser årlige totalsum for hver medarbejder til løn og tilbageholdelse sammen med fradrag for lægeplaner, sundhedsopsparingskonti og andre poster. Du skal også have en nuværende W-4 formular for hver medarbejder. W-4-formularen bruges af medarbejderen til at give dig deres adresse,

Hvordan fuldfører jeg W-2-formularen?

Denne artikel om, hvordan du gennemfører W-2-formularen, går dig igennem processen trin for trin.

Hvordan sender jeg W-2-formularen? Kan jeg sende disse formularer online?

Du sender W-2-formularen til Social Security Administration (SSA), inden udgangen af ​​februar. Ja, du kan sende disse formularer online til SSA via deres Business Online-tjeneste. Hvis du har 250 eller flere W-2-formularer, skal du sende dem til SSA online.

Hvad hvis jeg laver en fejl på en W-2-formular?

Inden du sender disse formularer til medarbejdere, skal du kontrollere disse almindelige fejl. Hvis du gør en fejl, kan du nemt rette formularen og give den korrigerede formular tilbage til medarbejderen. Hvis fejlen opdages, efter at du har indsendt formularerne til Social Security Administration, er processen her for at rette op på formularen. Du skal også indsende W-3 transmittalformularen igen.