7 E-mail-managementtips til hurtig forbedring af produktivitet

En af de mest almindelige udfordringer for små virksomhedsejere er at balancere behovet for at få en masse opnået i det, der aldrig virker som nok tid. Vi er en hyppigt overplanlagt flok, og de fleste af os kan have gavn af lidt ekstra tid eller i det mindste mere produktiv brug af den tid vi har.

Når det kommer til tidsstyring, er det ofte en udfordring at finde ud af, hvordan man bruger tid mere produktivt. Et godt sted at starte er e-mail management; dette er et område, der tops listen over tidsmordere for mange små virksomhedsejere.

Da e-mail er en løbende form for kommunikation, og vi ikke har fuld kontrol over det indgående flow, skal vi arbejde for at forbedre vores produktivitet i, hvordan vi modtager, organiserer, svarer til og endda tænk på e-mail. Nedenstående tips hjælper dig med at oprette et system til styring af din e-mail på en måde, der understøtter produktiviteten i stedet for at spise væk på den.

1. Sluk meddelelser.

Email har tendens til at komme ind på alle tidspunkter af dagen og natten, så det er vigtigt, at du kontrollerer, hvordan strømmen af ​​indgående meddelelser passer ind i din dag. Sluk for nye meddelelsesmeddelelser på både din computer og smartphone for at forhindre konstant forstyrrelser og forstyrrelser i din tidsplan, og kontroller for mail, når det er praktisk for dig.

2. Bestem hvordan du bruger din indbakke.

Der er mange forskellige filosofier, når det kommer til at styre din e-mail-indbakke. Du kan bruge din indbakke som catchall, begrænse den til kun højt prioriterede meddelelser eller gøre den til en arbejdsopgave liste.

Nøglen er at vælge ét formål for din indbakke og holde fast ved det.

3. Opret email whitelists og blacklists.

De fleste e-mail-klienter og e-mail-udbydere giver brugere mulighed for at lave lister over sikre adresser for at sikre, at disse meddelelser kommer igennem, mens du blacklisting eller blokkerer, hvad du anser for spamadresser. Tag dig tid til at opdatere disse lister ofte for at holde din indkommende email ren.

4. Indstil en timer og batch proces.

Nogle små virksomhedsejere nyder godt af at have lommer om tid på deres tid bare for e-mail. Hvis dette virker for dig, skal du afsætte en bestemt mængde tid i løbet af dagen for at reagere på meddelelser, flytte handlinger til din opgaveliste, slette uønsket og få et hurtigt overblik over, hvad der skal være din opmærksomhed næste.

5. Brug regler til at automatisere processen.

For at strømline e-mail-styringsprocessen endnu mere skal du bruge regler i din e-mail-klient, der sorterer, flagger, flytter og organiserer dine meddelelser. Selvom det vil tage lidt tid at oprette regler, der understøtter måden, du bruger e-mail på, når du har dem oprettet, kan du skære ned på en betydelig del af din e-mail-behandlingstid.

6. Få en start fra din smartphone.

Mange småfirmaer har smartphones, så de kan holde kontakten og på arbejde, selv når de er ude af kontoret.Hvis du ofte tjekker e-mail på din mobilenhed, kan du spare en betydelig mængde tid ved at læse og begynde at behandle meddelelser, mens du er mobil. Selvom du bare gør det til en vane at slette uønsket og besked, du ikke behøver at gemme, kan du drage fordel af at have en strømlinet indbakke, når du kommer tilbage til kontoret.

7. Hvis du ikke læser det, skal du afmelde dig!

Email nyhedsbreve og andre e-mail marketing beskeder kan være en god måde at holde kontakten med kunder, kolleger, partnere og andre virksomheder, du er interesseret i, men disse meddelelser kan hurtigt hente sig op.

Hvis du ikke har læst en bestemt tilbagevendende mailing i flere problemer, skal du stoppe dit abonnement. At begrænse e-mail-nyhedsbreve og andre automatiserede meddelelser til kun de, du regelmæssigt læser, kan være en nem måde at reducere bulk i din indbakke.

For endnu flere værktøjer til at hjælpe dig med at blive mere produktive i din lille virksomhed, skal du udforske denne liste over 101 produktivitetsprogrammer.