5 Trin til et Business Record Keeping System, der virker

Du har sikkert hørt udtrykket "Garbage In, Garbage Out. "Denne sætning, der oprindeligt blev anvendt til computerhardware og software, fungerer også for den økonomiske side af din virksomhed. Hvis du vil lykkes, skal du oprette et finansielt system, der fjerner skraldet, og som giver dig nøjagtige og nyttige oplysninger for at se, hvordan du gør det, og så ved du hvornår du skal handle på disse oplysninger.

Her er fem nemme trin i oprettelsen af ​​et simpelt regnskabsregistreringssystem: Capture, Check, Record, Review, Act.

Først CAPTURE oplysningerne.

Hvis den ikke er der, eksisterer den ikke. Når du starter din virksomhed, bliver vant til at fange alt, så det bliver automatisk. "Capture" er den sværeste og den vigtigste del af processen; det er et spørgsmål om at danne vane med at indsamle information. Hold øje med hvert beløb du bruger til din virksomhed og hvert beløb du indtager som salg. Du skal ikke bekymre dig på dette tidspunkt om at gøre noget med oplysningerne. Bare vær sikker på alt, hvad du optager, omfatter (a) en beskrivelse af varen, (b) beløbet og (c) datoen.

Andet, KONTROLLER FOR AT TROPPE, at oplysningerne er komplette og korrekte.

Hver anden uge bruger du en time til at gå gennem alt og kontrollere det. Kontroller at alle de oplysninger, du har, er klar til optagelse.

Vær sikker på at du har inkluderet datoen og mængden, og nok detaljer om, hvad bekostningen var for at du kan optage det præcist. For eksempel en note til "papir, $ 3. 55, 7/12 "muligvis ikke nok information. Hvad var papiret til? Var dette en avis, du købte til kontoret? Eller købte du et papirpapir til computeren?

Indstil en bestemt tid til en aftale med dig selv i slutningen af ​​alternative uger (hver anden fredag ​​for eksempel) for at kontrollere alt. Vent ikke for længe; Jo længere du venter på at gøre dette, jo vanskeligere bliver det at huske og indsamle oplysninger.

Tredje, Optag oplysningerne for at gemme det.

Optagelse betyder at sætte dine finansielle oplysninger i brugbar form. Når alt er tjekket, skal du overføre det til din bogholder for at optage eller optage det selv. Gør det hver måned. Indtast oplysningerne i et regneark eller regnskabssoftware. Du kan også finde ud af, at online-software fungerer for dig, så du og din bogholder kan både se oplysningerne og diskutere det. Bare vær sikker på at du får alt optaget hver måned, så du kan gennemgå det.

Fjerde, konsolidere og gennemgå oplysningerne.

Når du har registreret dine finansielle oplysninger hver måned, skal du udskrive fire rapporter:

• balance
• resultatopgørelse (p & l)
• gældsforpligtelsesberetning og
• gældsrapport.

For hver rapport skal du inkludere en sammenligning med de samme rapportoplysninger fra sidste måned. Vær særlig opmærksom på specifikke oplysninger i disse rapporter.

Endelig ACT, baseret på hvad du ved.

I de fleste tilfælde kan "ACT" betyde at gøre ingenting, hvis alt ser okay ud.

I andre tilfælde kan det betyde en ændring. Opret "trigger points", hvor informationen tvinger dig til at handle. Her er nogle foreslåede udløsningspunkter:

1. Balance . Hvis du ser forpligtelser stiger hver måned i tre måneder (hvilket sandsynligvis betyder aktiver og / eller udgifter stiger også), reducerer udgifterne.
2. Resultatopgørelse . Hvis du ser, at en bestemt udgift stiger som en procentdel af salget, spørg dig selv, hvorfor det er stigende. Hvis stigningen er nødvendig, vil du måske reducere udgifterne til andre udgifter, for at bevare dit overskud.
3. Tilgodehavender i alderen . Vær assertiv i at gå efter langsomme betalere. Jo længere du lader gælden gå ubetalt, desto mindre sandsynligt er det, at du vil modtage pengene. Opsæt et samlingssystem, som jeg diskuterede ovenfor, for at sikre, at du er betalt hurtigt, og at langsom betalere ikke er tilbage til at antage, at du ikke vil have dine penge.
4. Konti betales . Betal hvad du kan så hurtigt som muligt. Prøv at betale tidligt for at få rabatter. Hvis du ikke kan betale alle dine regninger, skal du betale dem, der vil medføre, at du pålægger sanktioner, eller som vil påvirke din kreditvurdering. Selvom en anden er ansvarlig for at betale regninger, er du den person, der i sidste ende er ansvarlig for at sikre din virksomhedsgæld betales.

Selvom du ikke er bekendt med finansielle systemer, bør du kunne sætte denne i gang og holde den i gang. Den vanskeligste del er at indsamle oplysningerne. Når du har dannet "samling vane", vil du finde resten vil komme sammen med det.

Husk CCRRA - Fang finansiel information til din virksomhed Kontroller det hver anden uge, Optag og gennemgå de månedlige oplysninger , så Act som nødvendigt for at holde din økonomiske situation glat. Hvis du følger dette enkle fem-trins system, minimerer du "skraldet" og de problemer, der følger med det, og du vil maksimere din økonomiske situation.

Et velorganiseret finansielt system vil holde din virksomhed økonomisk levedygtig i mange år fremover.