10 Ting Hver ny programleder skal vide

Så har du lige fået dit første programledelsesjob? Eller hvis du vil vide, om du gør hoppet til programstyring, er et karrierevalg, du bør lave? Tillykke med, du er på det rigtige sted!

Programstyring er et givende og velbetalt karrierevalg. Men det kan også være en udfordrende rolle.

Her er 10 ting, som alle nye programansvarlige bør være opmærksomme på, før de starter rollen.

1. Programstyring er ikke det samme som projektledelse

Projektledelse er generelt accepteret til at være alt om planlægning af arbejdet, tilrettelæggelse af opgaver og ressourcer, styring af processen og levering af et specifikt mål.

Om der åbnes et nyt kontor, lancerer en ny app eller bygger et olympisk stadion, har projekter en defineret start, midten og enden og et klart sæt af mål.

Programmerne er lidt anderledes. Du skal stadig have folk til at organisere opgaverne, administrere ressourcer, arbejde gennem processer og så videre, men de rapporterer til dig som programleder. Der er meget mindre afkrydsningsopgaver som komplet på en projektplan, men meget mere strategisk og forholdsbyggende arbejde.

Programstyring handler om at holde hele transformative forandring på rette spor for at levere noget af værdi til organisationen over tid. Uden nogen som optræder som programleder, er alt du har fået en række projekter, der leverer tilfældigt og uden sammenhængende tema. Programlederen er den person, der bringer det sammen sammen.

2. Der er usikkerhed … Deal med det

Programmer er i sig selv usikre. Mens du måske ved, hvad det store billede er, er det bare en visionserklæring, når du starter.

Den nøjagtige vej til, hvordan man kommer der, og hvilke projekter vil blive påkrævet i løbet af de næste fem år … Nå, det er noget du skal træne, mens du går.

Du starter med en detaljeret planlægning for det, du ved, og opbygger et billede af, hvordan du håndterer resten af ​​det, når du kommer nærmere. Udvid gradvis dine planlægnings- og leveringshorisonter, indtil du ikke kan gå videre.

Bloker regelmæssigt med tiden for at planlægge de næste trin. Du kan også benytte denne mulighed for at sikre, at du stadig er på rette spor for at levere forretningsværdi.

3. Hold øje med Burnout

Mens et projekt kan være over et år eller deromkring, kan programmer strække igen og igen. Det nukleare nedlukningsarbejde på Det Forenede Kongeriges Sellafield-websted har leveringstempeller frem til 2025 og derover, for eksempel.

Programforvaltere skal beskytte deres hold mod udbrændthed. Du kan ikke arbejde i topfart i den tid, så sørg for, at dine medarbejdere får tilstrækkelig nedetid. Dette bør være begge perioder med mere støjsvage tid på arbejde med færre resultater og tilstrækkelig tid væk fra kontoret til ferier.

Hold sygepleje nøje, hold øje med dine overtidsrapporter og vær opmærksom på, at velfærd for dit team er afgørende, hvis du ønsker at skære nedslidt og holde dine talentfulde folk i programets liv.

4. Du skal styre tempoet

Når du leverer et program, der har en fjern gennemførelsesdato, skal du styre tempoet i arbejdet. Det er svært at holde momentet op i flere år, så din rolle som programleder er at jonglere prioriteterne og projekterne, så der kan leveres målbare output, der leveres regelmæssigt.

Bland de hurtige gevinster og den stabile fremgang mod de større billedmål. Dette hjælper holdet med at se, at du bevæger dig fremad og sikrer, at der er nogle kortsigtede succeshistorier at dele for at holde motivationen høj. Endelig hjælper det investorerne og direktionen at se, at der gøres fremskridt.

5. Træn dit hold til succes

Programmer leverer ofte noget nyt, unikt eller transformativt til organisationen. En af udfordringerne ved at arbejde på sådanne initiativer er, at du sandsynligvis ikke har de interne færdigheder til at kunne gennemføre alle de nødvendige opgaver og projekter.

Det er ok, og det forventes. Dit job som ny programleder er at sikre, at du kan opskalere, omskolere og udvikle de mennesker, du har, så at du sammen kan klare alle ressourcekravene.

Der kan være nogle områder, hvor du kun har brug for en bestemt ressource i en begrænset periode. For eksempel vil du ikke træne et af dine medarbejdere i, hvordan man kan være en gaffeltruckschauffør, hvis det er en færdighed, du har brug for i bare en uge, at aflaste en levering af noget. Men hvis du forandrer måden din virksomheds online tilstedeværelse styres på, ville det nok være værdifuldt at have hjemmesideudviklingsfærdigheder i huset sammen med en vis ekspertise om sociale medier eller søgemaskineoptimering. Disse er de færdigheder, som virksomheden vil stole på på længere sigt.

Tag beslutningen om, hvilke af disse du skal have indlejret i holdet, og som skal outsources. Så sørg for, at dit program kan levere de uddannelses- og rekrutteringsopgaver, der kræves for at være klar til at administrere outputene, som hvert projekt leverer.

6. Governance er mere kompleks

Hvis du kommer fra en projektledelses baggrund, vil governance ikke være en overraskelse for dig. Det er den måde, hvorpå projekt- og programstrukturer organiseres og styres for at sikre, at beslutningstagning sker på den rigtige måde, og at de rigtige mennesker er involveret. Det er afgørende for at sikre, at arbejdet skrider frem på en måde, som passer til den overordnede forretningsmæssige sag, og det hjælper med at holde folk ansvarlige.

Styring er også den måde, som Projektledelsen og ledende medarbejdere kan sikre, at programmet er på rette spor for at levere fordelene - og giver en formel vej til at lukke projekter eller et helt program, hvis det kan godtgøres, at disse fordele vil ikke længere blive opnået.

Styring er mere kompleks i et programmiljø end i et projektmiljø.Projektstyrelser og styringsgrupper har normalt medlemskab af exec-level. Dette kan forventes, da slutresultatet fra et program normalt er forretningstransformation.

Programmer har også indflydelse på virksomhed som sædvanlig proces og organisationens daglige drift, så investeringen er normalt signifikant, med en P & L-effekt. Dette kræver også et potentielt højere niveau af tilsyn end et kapitalprojekt.

Streamline programstyringen til dit program ved at sikre, at du har de rigtige personer i beslutningsprocessen og ved at have klare ansvarsområder for medarbejderne på holdet.

7. Planlægning er meget hårdere …

Planlægning af et program er sværere end planlægning af et projekt, fordi der er mange mere bevægelige dele, men man kan hævde, at det også er sjovt!

Typisk vil projektledere, der er involveret i programmet, sætte deres projektplaner sammen. Derefter møder programledelsen og under din ledelse som programleder, er planerne integreret.

Dette er let at sige, men ikke så nemt at gøre. Det kræver at identificere afhængighederne mellem projekter og projektopgaver. Det tvinger dig til at kigge på ressourcebehovet for hele programmet og at jonglere aktiviteter rundt for at passe til rådighed for nøglepersoner. Og det er heller ikke en engangs opgave.

Når din integrerede programplan er sat sammen, kan du spore den i et Gantt-diagram eller et andet softwareværktøj. Da dine projektledere sporer deres projekter i realtid, skal du foretage tilpasninger til programplanen, holde alle orienterede om ændringer og stave ud hvad dette betyder for deres område af arbejdet.

8 …. Men du behøver ikke planlægge hver linje.

Som programleder stoler du på dine projektledere for at udføre den detaljerede planlægning. Det er ikke praktisk eller ønskeligt, at du sporer en plan med tusindvis af tusindvis af opgaver.

Du har brug for en opgradering af projekterne på højt plan med tilstrækkelig detaljer til at vise dig, om noget har en indflydelse på programniveau.

Den nemmeste måde at gøre dette på er med dedikeret software apps (disse 10 dokumenterede projekt- og programsoftwareværktøjer er et godt sted at starte). At forsøge at administrere dit multi-million dollar program på et regneark vil ikke være nemt.

9. Du skal forbedre din delegering

Men godt, du er ved at delegere, at være i en programledelsesrolle betyder, at du skal få endnu bedre ud af det.

Den gode nyhed er, at du skal have et team af projektledere, og du kan endda få et dedikeret Program Management Office til at understøtte din transformative forandring.

Den dårlige nyhed er, at du måske ikke!

Der er meget arbejde at gøre på et program og sætter det op for at sikre, at alle de bevægelige dele bevæger sig sammen på det rigtige tidspunkt, er en stor indsats. Du kan ikke gøre det alene, og du bør ikke prøve. Find ud af, hvor meget tid du har brug for til at starte programinitiativet, og sørg for at du har et hold på plads for at sikkerhedskopiere dig.

Hvis du ikke har nogen i dit Program Management Office, skal du bede om at nogen skal udstationeres til programledelsesteamet. Der er rigeligt for dem at gøre: En person i en projektkoordineringsrolle ville være perfekt placeret til at levere den koordinering, der kræves på programniveau, og frigøre dig for at blive involveret i de strategiske opgaver.

10. Vær ikke bange for konflikt

Der er mange tråde til programmer. Fra projekter med vanskelige interessenter til tilsyneladende uopnåelige frister, vil hver dag give dig mulighed for konflikt. Pas på de ting, der forstyrrer projektets ydeevne, og vær forberedt på at træde ind, når det er nødvendigt for at afværge en konfliktsituation, før den starter.

Hvilke af disse 10 ting kom som en overraskelse for dig? Del dine tanker om programstyring på din yndlings sociale mediekanal!