10 Vaner af succesfulde projektledere

Hvorfor synes nogle projektledere altid at bringe deres projekter på tid, på budgettet og hos tilfredse kunder og andre … godt … gør det ikke?

Du har hørt om Stephen Coveys bog, De 7 vaner af højt effektive mennesker . Lad os i dag se på de 10 vaner, som meget succesrige projektledere deler.

Jeg har set, at disse vaner bliver nævnt igen og igen i præstationsvurderinger og i slutningen af ​​projektanmeldelser, hvor klienten, holdet eller sponsoren tilbyder feedback til projektlederen.

Du behøver ikke have 10 års erfaring for at kunne levere succes hver gang. Ved at ændre dine vaner og børste dine færdigheder kan du drastisk forbedre chancerne for, at dit projekt bliver en succes (og samtidig give dig mindre stressende tid på arbejdet).

Og i ingen bestemt rækkefølge (bortset fra nummer 10) lad os komme i gang!

1. Brug af det rigtige team

De mest effektive og succesrige projektledere kender deres teammedlemmers muligheder. Det betyder, at de kan tildele det rette arbejde til de rigtige mennesker.

Hvis du bruger en forkert ressource på en opgave, kan det tage længere tid eller blive gjort dårligt. Det hjælper virkelig at kende styrker og svagheder hos de personer, der arbejder med dig, så du bedst kan allokere dem til projektopgaver.

Find ud af, hvordan ressourcestyring også kan spare tid.

2. Håndtering af projektproblemer

Alle projekter rammer problemer fra tid til anden. Succesfulde projektledere må ikke lade dem bekymre sig.

De kender processerne til problemstyring og også hvordan man bedst kan håndtere problemer, når de opstår.

Du kan også gøre det. Når du ved, hvordan man vurderer et projektproblem, vil du opdage, at problemstyring bliver en nem vane at indarbejde i din ugentlige rutine. Brug lidt tid til at gå igennem dit problemlogfil hver uge, og du vil snart finde ud af, at det er et nemt stykke arbejde at holde sig ud af at håndtere problemer.

3. Håndtering af ændringer

Projekter er designet til at ændre tingene, men den slags forandring sker med andre mennesker! Det er sværere at styre forandring, der er rettet målrettet mod projektgruppen, forstyrrer den detaljerede projektplan og skaber nyt arbejde og en hel bunke dokumentationsopdateringer.

Succesfulde projektledere har en forandringsstyringsproces, som de følger. Følgende definerede trin gør det lettere at gøre enhver handling til en vane, fordi den er struktureret og gentagende.

Forandringsstyringsprocessen ser sådan ud:

• Modtag oplysninger om ændringen
• Vurder ændringen
• Fastslå, hvor meget arbejde det ville være at gøre ændringen
• Klargør en anbefaling om, hvorvidt det er værd foregår.

Så får du en beslutning fra din sponsor om, hvorvidt du skal inkorporere ændringen eller ej.

Bemærk: Du kan godkende nogle små ændringer selv, så længe de ligger inden for dit ansvar og autoritetsniveau.

Succesfulde projektledere ved, at håndtering af ændringer er en del af jobbet, og de har en plan om at håndtere dem, når de opstår.

4. Administrer projektomkostninger

Det er højst sandsynligt, at dit projekt vil pådrage sig omkostninger, selvom du ikke selv har fuld kontrol over pungestrengene. At være i stand til at styre de økonomiske elementer i din kontrol skal være en vane, fordi hvis du ikke nærmer dig det regelmæssigt og rutinemæssigt finder du jobbet bliver så stort, er det umuligt at klare sig godt.

Fantastiske projektledere forbliver oven på udgifterne med arkiveringssystemer, der fungerer for fakturaer, citater og estimater. Kom i vane med at bruge din budgettering software (selvom det bare er et regneark).

Du kan ikke klare dine projektomkostninger, før du har en plan om, hvad du skal bruge. Læs dette om, hvordan du opretter et projektbudget, så du kan komme i gang.

5. Teambuilding

Projektteamet vil sandsynligvis ikke fungere for dig, hvorfor er teambuilding en del af vaner til succesfulde projektledere?

Det er fordi du har brug for dem til at arbejde effektivt sammen, og du har brug for de personer, der er involveret i projektet, for hurtigt at komme til et punkt, hvor de stoler på hinanden. Du får det ved at opbygge holdet.

Pas på situationer, hvor dit hold falder fra hinanden. Især mobbingsadfærd er uacceptabel.

Find ud af, hvad projektledere kan gøre med mobning.

6. Forståelse af processer

Den sjette vane med højt succesfulde projektledere er, at de forstår de processer, der eksisterer inden for deres kontrolområde.

Det betyder, at de ved, hvilke arbejdsprocedurer der skal følges. De spilder ikke tid på at forsøge at finde ud af, hvordan man skriver en forretningssag, fordi de ved, at der er en procedure for det, og de kan følge trinene.

Når det er sagt, er de mest succesrige projektledere ikke en slave at behandle. De ved, hvornår den rigtige ting at gøre er at følge processen. De ved, hvornår det er bedre at justere det lidt for at gøre opgaverne generelt lettere for alle. Et eksempel på dette ville være at fjerne bureaukratiet fra et lille projekt ved at skræddersy processerne i overensstemmelse hermed.

7. Opdatering af tidsplanen

Projektplaner bør ikke overlades til tilfældigheder, og de mest succesrige projektledere vil gøre det til en vane at regelmæssigt kontrollere deres tidsplaner for nøjagtighed og opdatere dem.

Der er mange måder at spore på dit projekts fremskridt, men det vigtigste er, at du gør det! Hvis du kæmper for at gøre denne vane til din egen, så book et kort møde i din dagbog med dig selv og din tidsplan en gang om ugen. Brug samme tid hver uge og tag 30 minutter til at gennemse hvor du er og hvor du skal være. Lav de nødvendige ændringer, fortæl teamet og fortsæt med projektet.

Bemærk: Hvis din tidsplanændring har indflydelse på slutdatoen for projektet eller på leveringsdatoen for større milepæle, skal du tale med din sponsor.Du bør ikke ændre fundamentet i din baselined plan uden at gennemgå en formel godkendelsesproces.

8. Administrering af projektrisiko

At vide, hvad der skal medtages i dit risikogalleri er en ting, men det er normalt at gennemgå det og at handle på de risici, der opstår, er noget anderledes.

Det er ikke nok at bruge starten på dit projekt for at identificere risici og derefter ikke tænke på dem igen. Risikostyring skal være en del af jeres projektvaner, fordi uden det vil du opdage, at risici bliver til problemer og skabe problemer for dig.

Dette er et andet område, hvor standardprocesser og booking af en regelmæssig plads til at foretage en risikovurdering kan hjælpe. Du kan inkludere det som en del af dine holdmøder. Gør det til en vane at gennemgå dine risici med holdet, luk det, der ikke længere er en trussel, og planlæg handlinger for dem, du vil afbøde.

9. Sporingstid

Projektledere ved meget om projektstyring, men det har tendens til at være inden for planlægning og planlægning. Hvad vi taler om her er tidsporing på en mere regelmæssig, daglig basis. Vi taler om timesheets.

Projekthold er ofte ikke så ivrige efter at bruge timesedler, hvis de ikke har gjort det før. Mange software til projektstyring har tidsporcering, der er forbundet med produktet. Det kan gøre det nemmere at introducere omskifteren til tidssporing som et hold.

Uanset om du sporer dit holds tid (hvilket anbefales), er det vigtigt at du ved, hvor din egen tid går på en dag. Du bør gøre det til en vane at holde øje med, hvordan du bruger din tid. Dette vil hjælpe dig med at forstå, om du bruger tid på de øverste prioriterede projektopgaver. Du tror måske, at du er, men er du virkelig? Tidsskemaer eller tidsregistrering af en eller anden form vil hjælpe, selvom det kun er en times log på et notesblok.

10. Levering af virksomhedsændring

Endelig er den vane, der gør projektledere mest succesrige, deres evne til at ligestille projektresultater til forretningsresultater. Dit projekt var designet til at opnå noget fantastisk for virksomheden, og du har gjort det. Store.

Men hvis brugerne ikke bruger dit produkt eller software hurtigt falder forældet eller kunder ikke er så forbløffet som du er … så er dit projekt spildt af tid.

De mest succesrige projektteam sørger for, at de ved, hvilke forretningsmæssige resultater de søger. De bygger en løsning, der leverer den forretningsmæssige udvikling på en bæredygtig måde. Hvad de leverer, når projektet slutter, er fuldt ud anvendt og fuldstændigt vedtaget af kunden. Det er en succes, fordi den er bygget for at være en succes fra starten.

Forståelse af forretningsmål er et nøglekriterium for enhver projektleder, der ønsker at påvirke kunder og interessenter. Hvis du kan vise, at du har leveret noget af værdi, så er det nemt at demonstrere den indvirkning, du har, og værdi, som du bringer til virksomheden.

Gør det til en vane at spørge dine interessenter om, hvad forretningsmæssige værdi de forventer, og hvordan de vil bruge hvad det er, som dit projekt leverer til dem.Tal med dem om, hvordan de definerer succes. Du kan bygge dette i en gentagelig proces ved starten af ​​hvert projekt.

Hvor mange vaner for succes har du?

Har du læst listen, hvor mange af disse vaner har du allerede? Der er sandsynligvis ting her, som du gør i dag, og andre, som du ved, bør du gøre mere af en indsats for at gøre regelmæssigt. Den gode nyhed er, at at skabe en ny vane er relativt let, hvis du er forpligtet til at gøre det. Snart vil disse ting være anden natur, og du vil være godt på vej til at være en af ​​de mest succesrige projektledere i din virksomhed.

Hvilke skal du begynde at arbejde på og indbygge i din ugentlige rutine?

Yderligere læsning

Jeg anbefaler at læse The Power of Habit af Charles Duhig.