10 Email Tips til at kommunikere fordele Åben tilmelding

Hvert år giver åbent tilmelding arbejdsgivere mulighed for at tilbyde gruppearbejder til deres medarbejdere i en kort tid, generelt omkring 30 til 45 dage. I dette kritiske vindue skal medarbejderne informeres om de medarbejderfordele, de kan tilmelde sig, hvornår man skal gøre det, og hvor de skal tilmelde sig. Desværre kæmper mange menneskelige ressourcer til at formidle de nødvendige oplysninger til medarbejderne, så de kan gå glip af.

Email kan være et kraftfuldt kommunikationsværktøj til uddanne medarbejdere under åbne indmeldingsperioder, når de bruges rigtigt. Fordi det er bredt accepteret og tilgængeligt som et kommunikationsværktøj, kan dette være en god måde at nå alle medarbejdere på. Lær 10 ekspert tips til at kommunikere fordele ved åben tilmelding, så dine medarbejdere drager fordel af dine gruppeydelser i år.

Tip # 1 - Har planer om at kommunikere fordele før, under og efter åbent tilmelding

Måneder før den åbne tilmeldingsdato er det vigtigt at have en solid kommunikationsplan for at levere den relevante information til medarbejdere før tilmeldingen, under den aktive tilmelding, og når indskrivning er afsluttet. Dette kan være en serie af e-mails, der opfordrer medarbejderne til at tage specifikke handlinger, med links til tilmeldingsstedet og gavnlige oplysninger.

Tip # 2 - Tildel en central fordel for kommunikationsrepræsentant

Responsiveness er kritisk under åben indmelding, fordi medarbejderne vil have utallige spørgsmål i løbet af denne tid.

Sørg for at tildele mindst én person, der vil tjene som kontaktpunkt for alle indkommende e-mails fra medarbejdere, der har spørgsmål og bekymringer. Dette bør være en person, der er meget bekendt med plandetaljer, priser og deadlines.

Tip # 3 - Brug et internt system til indsamling af ydelsesrelateret information og analyse

Sporer din virksomhed aktivt tilmeldinger, delvise tilmeldinger og andre aspekter af tilmeldingsprocessen?

Hvis det ikke er tilfældet, kan et internt system være nyttigt for at holde sig oven på tilmeldingsstyring på tværs af hele organisationen. Brug en gratis e-mail-server som Outlook til at konfigurere e-mail-advarsler til dataændringer.

Tip # 4 - Opret en række meddelelser til ugentlige kontaktpunkter med medarbejdere

Åben tilmelding kan gøres lettere og mere produktiv, når der er en konstant udveksling mellem HR-teamet og medarbejderne. Som en del af din e-mail-kommunikationsstrategi skal du oprette en række meddelelser, der snakker om sundhed og velvære emner, funktionerne i ydelsesprogrammer og andre relaterede forhold. Send ud i ugentlige touch point emails til alle.

Tip # 5 - Giv ledere en ugentlig rapport om tilmeldingsindsatsen

Det er altid en god ting at få fuld indkøb fra ledere under indskrivning af tilmeldinger.Hvorfor? Ledere kan hjælpe medarbejderne med at prioritere at blive tilmeldt deres fordele for det kommende planår, og de kan dele, hvordan ydelser understøtter medarbejdermål. Brug en fokuseret e-mail-kampagne for ledere i løbet af OE-perioder for at holde dem ajour med vigtige opgaver og datoer.

Tip # 6 - Gør fordeler e-mails sjovt

Den åbne indmeldingsperiode behøver ikke at være stressende. Faktisk kan det være en mulighed for at have lidt sjov.

Udvikle e-mails, der indeholder nogle sjove spil som trivia spørgsmål, interessante fakta om virksomheden og gratis sunde snack giveaways.

Tip # 7 - Sørg for korrekt grammatik og stavning i e-mails

Før du sender ud af fordeler, skal du sørge for at grammatik og stavning kontrolleres grundigt. Dette kan sikre, at ingen typografier gør deres vej til læsere, og at e-mails giver god mening. Typoer kan forvirre medarbejdere, og de ser uprofessionelle ud.

Tip # 8 - Brug en standard e-mail-skabelon og slip HTML

Når du udvikler e-mails til gavnkommunikation, siger eksperter, at det er bedst at holde fast ved standard e-mail-skabelonen og holde det nemt. Stray HTML kan forstyrre nogle e-mail-læsningsprogrammer, især på mobile enheder.

Tip # 9 - Skriv kraftige emnelinjer

Emails vil kun blive læst, når de er åbnet.

Og det sker ikke, hvis emnelinjen ikke tvinger modtagere. Når du skriver e-mails, skal du fokusere på at oprette en e-mail-emnelinie, der vil intriger modtagere til at åbne e-mailen med magtord som "presserende", "tidsfølsom" og "opmærksomhed" kan hjælpe med at nå dette mål.

Tip # 10 - Brug samlede belønningsopgørelser i sæsonbestemte e-mails

For at hjælpe medarbejderne med at forstå den fulde værdi af deres medarbejderfordele, skal du bruge samlede belønningserklæringer mindst en gang i løbet af kvartalet. Dette kan vedhæftes som PDF til individuelle e-mails, eller et hyperlink kan medtages i e-mailen for at løbe en samlet belønningsopgørelse på medarbejdernes bekvemmelighed.