Hvorfor konferencer begynder med en plenarmøde

Mange store virksomhedsmøder og konferencer sætter start på arrangementsprogrammet med, hvad der kaldes en åbningssession. Åbningstider, også kendt som plenarmøder eller åbning af generelle sessioner, er oftest forbundet med større konferencer, kongresser eller konventioner, men kan også bruges til mindre virksomhedshændelser. Åbningstider er altid planlagt i et bestemt tidsrum ved starten af ​​programmet, der normalt kører mellem en og to timer.

Selv om ikke alle programmer begynder med en åbningssession, kan præsentationerne, der er planlagt under en generel åben session, tilbyde arrangementsarrangører og værter en unik mulighed for at adressere deres deltagere.

Hvad en åbningssession er på konferencer

Åbning af generelle sessioner er præget af en planlagt præsentation eller serie af præsentationer af en række højttalere, der er rettet mod at adressere det generelle publikum. Nogle arrangementsprogrammer tilbyder i sidste ende sammenbrudssessioner, hvor deltagere går ind i mindre grupper til præsentationer og workshops. Andre opdeler publikum næsten øjeblikkeligt til sessioner, der er dedikeret til bestemte roller, færdigheder eller interesser. Åbnings-generel session tjener derimod som en mulighed i starten af ​​programmet for at adressere alle arrangementsmedlemmer sammen.

Under generalforsamlingen kan arrangørens ledelse vælge at dække generelle dagsordenspunkter og skitsere målene for det overordnede program.

Åbningssessioner indeholder også normalt en keynote-højttaler og andre præsentanter, der hjælper med at indstille tonen til konventet. Disse præsentationer kan afholdes i forskellige formater, men sessionerne er pr. Definition åbne for alle deltagere.

Hvorfor starte med en åbningsperiode

De mest effektive åbnings generelle sessioner er dem, der er organiseret for publikum og begivenheder, ikke arrangementerne.

Selvom arrangementsarrangører kan benytte lejligheden til at henvende sig til virksomheds- eller associeringsvirksomheder, arrangementshistorik og dagsordener, skal en stor åbningssession også underholde og motivere publikum. Effektive programmer kræver engagement og interesse hos publikum. Hvis arrangement arrangører mister publikums interesse fra starten, skal de kæmpe for at få det tilbage. Åbning af generelle møder bør starte programmet med en stærk note. Her er de mål, som arrangementplanlæggere skal træne programarrangører til at mødes i deres åbningsperiode.

Målsætninger for åbningssessionen

I lyset af vigtigheden af ​​åbningens generelle session i starten af ​​et program med en stærk bemærkning, har de store åbningssessioner en tendens til at tage fat på en kombination af følgende mål:

• Motiver publikum > Uddann publikum
• Underhold og engagér publikum
• Indstil tone til programmet
• Lav en mindeværdig oplevelse
• Del vigtig information
• De bedste åbnings generelle sessioner vil levere på alle disse mål.For eksempel kan åbningsgeneral for en årlig konference omfatte en velkomstmelding fra organisationens præsident samt en adresse fra emcee, som vil fungere som moderator for varighedshændelsen.

Åbningsperioden kan ende på en stærk note med en gæstens hovedtalere, der leverer en præsentation om at motivere salgsstyrken til at nå virksomhedens mål.

Mere om forretningskonferencer

13 tips til at hjælpe dig med at få det meste ud af et forretningsmøde

• Øget deltagelse i forretningsseminarer og arrangementer
• Etiquette Tips til Business Conference-deltagere
• Trin-for-trin Konference Planlægningsvejledning