Hvordan man skriver anmodninger om RFP'er og RFQ'er

Nu hvor du har analyseret dine forretningsbehov og gennemført din leverandørsøgning, er du klar til at starte kød-og kartoflerne i leverandørens valgproces. En velskrevet Request for Proposal (RFP) eller Request for Quotation (RFQ) er nøglen til valg af den bedste leverandør til den bedste værdi for din virksomhed. At skrive en RFP eller RFQ er ikke svært, hvis du forstår dokumentets mål og funktion.

- 9 ->

Beslut: Anmodning om forslag eller Anmodning om tilbud

Anmodning om forslag (RFP)
En RFP bruges til tjenester eller komplekse produkter, hvor kvalitet, service eller det færdige produkt er forskelligt fra hver leverandør, der svarer.

RFQ
bruges til råvarer, enkle ydelser eller ligetilfælde / ukomplicerede dele med lidt eller intet plads til produkt- eller servicedifferentiering mellem at reagere leverandører. Forhandlingspunkter kan omfatte leveringsplaner, emballeringsindstillinger mv. Målsætninger for en RFP eller RFQ Få detaljerede forslag for at evaluere hver leverandørs svar, så dine virksomheds interesser bliver opfyldt på alle fronter > Udnyt den udvælgelsesproces konkurrencedygtige karakter til at forhandle om den bedst mulige aftale.

Sørg for, at interesserne hos alle interessenter i dit firma bliver opfyldt, og at der opnås enighed.

• Sætter din virksomhed i kontrol med hele leverandørudvælgelsesprocessen og sætter udvælgelsesreglerne op foran
• Begynder at opbygge partnerskabet mellem dig og sælgeren lige fra starten
• Afsnit i anmodningen om forslag eller anmodning om citat

RFP eller RFQ skal indeholde følgende afsnit. Husk, at hvert dokument vil være anderledes afhængigt af den type virksomhed og produkt, du søger efter.

• Skræddersy hver sektion til dine individuelle behov.

Indsendelsesoplysninger

Deadlines, postadresse til din virksomhed, kontaktperson for spørgsmål og præciseringer

1. Introduktion og resumé
   Skriv dette afsnit sidst, efter at hele dokumentet er færdigt. Dette bruges til at give potentielle leverandører et kort overblik over din virksomhed og kravene til dit produkt eller din service.
2. Forretningsoversigt og baggrund
   Giv et kort overblik over din virksomhed, produkter og markedssektor, som du tager højde for. Dette vil hjælpe dine potentielle leverandører til at forstå, hvilke forretningsbehov du forsøger at udfylde med leverandørudvælgelsesprocessen. Giv også vigtige baggrundsoplysninger, der vil gavne sælgeren, når du svarer.
3. Detaljerede specifikationer
   Dette skal være den længste del af dokumentet.For en RFP vil den indeholde de
   kvalitative
4. foranstaltninger og krav, der styrer beslutningen om sælgervalg. For en RFQ skal dette afsnit give de
   kvantitative foranstaltninger, som du vil søge efter i sælgerens svar. Eksempelkriterium omfatter: Produkttegninger Teknikstolerancer Serviceniveauer
   • Milepæle
   • Leverancer og tidslinjer
   • Tekniske eller forretningsmæssige krav
   • Softwarefunktionalitet
   • Hardwarekrav
   • < Forudsætninger og begrænsninger
   • Eventuelle antagelser og / eller begrænsninger, som de potentielle leverandører skal gøres opmærksom på, skal listes her. Undladelse af at være retfærdig og forudgående hos sælgeren åbner døren for at genforhandle aftalen på et senere tidspunkt og løber muligheden for at forringe det forhold, du har med din sælger. Mulige emner omfatter rejseudgifter, opgraderings- / modifikationsomkostninger, licensrettigheder mv.

Betingelser og vilkår

1. Eventuelle vilkår og betingelser i kontrakten skal listes for at sælgeren kan give et retfærdigt og ærligt svar . Disse kan omfatte finansieringsmuligheder, kontraktlængde, fornyelsesmuligheder, garantier, leveringsstraffer, serviceniveauer mv.
   
   Udvælgelseskriterier
2. Det endelige afsnit skal være et overblik over de udvælgelseskriterier, du vil bruge til at træffe din beslutning Nogle virksomheder foretrækker at holde disse oplysninger helt fortrolige; mens andre virksomheder mener dette vil hjælpe potentielle leverandører fokusere på, hvad der er vigtigt for din virksomhed.
   Distribuér RFP / RFQ til udvalgte leverandører
   Lav endelig et brev og send to kopier af din RFP eller RFQ til hver af de leverandører, du valgte fra din søgeproces. Sørg for, at passende kontaktoplysninger er inkluderet for at yde assistance til enhver leverandør, der har brug for den.
3. Næste trin: Forslagevaluering og leverandørvalg