ABC'erne i et donationsbevisbrev

Der er to trin til at takke en donor. Den første har at gøre med at etablere et godt forhold til hver donor, og det andet trin har et meget lovligt formål.

For det første har du brug for et varmt takbrev, men du skal også inkludere lovligt krævede oplysninger, så donorer kan dokumentere, at de gav en fradragsberettiget donation til din velgørenhed.

IRS kræver offentlige velgørenhedsorganisationer (også kendt som 501 (c) (3) organisationer) for at sende et formelt bekræftelsesbrev til en donation på mere end $ 250.

Donoren kan bruge dette brev som bevis for hans eller hendes donation og kræve et fradrag. De fleste velgørende organisationer sender en anerkendelse for alle donationer, selv små.

Begge mål, takker donoren og opfylder de lovmæssige krav, kan udføres samtidig eller separat. De fleste velgørende organisationer klarer at nå begge krav inden for et brev.

- 9 ->

Når du skal anerkende en donation til skatteformål

IRS siger, at bekræftelsen skal ske "skriftligt på tidspunktet for opfordringen eller når betalingen er modtaget, og på en måde som vil blive opmærksom på donoren. "(Se IRS-publikation 1771)

Bevis for donation skal ske senest den 31. januar ^st året efter gaven. Bedste praksis tyder dog på, at velgørenhedsorganisationerne skal sende en bekræftelse så hurtigt som muligt efter at gave er modtaget.

Også de fleste velgørende organisationer sender et resumé af donorbidrag for det foregående år inden udgangen af ​​januar.

I en alder af flerkanals fundraising-appeller og donationer sender du den sidste årsoversigt pr. Post (uanset om den oprindelige donation er sket fysisk eller online) sikrer, at din organisation har anmeldt de donor.

Kan du sende det endelige resumé af en donors bidrag for det foregående år via e-mail?

Ja. Der er ingen juridisk recept for den formular, som et bekræftelsesbrev skal tage. Det kan f.eks. Være et postkort, en e-mail eller et fysisk brev.

Det er imidlertid efter min opfattelse bedst at gøre denne årsopgørelse et fysisk brev pr. Post. En e-mail besked bliver måske ikke lagt mærke til i en overfyldt postkasse eller endda ender i donorens spammappe.

Hvad skal du inkludere i bekræftelsen

• Din organisations navn
• En erklæring om, at du er en 501c3 skattefri organisation
• Datoen, hvor donationen blev modtaget
• Kontantbidragets størrelse ( kontanter betyder kontrol, kreditkort og lønnet fradrag)
• En beskrivelse (men ikke værdi) af et ikke-kontantbidrag. Donoren vurderer værdien af ​​ikke-kontante bidrag, når de rapporterer dem til IRS på hans selvangivelse.
• En erklæring om, at der ikke blev leveret varer eller tjenesteydelser af organisationen
• En beskrivelse og god tro estimering af værdien af ​​varer eller tjenesteydelser, hvis nogen, som organisationen leverede til gengæld for bidraget.Et eksempel kan være en middag, hvor nogle af pengene betaler til måltidet, mens resten er en donation.
• En erklæring om, at varer eller tjenesteydelser, hvis nogen, som organisationen leverede til gengæld for bidraget, udelukkende bestod af immaterielle fordele. Et eksempel kan være en lille gave værdi mindre end $ 75, såsom et krus eller en tote bag med organisationens logo.

Hvad sker der, hvis min organisation ikke giver en korrekt bekræftelse?

IRS har nægtet skattefradrag til donorer, som ikke kan tilbyde korrekt anerkendelse af deres donationer til en velgørenhed.

"Chronicle of Philanthropy" rapporterede om dette i sin artikel, IRS Crackdown sætter fokus på gaverekorder. I en sag hængte dommen på bekræftelsen ikke rettidigt nok og manglede det krævede sprog.

TIP: Udvikl dit bekræftelsessprog og få det vurderet af en advokat, der har specialiseret sig i nonprofit-spørgsmål. Brug derefter det samme sprog konsekvent.

Nogle eksempler:

Der er ingen grund til, at din organisation ikke kan give en varm tak, som vil tilskynde dine donorer til at give dig igen og opfylde din forpligtelse til at yde en anerkendt anerkendelse af donationen fra IRS .

Selvom anerkendelsessproget skal være velegnet til hver velgørenhed, er der to eksempler på udsagn, som opfylder alle krav.

Den første kom i slutningen af ​​et skriftligt brev sendt via post; den anden var en del af en e-mail tak.

1. "Som en 501c3 velgørenhed kræver skattelovgivningen os at meddele dig, at dette brev er den officielle anerkendelse af din gave. Vi skal også attestere, at du ikke har modtaget varer eller tjenesteydelser i betragtning af dette bidrag, og derfor , det fulde beløb på din gave er fradragsberettiget. Tak! "

2." Partners In Health, en 501 (c) (3) ikke-fortjenesteorganisation, har ikke leveret varer eller tjenester i hele eller delvis til dig i betragtning af dette frivillige kontantbidrag. Hvis du ønsker at gøre krav på fradragsberettigelsen af ​​denne gave i USA, behold venligst dette bekræftelsesbrev for dine filer. Partnere i sundheds EIN-nummer er xxxxx. "

Begge af disse eksempler arbejder for kontantdonationer. Men hvad nu hvis donationen ikke er kontanter, men ejendom eller fysiske varer af en slags? I så fald skal du bruge et sprog som ligner dette eksempel:

"Tak for dit bidrag fra et brugt køleskab og en brugt brændeovnsovn, der er en non-profit organisation, 501 (c) (3), modtaget på [ Dato]. Der blev ikke leveret varer eller tjenesteydelser i bytte for dit bidrag. "

Ressourcer:

IRS-publikation 1771

GrantSpace Knowledge Base

National Council of Nonprofits