Er din virksomhed klar til fælles tjenester?

Indledning

Virksomheder skal være så omkostningseffektive som muligt, og en mulighed, som virksomhederne kan tage, er at vedtage en fælles servicemodel for nogle af sine funktioner.

Deltjenester kan dække en række processer, som f.eks. Salgsafdeling eller indkøb. Normalt kan disse typer af funktioner decentraliseres, standardiseres eller centraliseres. Der er mange fordele ved at skabe fælles tjenester, herunder økonomisk, kvalitet, responstid og strategiske fordele.

Organisatoriske funktioner

Ud over den delte servicemodel kan virksomheder vedtage andre funktionelle modeller som decentraliseret, standardiseret eller centraliseret.

• Decentralized - Denne type model findes, hvor en funktion, såsom køb eller salg, kan findes i hver af virksomhedens lokationer. Denne funktion er autonom, med eget særskilt personale og muligvis separate teknologisystemer. Denne model er imidlertid meget lydhør over for brugernes behov på anlægget.
• Standardiseret - I denne model er der mindst en separat funktion af de faciliteter, der drives af særskilt personale. I denne model er processerne standardiserede, og de kan anvende samme eller lignende teknologisystemer.
• Centraliseret - Denne model opererer med en enkelt afdeling, der findes på et anlæg, som bruges af alle faciliteter i organisationen. I denne model lægges vægt på effektivitet og har ingen serviceniveauaftaler (SLA) med brugere på nogen af ​​faciliteterne.

• Deltjenester - En delt servicefunktion kan være placeret på et lavprissted, men er kundefokuseret med aftalte serviceniveauaftaler. Udførelsen af ​​den fælles servicefunktion er baseret på måling af serviceniveauaftalerne.

Fordele ved Shared Services

En fælles servicefunktion er normalt baseret på en placering, der har dygtige medarbejdere, men er lavere i omkostninger til vært.

For eksempel kan oprettelse af en delt servicefunktion hos et firmaets hovedkvarter have kvalificeret personale, men det ville sandsynligvis være dyrere at finansiere end en placering i et lavprisområde.

En centraliseret funktion ligner en delt servicefunktion, men den er baseret på at reducere omkostningerne til funktionen i stedet for at drive en funktion, der har til formål at forbedre kundeservice.

I en undersøgelse af Shared Services og Business Process Outsourcing Association (SBPOA) blev der identificeret ti områder, hvor delte tjenester var mest populære. Disse var - Betalingspligtige 83%, Generelle regnskaber 65%, Anlægsaktiver 57%, Tilgodehavender 56%, Lønning 55%, Rejse og omkostninger 50%, Finansiel rapportering 48%, Human resources 44%, Kredit og indsamling 43% Help Desk funktion 39%.

Risici for delte tjenester

Selv om der er mange fordele ved at vedtage en shared services-funktion, er der til tider nogle problemer for virksomhederne efter et sådant træk.Nogle af årsagerne til, at en delt servicefunktion kan falde, omfatter følgende:

• Manglende omkostninger - Hvis der ikke blev gennemført en omfattende måling af omkostninger, kan de omkostningsreduktioner, der forventes ved implementeringen af ​​delt servicefunktion, være groft overvurderet.
• Manglende dokumentation - For at en delt servicefunktion skal kunne lykkes, skal processerne være fuldt dokumenteret, så de delte tjenester har alle de oplysninger, de har brug for til at udføre de nødvendige funktioner.
• Manglende lederskab - Mange fælles tjenester fungerer ikke som forventet, da de mangler det nødvendige lederskab til at træffe vigtige beslutninger.

Outsourcing Shared Services

Hvis en fælles servicemodel er blevet besluttet, er det muligt at outsource den shared service-funktion til en tredjepart. Outsourcingfirmaet, der skal udføre den fælles servicefunktion, skal godkende og overholde serviceniveauaftalen.

Outsourcing af delte tjenester er vellykket, når der er en executive management buy-in, når processerne er standardiseret på tværs af virksomheden, og funktionsomfanget er klart defineret.

Den mest populære shared service-funktion, der outsources, er Payments Payable. Andre fælles tjenester, der ofte outsources, omfatter it, skat og medarbejderfordele.

Opdateret af Gary Marion, Logistik og Supply Chain Expert.