Faktura Skabeloner til freelance-forfattere

Når jeg ansætter nye forfattere (som jeg undertiden gør for volumenarbejde), skal jeg ofte forklare for dem, hvor enkelt en faktura kan være. Det er svært at læse tone i nogle e-mails, men jeg tror, ​​at nogle af dem kan få panik, når jeg siger, at jeg vil have en faktura. Ingen grund til panik!

Hvad har de brug for det til?

En faktura tjener flere formål. Det er ikke kun den katalysator, der får dig til at betale, selv om jeg ville vove at sige, at det er rollen # 1, huh?

Men fakturaen er ofte nødvendig af køberen af ​​andre grunde. De har brug for den rekord. De skal bevise at de har betalt dig, ofte så de kan afskrive din betaling. I mine års skrivning har jeg kun haft en klient, et blad, der ikke behøvede en faktura. Jeg er ikke sikker på hvorfor eller hvordan de lykkedes det.

Typer af fakturaer / software

I den oprindelige artikel, som jeg skrev om fakturaer, sagde jeg, at jeg bare holder fast i et Word-dokument. Hvis jeg har tid, ændrer jeg den til PDF, men det sker ikke altid. En anden almindelig praksis, som jeg har set, er at bruge et Excel-regneark til at generere fakturaen. Men en vigtig overvejelse, som jeg ikke omtalte igen, er den overflod af regnskabssoftware derude. På grund af overkommelige små forretningsmålrettede muligheder som Freshbooks eller Quickbooks, må du aldrig alligevel oprette en faktura. Jeg har hørt vidunderlige ting om disse applikationer, men har endnu ikke tjekket dem ud.

Tanker? Sørg for at forlade tanker i mit blogindlæg om emnet.

Hvad skal jeg medtage

Siden den oprindelige artikel har jeg afklaret nogle af de vigtigere dele af en skriftfaktura. Det er selvfølgelig gennem forsøg og fejl.

• Dit navn og din postadresse skal være helt øverst, så kontrollen kan nå dig meget hurtigt, og så du ikke markerer en e-mail om ugen fra nu og beder om det.
• Indsæt et logo til branding formål (hvis du har en).
• Dato darn fakturaen! Nogle virksomheder og udgivere har en obligatorisk ventetid på din faktura - 30 dage, endog 60 dage - og du vil have den rigtige dato der. Igen handler det her om at undgå en forsinkelse i betalingen.
• Hvis du laver flere projekter for denne klient, navngiv dem! Brug nogle formuleringer, der angiver dette projekt fra den ene før den eller den efter den. Det vil begrænse mix-ups og (du gættede det) får dig betalt til tiden.
• Gør betalingsinstruktionerne rydde. Hvis du vil have en papircheck, skal den udleveres til dig eller din virksomhed? Hvis du vil have en Paypal-betaling, skal du med alle midler indeholde de relevante oplysninger.
• Nogle større virksomheder og udgivere henviser kun til din faktura med et faktura nummer. Nogle gange dikterer de endda dette nummer eller konventionerne af dit nummer.Hvis ikke, bruger jeg simpelthen datoen: Faktura nr. 112811.
• Ovennævnte repræsenterer et par år med fakturering danser. Sørg for at læse det grundlæggende om hvad du skal medtage på din faktura her.

Tips til Writer-fakturaer

Jeg har hørt fra nogle kunder, at de ikke nødvendigvis har brug for den lange specificering, jeg har medtaget i tidligere fakturaer. Samtidig har jeg stødt på kunder, der beder mig om at nedbryde min faktura i meget specifikke dele.

Når det drejer sig om at generere fakturaer, er det vigtigt at huske på, at du ikke laver nogen penge på at gøre dette. Så hold det nemt og hurtigt. Jeg kan godt lide denne ide fra torsdag Bram hos Women on Writing. Hun siger, at hun laver fakturaer i sæt på en dag i ugen. Du kan også lave en skabelon, gemme den og genbruge den.

Her er nogle tips:

1. Stick med det, du ved. Jeg kender ikke mange forfattere, der ikke kan bruge Microsoft Word og / eller Publisher i deres søvn. Overvej derfor at bruge en af ​​de skabeloner, der leveres med disse software systemer til at oprette din faktura.

2. mærke det. Du vil have denne arbejdsgiver at huske dig i fremtiden, hvis de har andre skriftlige stillinger til rådighed. Hvis du har et logo eller endog en bestemt skrifttype, et citat eller et layout, der er unikt for din særlige tjeneste, overvej at bruge det på din faktura. I det mindste skal du medtage dit navn, adresse og andre identificerende oplysninger i overskriften på din faktura.

3. Giv detaljerne. Fakturaens hoveddel skal indeholde en detaljeret beskrivelse af den service, du har leveret. Hvis du har gennemført tjenesten via en timesats, skal du huske at opregne de arbejdede timer. Hvis du har gennemført et projekt pr. Side eller per ord, skal du også angive disse oplysninger. Du vil gerne detaljere præcis, hvad du gjorde, hvordan, og hvor længe.

4. Tegn det ud. Inkluder en pr. Kolonne, der citerer din sats (f.eks. Cent, pr. Ord eller dollar pr. Time), og træk det derefter ud i en kolonne i totalpris. Dette hjælper ikke kun med at eliminere matematiske fejl eller skrivefelter, men det giver også kunden en nem måde at estimere omkostningerne ved at ansætte dig til fremtidigt arbejde også!

5. Fed totalt. Gør det samlede antal let for regnskabsafdelingen at finde; måske får du betalt alt så meget hurtigere!

6. Angiv dine vilkår. Forhåbentlig vil disse ikke være en overraskelse for din klient, da vilkår generelt diskuteres forud for tiden. Uanset hvad du er enig i, skal du omhyggeligt minde din arbejdsgiver ved at tilføje en en-to sætning blur under det samlede beløb. Eksempel: I alt skyldes netto 10 dage.

7. Korrekturlæst. Og så korrekturlæse igen! Nu er det ikke tid til at sprænge ud og miste en potentiel fremtidig konto. Sørg for, at din faktura er så perfekt og fejlfri som dit projekt, før du tænder det.

8. Få betalt. Fejre din succes!