Hvordan man skriver en projektstyringsplan

En projektledelsesplan er det dokument, der beskriver hvordan teamet vil arbejde på projektet. Det beskriver projektets livscyklus og dækker hvordan arbejdet vil blive udført, overvåget, kontrolleret og derefter formelt lukket.

Projektstyringsplanen er faktisk et generisk udtryk for alle de delplaner, du vil producere til projektet. Vi kan definere projektstyringsplanen som alt, der er omfattet af disse planer:

• Kravshåndteringsplan
• Omfangsstyringsplan
• Planlægningsplan
• Kvalitetsstyringsplan, hvis du har en
• Omkostningsstyringsplan
• Risikostyringsplan Henvis til din risikogog)
• Skift administrationsplan
• Indkøbshåndteringsplan, hvis du har brug for en til projektet
• Konfigurationshåndteringsplan igen, kun hvis du planlægger at skrive en: Du føler måske ikke, at det er nødvendigt på dit projekt
• Human resource management plan

Projektstyringsplanen indeholder også vigtige oplysninger om projektets basislinjer, især for omfang og tidsplan. Dette giver dig en linje i sandet, som du kan henvise til, så du nemt kan se, hvad der er ændret, når du endelig lukker projektet og sammenligner planlagt til den faktiske ydeevne.

Når det er sagt, eksisterer projektstyringsplanen som et dokument i sig selv. Her er hvad du skal medtage, og hvordan du refererer til de andre afsnit.

Sådan skrives projektledelsesdokumentet

Start dit dokument med projektets navn og dato.

Brug en skabelon fra dit Project Management Office, hvis du har en, for at gemme at skulle starte fra bunden.

Indsæt derefter disse sektioner:

Tærskler og Baseliner: Spell ud, hvordan baselinesne vil blive styret for projektets planlægning, omfang, omkostninger og kvalitetsområder. Angiv, hvilke acceptable afvigelser der skal planlægges (f.eks. +/- 10%), og hvad du vil gøre, hvis det ligner dem, der bliver brudt.

Du har måske allerede dokumenteret disse i dit projektcharter (find ud af, hvordan du skriver et projektcharter her).

Governance: Angiv hvilke projektanmeldelser, peer reviews og andre styringsforanstaltninger, du vil anvende, når du går gennem projektledelsens livscyklus. Som et minimum skal du medtage det formelle skilt i slutningen af ​​hver fase. Dette er en af ​​projektsponsorens roller. Du kan også give detaljer om de kvalitetsanmeldelser, du vil holde, hvis det passer til dit projekt.

Metodikafgørelser: Dette er et godt sted at skrive ned, hvilke dele af din projektledelsesmetode du har valgt ikke at gøre, fordi det ikke er relevant. Du kan f.eks. Notere her, at du ikke vil udføre en indkøbsplan, fordi der ikke er nogen indkøb til dit projekt.

Alt andet: Ikke begrænset til disse overskrifter. Medtag alt andet, du mener, kan være relevant for planlægningen af ​​projektet, f.eks. Sammenkoblinger med andre projekter i virksomheden, eksterne faktorer, der kan påvirke planlægningen, som du vil bringe til andres opmærksomhed osv.

Deltagelsesplanerne

Hvis du sammenføjer alle dine projektdokumenter til en, bliver det en stor projektstyringsplan.

Det er bedst at inkludere links (eller i det mindste en beskrivelse af, hvor dokumentet kan findes) i dette dokument. Så hvis nogen vil gå og læse den, kan de finde den, uden at din projektstyringsplan bliver så overvældende lang, at ingen ser på det overhovedet.

Glem ikke at linke til basislinjen. For projektplanens basislinje, gem en version af din plan og link til det. For omkostningsbaseline, gem en version af din budgetplanlægning fra i dag og link til det. Disse dokumenter er levende dokumenter og vil ændre sig, når projektet går videre, men du beholder de originale filer, så du kan se tilbage på dem og gøre sammenligningen.

Tilføj endelig versionskontrol til din projektstyringsplan, så hvis du skal opdatere det, kan du nemt se, om du arbejder på den nyeste kopi.