Sådan beskytter du din virksomheds digitale aktiver

Det er det 21. århundrede, og alt er digitalt, det vil sige online. I din virksomhed har du digitale aktiver, som du måske ikke har tænkt på. Disse aktiver, som alle dine forretningsmæssige aktiver, er værdifulde og bør beskyttes.

Hvad er digitale aktiver?

Din virksomhed har aktiver - ting af værdi. Disse aktiver omfatter alt fra kontanter og tilgodehavender via forretningsmateriel og køretøjer til jord og bygninger.

Din revisor har sandsynligvis inkluderet omkostninger og nuværende værdi af dine aktiver på din balance, men måske har de glemt digitale aktiver.

Digitale aktiver er aktiver, der eksisterer online. Nogle af dine digitale aktiver kan eksistere på dine egne servere, eller de kan være "i skyen". Digitale aktiver omfatter:

• Forretningsbilleder som du har oprettet. De kan være fotos af dine forretnings- eller forretningsprocesser. Disse er aktiver, fordi de kunne sælges.
• Virksomhedswebsteder eller blogs . Indholdet har værdi, og "udseendet" af webstedet kan være værdifuldt, hvis det er varemærkebeskyttet.
• Forretningsprocesser (f.eks. På regneark), som dine medarbejdere har udviklet, og som kan kopieres og sælges.
• Apps , som din virksomhed har oprettet, enten at sælge eller til eget brug.
• Email Kontaktlister og kundelister eller kundelister , herunder nyhedsbrevlister, har værdi, fordi de kan sælges.
• Abonnementer til online-tidsskrifter har værdi for abonnementsperioden.

• Intellektuel ejendomsret -kopieret materiale, varemærker eller servicemærker (f.eks. Firmaets logo), patenter. Disse aktiver kan eksistere i papirform, men oftest er de kun digitale.
• Produkter i en online butik , som er en del af din virksomhedsbeholdning. De bør være under din kontrol, selvom de gemmes online. Hvis du f.eks. Er en Amazon-sælger, kan produkterne være i deres lager, men du får salget.

Hvorfor er digitale aktiver vigtige?

Som alle værdifulde ting, der ejes af din virksomhed, har digitale aktiver en stor fordel for din virksomhed.

• Du kan kræve udgifter relateret til køb og brug af aktiver på din virksomhedsomsætning. Udgifterne til kortfristede aktiver (f.eks. Leverancer) kan straks tages som omkostning, mens omkostningerne ved langfristede aktiver (de varer mindst et år) kan udgiftsføres over tid (enten gennem afskrivninger).
• Du kan sælge mange af disse aktiver eller licensere dem, mens du stadig ejer dem.
• Aktiver er værdifulde til investorer eller nogen, der køber din virksomhed . Det beløb, som en person måtte betale for at købe din virksomhed, afhænger i høj grad af værdien af ​​virksomhedens aktiver.
• Nogle digitale aktiver, som lister over kunder eller lister over nyhedsbrevabonnenter, er særligt nyttige til etablering af goodwill. Værdien af ​​goodwill ud fra et regnskabsmæssigt og værdiansættelsesperspektiv er baseret på disse lister.
• Beskyttelse af regnskabs- og medarbejderoptegnelser online betyder, at de er tilgængelige for revisioner. Hvis du ikke har regnskaber, kan du muligvis ikke bevise omkostningsfradrag. At have medarbejderposter kan betyde, at du er i fare for bøder og straffe.

Hvor begynder jeg at beskytte mit digitale aktiver?

Find og liste. Begynd med at lave en omfattende liste over alle disse aktiver.

Brug ovenstående liste som udgangspunkt, men vær kreativ. Tænk på alt, hvad du har online eller på din virksomheds server, der kunne være værdifuldt. Du leder efter ting, der er proprietære (som din virksomhed ejer), ting, som ingen andre har og måske vil købe - eller tage. Overvej disse digitale aktiver som mulige varer til salg. Hvilket vil du have eller overveje værdifuldt, hvis du køber dette firma?

Etabler ejerskab og værdi. Se på de digitale aktiver, du har angivet. Hvem ejer dem? Før du kan beskytte disse aktiver, skal der etableres et specifikt ejerskab. Kan du for eksempel bevise, at din virksomhed ejer e-mails eller e-mail-lister? Tjek med en advokat at oprette politikker for etablering af ejerskab.

Selvom det kan være svært at fastsætte en bestemt værdi for nogle af virksomhedens digitale aktiver, er det en god idé at have en vis fornemmelse af den værdi snarere snarere end senere.

Ja, værdien af ​​disse digitale aktiver kan fortsætte med at ændre sig, idet du tilføjer kunder til din liste eller sider på din hjemmeside eller gør opdateringer til processer, men en basisværdi kan indstilles gennem værdiansættelse. Find en forretningsbedømmer, der kan give dig et skøn nu. Det er meget lettere at værdsætte noget, der eksisterer i stedet for noget, der er blevet stjålet eller ødelagt af en katastrofe som en oversvømmelse eller brand.

Hvis du har produkter, som du sælger via en online sælger som Amazon eller eBay, skal du læse aftalen for at sikre, at du beholder ejerskab.

Opret beskyttelsesaftaler. Beskyt dine digitale aktiver gennem aftaler med dem, der kunne stjæle dem. Overvej at have medarbejdere, kunder og konsulenter underskrevet kontrakter om ikke-offentliggørelse. Disse aftaler sætter andre opmærksom på, at tyveri af digitale aktiver kan resultere i retssager.

Registrer dit ejerskab. Mange digitale aktiver kan registreres for at fortælle verden af ​​dit ejerskab. Forretningsbilleder, processer og indholdet af hjemmesider og blogs kan ophavsretligt beskyttes. Digitale aktiver som logoer og designs kan være varemærkeregistreret. Og glem ikke patenter for processer.

Plan for fremtiden. Hvad sker der med din virksomheds digitale aktiver, hvis der sker noget med dig? Medtag dine digitale aktiver i din virksomheds aftaler. For eksempel skal digitale aktiver, der ejes af et partnerskab, indregnes i partnerskabsaftalen sammen med andre aktiver.Hvis du har en lille enkeltperson eller familievirksomhed, skal du inkludere disse aktiver i dine successionsplaner.

Backup! Det er vigtigt at finde et sikkerhedssystem til beskyttelse af alle dine digitale aktiver. At have en sikkerhedskopi af en backup er ikke skør; Lifewire foreslår et dobbelt backup system, der bruger flere eksterne harddiske. Du vil måske også have både en harddisk backup og online backup for at gøre dobbelt sikker.

Endelig etablere protokoller til beskyttelse af digitale aktiver

Nu, da du har oprettet dit digitale asset management system, skal du dokumentere det. Opsæt specifikke løbende opgaver til sikkerhedskopier og tidslinjer til anmeldelser og opdateringer.

Meget af din virksomhed er online; holde det humming sammen pænt ved at beskytte disse online digitale aktiver