Sådan forhandles de bedste eventplanlægningskontrakter

Fire ord skal have deres plads i din begivenhedsplanlægningshåndbog: Få det skriftligt . De fleste af os har hørt udtrykket udtalt på et eller andet tidspunkt. Med god grund. Løfter i løbet af samtalen kan let blive en fjern hukommelse eller glemt helt. At få aftalte skriftlige betingelser tjener til at beskytte begge involverede parter og er en nødvendighed i erhvervslivet. Det er et vigtigt skridt på vejen til succes at kende, hvordan man forhandler de bedste arrangementskonferencekontrakter.

Angiv hvilke tjenester du vil give

Du kan måske tro, at det som en eventplanlægger er ret åbenlyst, hvilke tjenester du vil levere. Endnu mere grund til at beskrive disse i detaljer. Eventplanlæggere tilbyder en bred vifte af tjenester; Målet her er at fastslå, hvad du vil yde for at undgå enhver forvirring senere. Uanset om det er menuvalg, blomsterarrangementer eller valg af lokaler, angiv klart de ting, der er dit ansvar. Når du er blevet underskrevet, vil dine ansvarsområder være begrænset til de specifikke elementer, der er inkluderet i arrangementet om planlægning af arrangementer.

Læs mellem linjerne

Ved gennemgang af arrangementskontrakter skal du være opmærksom på detaljerne. Læs hver linje omhyggeligt. Og læs derefter mellem linjerne . Vær på udkig efter ethvert sprog, der er vagt; emner, der behandles i almindelighed, vil blive fortolket, og det kan forårsage kaos for dig og din eventplanlægning.

Se efter eventuelle skjulte gebyrer eller klausuler, der angiver, at der kan være yderligere tillæg. Afklare disse tilføjelser eller forhandle for at få dem helt fjernet fra arrangementskontrakten.

Spørgsmål, spørgsmål, spørgsmål

Når du er i færd med at forhandle arrangementskontrakter, spørg hver afgift. Hvis et hotel eller en sælger har et emne, der er angivet i arrangementskontrakten, skal de kunne forklare sin tilstedeværelse der og begrunde de tilknyttede omkostninger.

Nogle gange kan der kun anmodes om afklaring, medføre, at gebyret afkaldes.

Ikke blive skræmt. Som unge læres vi, at det eneste dumme spørgsmål er spørgsmålet ikke stillet. Når du forhandler, spørg væk. Hvis noget i en kontrakt er uklart for dig, spørg. Hvis du opdager, at en linjepost er udeladt, spørg. Bedre at spørge nu end betale prisen for det senere.

Accepter ikke, hvad du ikke vil have; Spørg efter hvad du vil have i stedet for

Hvis gratis lokale opkald ikke er vigtige for dine gæster på grund af tilgængeligheden af ​​mobiltelefoner, så accepter det ikke som en inkluderet rekreative facilitet. I stedet bede hotellet om at udveksle denne linjepost for noget, der er vigtigt for dine gæster. Lavere satser eller rabatter kan være langt mere værdifulde for dig, så lav en liste over de "freebies", som du ikke ønsker og i stedet forhandle om noget bedre, du vil have.Faciliteter, der typisk er tilgængelige, inkluderer lufthavnstransport, gratis health club pass, rum opgraderinger, internet service, gratis forsendelse og modtagelse og meget mere.

Betalingsplan

Sørg for, at din begivenhedsplanlægningsaftale specificerer din betalingsplan. Dette inkluderer den indledende indbetaling eller beholdning, og detaljer om, hvordan fremtidige betalinger vil blive foretaget.

Skemaet for betalinger kan være knyttet til bestemte milepæle i forbindelse med planlægningsprocessen eller kan være en fastsat dato på kalenderen forud for arrangementet. Udvikl den tidsplan, der passer bedst til din eventplanlægningsvirksomhed og din kontantstrøm. Sørg for at inkludere eventuelle skatter og ekstra gebyrer. Vigtigst er det ikke at starte det egentlige arbejde med at planlægge en begivenhed, før du har modtaget det oprindelige indskud. Hvis depositumet aldrig kommer op, gjorde du alt det der for ingenting. Bogstaveligt talt.

Annullering af begivenhed

Mens du fokuserer din tid og energi på planlægning af en begivenhed, kan det sidste i din henseende være aflysning af den samme begivenhed. Men hvis din klient beslutter at annullere begivenheden til enhver tid efter at arbejdet er påbegyndt - uanset årsagen - skal din kontrakt angive, hvad der sker, hvis arrangementet annulleres.

Dette er et nødvendigt skridt til at beskytte dig selv, din eventplanlægningsvirksomhed og din forventede indkomst.

Nøglepunktet for at inkludere skriftligt er, at indbetalingen og alle tidligere betalinger op til tidspunktet for aflysning er ikke refunderes. I arrangementplanlægning er det meste af arbejdet færdigt inden den aktuelle begivenhed. Du fortjener at blive betalt for allerede afsluttet arbejde. Afhængigt af din betalingsplan kan du i så fald også medtage en klausul om, at kunderne betaler for ydelser frem til den dato, hvor du modtager skriftlig meddelelse om, at begivenheden er annulleret.

Klausul om opsigelse eller force majeure

En opsigelsesklausul - eller force majeure - indsættes i en kontrakt for at fritage en eller begge parter for ansvar, hvis de ikke kan opfylde kontraktvilkårene af grunde, der ikke er deres kontrol. som arbejdsstop, krig eller ekstrem vejr. Hensigten er at beskytte dig mod enhver risiko som følge af ukontrollable omstændigheder. Sørg for, at du er beskyttet af denne bestemmelse, og angiv betingelserne og tidsrammen for opsigelse. For eksempel "kan en af ​​parterne opsige denne aftale uden ansvar på grund af en eller flere af disse eller lignende grunde ved skriftlig meddelelse til den anden part inden for ti dage efter denne begivenhed.

Skadesløsholdelse ("Det er ikke Mit Fejl")

En erstatningsklausul giver beskyttelse, hvis den anden part gør noget, der får dig til skade eller får tredjemand til at sagsøge dig for erstatning. Klausulen er et løfte, der i grunden siger, at den anden part ikke kan holde dig ansvarlig for eventuelle krav, tab, skader, forpligtelser og udgifter, der skyldes deres forsømmelighed, manglende udførelse eller forsætlig forsømmelse. Sørg for, at din kontrakt har denne bestemmelse.

Når du forhandler, skal du være forberedt

Før du forhandler arrangementskontrakter, skal du lave dine lektier.Bestem, hvad der er involveret i planlægningen af ​​denne begivenhed og ved, hvilke vilkår og beskyttelser du ønsker. Din kontrakt skal afspejle det fælles ansvar, så undgå eventuelle aftaler, der er ensidige. Det gode for en fest er godt for det andet. Når du forhandler, vær en god lytter. Vær opmærksom på kontrakt elementer, der kan være omsætningspapirer og dem, der gør dig ubehageligt. Vær sikker og ikke falder under pres. Stå fast. Underskrive ikke noget, før du er helt tilfreds med, at vilkårene er rimelige og giver dig den beskyttelse, du har brug for.