Hvordan man sikrer data nøjagtighed i jobberegning

Mange mindre og mellemstore virksomheder begår fejlen ved ikke at bruge en jobberegningsplan eller opbygge en, der er sårbar overfor forkerte data eller manglende data. Med en solid jobberegningsplan er det nemmere at analysere udviklingen i det samlede projekt, se på hvert trin og identificere områder, der skal forbedres. Større tid tilbageslag og sporing kan let undgås med en god plan. Også at have en god jobberegningsplan med foranstaltninger til forbedring af data-nøjagtigheden giver et firma overhovedet mod konkurrenter.

Når det implementeres korrekt, giver en jobberegningsplan følgende fordele:

• Nøjagtig rapportering rettidigt.
• At vide, hvor og hvordan omkostningerne påløber.
• Evnen til at spore omkostninger og sammenligne dem med jobbudgetter og fremskrivninger.
• Evnen til at foretage ændringer straks efterhånden som de bliver nødvendige.
• En database med information fra tidligere projekter til brug for øget nøjagtighed i fremtidige projekter.
• En chance for at overvåge status for opgaver involveret i projektet og det overordnede projekt på højt niveau.

Handlingsplanlægning til jobberegning

Selv om et budget er den finansielle rygrad i et projekt, modtager det ikke altid tilstrækkelig planlægning og overvågning. Mange mindre virksomheder indstiller kun et dollarbeløb eller en rækkevidde for det samlede projekt. Opgaver må ikke undersøges korrekt for at tage højde for mulige omkostningsforskelle i forhold til estimater.

Budgettet bliver typisk forsømt, da projektet skrider frem.

Det er vigtigt at overvåge budgettet og foretage regelmæssige tilpasninger. Planlæg på at gøre dette, og har både et åbnings- og lukningsbudget.

Når budgettet er indstillet, er det på tide at tage de nødvendige skridt for at sikre dataens nøjagtighed. Disse er nogle bedste metoder til gennemførelse af en solid jobberegningsplan, der vil gemme fejl og sikre korrekt dataoptagelse.

1. Spor omkostningerne grundigt

En af de største fejltagelser foretaget af mange mindre virksomheder sporer ikke data grundigt. Tilføj det til en plan, der ikke er bygget solidt, og der er en opskrift på katastrofe. Forestil dig at lukke på et job og derefter modtage en regning fra en sælger med et stejlt sigt gebyr. Det sene gebyr kommer med en ekstra strafafgift, og summen for den uberegnede fejl er nok til at sætte en mærkbar skade i projektets samlede rentabilitet.

Udvikle et system til logning af forventede udgifter, og sørg for at spore dem gennem projektets faser. Der bør være et system med data- og omkostningskontrol for hver fase af et stort projekt. Udgiv altid og følg indkøbsordrer for et klart billede af omkostningerne.

2. Udvikle en ændringsordreproces

Når opgaverne begynder at overlappe og tiden er begrænset, kan budgetændringer finde sted, men ikke dokumenteres.Dette kan påvirke resultatet af projektet og dets forventede fortjeneste. Hvis der er ændringer i budgettet i hele processen, dokumenter dem straks.

Dette hjælper alle involverede parter med at forstå de faktiske jobomkostninger, og det sikrer betaling for virksomheden, der planlægger projektet. Udvikle et system til dokumentation og overvågning af ændringsordrer for alle involverede parter.

3. Brug daglige tidsskemaer

Arbejdstider, der er dokumenteret forkert, for sent eller slet ikke kan komme op til budgettet, når projektet er færdigt. Forestil dig at gennemgå arbejdstiden og bemærke, at nogle få arbejdstagere afmeldte opgaver, men ikke loggede deres timer for den dag, og dette mønster sker flere gange i hele projektet.

Folk kan få travlt med et projekt med det samme og glemmer at dokumentere deres tid. Sørg for, at hver person anvender et dagblad og har en mesterliste, som en leder eller en tilsynsførende kan bruge til at verificere tidsarkindlæg hver dag. Det er meget bedre at dokumentere tid hver dag i stedet for på en ugentlig basis af hensyn til nøjagtighed og forebyggelse af økonomiske tab senere.

4. Sammenlign estimater til faktiske omkostninger

Mange små virksomheder begår fejlen ved kun at opnå skøn ved starten af ​​et projekt.

Da projektet skrider frem, kan der opstå problemer, der berettiger behovet for omkostningsændringer.

Forsyningsomkostningerne for visse varer kan stige, og nogle projekter kan kræve flere forsyninger end det oprindelige skøn. Disse ændringer resulterer i højere samlede omkostninger, og det kan være en stor skade, hvis det er en overraskelse i slutningen af ​​projektet. Har en estimator foretage flere estimater gennem hele projektets levetid for at sikre, at de forventede omkostninger er i overensstemmelse med de faktiske omkostninger.

5. Overvåg udgifter i hele projektet

Det er nemt at overse omkostningsændringer, ekstraudgifter og fejl, som projektet skrider frem. Der er apps og softwareprogrammer, der udsteder advarsler, når visse job endnu ikke er faktureret, eller når omkostningsfremskrivninger begynder at falde under faktiske omkostninger. Forestil dig at afslutte et projekt og derefter indse, at et stort job ikke blev faktureret. Dette er kun en af ​​mange mulige måder at tabe penge på.

Et sporingsprogram er et værdifuldt aktiv for ethvert større projekt og kan hjælpe fagfolk med at foretage justeringer for at holde sig på budget og holde op med fakturering. Hvis et program også har en mobilapp, gør det det nemt at spore og opdatere omkostninger eller sende regninger overalt. Det er altid bedre at afslutte opgaver, som de kommer til at tænke på i stedet for at sætte dem af, før de vender tilbage til kontoret.

6. Minimer kodningsfejl Risici

Mange virksomheder bruger regnskabssoftware til at indtaste alle udgifter. Brug af en ekstern regnskabstjeneste til at håndtere omkostningsrapporter og alle de detaljerede regnskabsopgaver er en stor fordel og den mest nøjagtige måde at spore økonomi på. De fagfolk, der driver disse tjenester, skal dog have præcise data for optimale økonomiske resultater.

I mange tilfælde indfører projektarbejdere de forkerte koder i interne rapporteringssystemer.Når disse forkerte koder overføres til eksterne regnskabsafdelinger, registreres de forkert og kan forårsage problemer. Det samme gælder for interne regnskabsafdelinger, men kan også koste virksomheden mere tid og penge for at finde fejlene.

Hvis et kodningssystem forårsager problemer, er det tid til at revurdere det og komme op med et enklere eller klarere system. Alternativt kan du bruge elektronisk kodning med en verifikationsprompning for enhver indtastningskode, der beskriver, hvad koden betyder, og gør brugeren opmærksom på disse oplysninger, før den indsendes.

7. Kend hvem der gør ændringer

Hver professionel forstår vigtigheden af ​​ansvarlighed. Men selv fagfolk kan ikke eje op til deres fejl, hvis der er mulighed for at gøre det. Når flere parter arbejder på et projekt, er det vigtigt at dokumentere, hvem der gennemfører opgaver, hvem der foretager dataændringer, hvem der ændrer finansielle fremskrivninger og hvem køber. Dette gør det lettere for alle parter at vide, hvem der skal kontakte for forskellige problemer og også identificerer, hvem der kan lave kritiske fejl.

Selvom fejl stadig kan påvirke projektets resultat, skal de personer, der skaber dem, identificeres for at hjælpe dem med at forstå deres fejl og foretage de nødvendige ændringer for at forhindre de samme problemer i fremtiden. Brug af softwareprogrammer, der kræver, at brugerne logger ind for at foretage en af ​​disse vigtige ændringer, er en god start.

Data nøjagtighed og jobomkostning er et teamindsats

Det vigtigste råd at huske, når du bruger disse handlingsforslag, er at holde projektet i teamarbejde. Alle skal bidrage til data-nøjagtighed for et projekts optimale resultat. Definer hver afdeling eller arbejdsholdets opgaver og identificer, hvordan disse opgaver og data-nøjagtighed vedrører projektets overordnede økonomiske succes.

Lav en præsentation, der beskriver hvordan hver del af teamet fungerer. Mød med alle, før projektet begynder at gå over disse punkter og for at sikre, at alle forstår deres roller og andres roller.

En vigtig del af at opbygge et stærkt team og hjælpe dem med at forpligte data nøjagtigheden i jobberegning, beder om deres hjælp. Bare at fortælle holdene om deres pligter og økonomiske fremskrivninger informerer kun dem. At føle sig værdsat, for bedre at forstå deres roller og aktivt ønsker at deltage, skal de være involveret.

Når du mødes med alle teammedlemmer, skal du oprette en brainstorming session. Bed om deres input, og lav en handlingsplan baseret på alles indsigt og forslag. Da ikke alle hold involveret i et projekt fuldt ud forstår opgaver eller udfordringer hos andre hold, kan denne øvelse gå langt for at løse eventuelle forhindringer, skjulte omkostninger og andre problemer.

Alle disse omhyggelige trin forbedrer data-nøjagtigheden, bygger en solid jobberegningsplan og bidrager til et succesfuldt overordnet projekt.