Der er noget om arkivering, der gør mine øjne glasur over - og indgivelse i længere tid sætter mig i fare for at falde i koma.
Men desværre hader det eller ej, når du driver en lille virksomhed, skal arkivering ske, eller du vil snart finde dit skrivebord kollapsende under vægten af alt papir, der holder op med at hælde. Hvad er en hater med arkivering at gøre?
Der er to metoder til det problem, der kan hjælpe.
Du kan forsøge at gøre din tidsindgivelse så kort som muligt (en metode, jeg næsten har perfektioneret i løbet af mange år med at køre et kontor) eller gøre din tid arkivering så sjov som muligt (noget jeg beholder forsøger at opnå). Lad os se på tips til at reducere mængden af tid, du faktisk bruger arkivering først.
Sådan reduceres den tid, du sparer arkivering
1. Ryd og genbrug når det er muligt.
Det første spørgsmål om ethvert stykke papir, der stirrer op, når du venter på at blive arkiveret, er: "Skal dette dokument indleveres? "(Lær de 3 trin til oprettelse af et dokumenthåndteringssystem.)
Mange af de dokumenter, der kommer i posten, kan gå direkte ind i shredderen. Hvad er pointen med arkiveringsannoncer eller informationsbreve fra andre virksomheder? Når du beskæftiger dig med e-mail, skal du læse et stykke mail en gang, beslutte, om du skal bruge det et år fra nu og fil eller makulere det i overensstemmelse hermed.
Chancerne er gode, du sender også mange kopier af dokumenter, som du ikke behøver at arkivere - og burde ikke engang udskrive i første omgang.
Der er ikke behov for at indsende papirkopier af fakturaer eller bogstaver, for eksempel hvis dine elektroniske filer er organiseret, og du følger de korrekte backupprocedurer. (Se 6 Forretningsdatabeskyttelsesregler og Opsætning af et vellykket Backup-system for at få oplysninger om, hvordan du gør dette.)
Så når du takler den høje arkivering, skal du rive det "papir du kan leve uden".
2. Brug et arkiveringssystem, der gør andre kontoropgaver nemmere, ikke sværere.
Det meste af det papir, jeg skal arkivere, er relateret til processen med at drive forretning - og disse dokumenter skal indføres i regnskabssystemet, før der sker noget andet med dem. Så i stedet for at tage kvitteringen for en tonerpatron til printeren og indsende den under "P" i mit hovedindleveringssystem, indsender jeg det i mit "første" arkiveringssystem, en række mapper mærket med måned og år.
Hvis jeg for eksempel købte tonerpatronen i september 2014, er det den, den går ind, sammen med alle de andre regninger, kvitteringer og andre forretningsdokumenter, der fandt sted inden for den pågældende måned. Så er det et simpelt spørgsmål at arbejde igennem mappen i slutningen af måneden og lave alle de regnskabsposter, der skal foretages (eller hvis du ikke gør det selv, for at aflevere den månedlige mappe til din revisor eller bogholder) .
Bemærk, at jeg driver en servicevirksomhed, ikke en detailvirksomhed, så jeg sidder ned og arbejder på kontiene en gang om måneden virker for mig. Du skal ændre den månedlige mappeidee i overensstemmelse hermed, hvis du har brug for at bringe dine konti opdateret oftere.
3. Tænk før du filen.
Hvad sker der efter at jeg har brugt de månedlige mapper til at udføre regnskabsføringen?
Dokumenterne skal flyttes til "main" arkiveringssystemet. Men snarere end blot at arkivere hvert dokument individuelt afhængigt af dets titel, logger jeg logisk efter gruppen, en arkiveringsprocedure finder jeg meget hurtigere.
Lad os se et andet blik på eksemplet på printertonerpatronen. I stedet for at indsende denne kvittering under "P" til printertonerpatron, ville jeg filere denne under Kontorforsyninger - Kvitteringer, det samme sted, som jeg ville sende dokumenter som en kvittering for en samling post-it noter eller en kvittering for printer papir. Dette gør ikke kun arkivering hurtigere, men gør det meget lettere at finde dokumenter efterfølgende.
4. Brug hele ord og sætninger på dine filmappe etiketter, ikke kun bogstaver.
Der er ingen regel, der siger, at du kun er begrænset til enkelt bogstaver, når du opretter divisionerne i dit arkivsystem.
Og hvis du gør det, gør du din arkivering unødigt langsom og kompliceret. Tilpas dit arkiveringssystem, så du kan drage fordel af arkivering efter gruppe og finde den rigtige placering for at placere et dokument hurtigere.
I stedet for bare at have en sektion af mit arkivsystem mærket "C", har jeg også en sektion mærket "Client Files". Filerne i "Client Files" er organiseret alfabetisk. Skønheden ved at tilpasse dit arkiveringssystem på denne måde er, at det altid kan videreinddeles og organiseres, hvis du har brug for det. Så en stor kunde kunne have en filsystemdeler mærket med hendes navn i afsnittet "Client Files" for at gøre det lettere at finde dokumenter relateret til hende.
I dette eksempel vil etiketterne i arkiveringssystemet læse "B", "C", "Klientfiler", "D" … Se, hvor meget lettere din arkivering bliver?
Et andet arkivspids til hurtigere Opgav din arkivering: Glem ikke at tilpasse alfabetet. I stedet for blot at have en "M" sektion, skal du også mærke en "Mc".
5. Hold dit "første" arkiveringssystem tæt og bekvemt. > Den anden store ting ved at bruge et to-trins arkiveringssystem, som det jeg har beskrevet ovenfor, er, at det bliver meget lettere at holde den første fase af dit arkivsystem (de månedlige mapper) fysisk tæt på dit arbejdsområde. Jeg vil være meget mere tilbøjelig til at sende papirer straks i stedet for at lade dem pile op, hvis du har et tæt, organiseret sted til at sende dem.
Sådan laver du arkivering sjov
I virkeligheden er den eneste strategi, jeg har fået med her, den direkte bestikkelse, som belønner mig selv med en cookie, hvis jeg filen i en vis mængde tid. Dette vil fungere, men det kan føre til, at du lægger masser af pund, hvis du har meget arkivering at gøre.
Og hvem ved det? Måske er det bare, at din arkivering er så meget hurtigere nu, at den er så organiseret, vil gøre det meget sjovt at gøre.
6 Arbejdspladser til folk der kan lide at bruge en andens penge - karriere der involverer køb på andre end
Disse 6 job giver dig mulighed for at købe ting uden at bruge dine egne penge. Det lyder godt, medmindre du ikke kan beholde det, du køber. I det mindste får du betalt.
10 Tegn, der viser dig hader din job
Hader du hemmeligt dit job? Her er 10 tegn til at passe på dig, hvis du er bekymret for at hade dit job og undre sig over, om du skal stoppe.
Hvad hader folk folk om reklamer?
Når disse former for annoncer kommer på, ændrer du kanalen eller forbandelsen under vejret. Er en af dine annoncer kæledyr på denne top 10 liste?